Az információáramlás hiánya

Egy vállalat ügyfelei számára általában akkor lesz érzékelhető a belső szervezetlenség, amikor az azt képviselők között nem történik meg hiánytalanul az információ átadása. Többszöri megkeresés azonos témával kapcsolatban, felesleges körök az egyeztetésben vagy a lassú reakcióidő mind azt jelzik egy ügyfél számára, hogy ennél a cégnél bizony nem állnak a helyzet magaslatán. Ahhoz viszont, hogy érdemben javítsuk a kommunikációt, számtalan egyéb tényezőt kell alaposan szemügyre vennünk cégünk működésében. Itt jön képbe a rendszerszintű gondolkodás.

Hol érdemes elkezdeni?

Röviden: Az alapoknál. Ahhoz, hogy ezt a problémakört jobban megértsük, figyelembe kell vennünk a dolgok természetes szerveződését amikor egy folyamat kialakul, majd tovább fejlődik.

Alapvető emberi tulajdonság, hogy a beérkező új kihívások alkalmával legelőször a problémára fókuszálunk, illetve közvetlenül a problémákhoz kapcsolódó részfeladatokra. Később azonbanamikor rutint szerzünk az adott feladatban, megjelenik bennünk az optimalizálás igénye és szeretnénk elérni, hogy az adott feladatot minél jobban és minél gyorsabban legyünk képesek végrehajtani. Bizonyára számtalan példát találunk múltbeli tapasztalataink közt, ami alapján joggal merül fel bennünk a kérdés: A folyamatok így működnek, miért kéne rajtuk változtatni?

Egyéni szinten szemlélve valóban elképzelhetetlen, hogy problémákba ütközzünk ily módon, egy vállalat működésében azonban ezt rengeteg tényező befolyásolja, mint például a hirtelen változások vagy a megemelkedett számú megkeresések. Az idő sürgetése munkavállalóinkra egyre nagyobb nyomást helyez és eluralkodik a kapkodás, vele együtt pedig a figyelmetlenség. Csak nagyfokú rutinnal rendelkező vezetők és tapasztalt szakemberek képesek a szervezés természetes folyamatát megfordítani és a rendszer kialakításával kezdeni, majd egy már elkészült rendszerre felépíteni a szervezet teljes működését, hogy az képes legyen bármilyen mértékű terhelés alatt azonos módon megállni a helyét és kiszolgálni ügyfeleit.

Az operatív működés stabilitásának alapja

Mielőtt rátérnénk a szabályrendszerekre, folyamatokra és az automatizálásra, muszáj szót ejteni arról, hogyan lehetünk képesek biztosítani egy szervezet működését kulcsemberek kiesése esetén. A válasz egyszerű: El kell érnünk, hogy senki se legyen pótolhatatlan.