A kiskereskedelmi ágazatban a legfőbb terhet a sok tízezer termék nyilvántartása és az ezekkel a termékekkel végzendő feladatok jelentik. Ezek nyilvántartása során nem elegendő a statikus adatok tárolása, hisz például kezelnünk kell a raktárkészletet és a beszerzéseket, illetve tudnunk kell akciókat biztosítani.
Az Auchan Magyarország egyik legjelentősebb FMCG kiskereskedője. A termékkínálat vertikuma és számossága is kifejezetten nagy; havonta több ezer termék kerül be rendszereikbe, illetve legalább ugyanennyi ki is esik, ami éves szinten mintegy százezernyi termék listázását és adataiknak rendszereken keresztüli mozgatását teszi szükségessé .
Az egyes termékekhez rendkívül sokféle adat kapcsolódhat: név, kiszerelés, allergén információk, akciós árak, valamint számos további tulajdonság, amely vásárlói, üzleti szempontból fontos vagy feltüntetése törvény által megkövetelt.
Ez a feladat egy olyan támogató rendszer nélkül, amely képes összefogni a több különböző rendszerben tárolt, valamint a beszállítóktól érkező adatokat és egy egységes felületen megjeleníteni, továbbítani a megfelelő szervezeti egységekhez, szinte lehetetlen – vagy legalábbis nagyon problémás és sok erőforrást igénylő – tevékenység.
Ügyfelünk igénye alapján a következő célt tűztük ki magunk elé: Szeretnénk kapcsolatot teremteni az összes jelenleg működő rendszer közt az xFLOWer segítségével és automatizálni az összes folyamatot, amit lehetséges.
Első lépésként meg kellett ismernünk ügyfelünk tevékenységének minden apró részletét, hisz csak így lehetséges a folyamatok magas színvonalú optimalizálása, újratervezése.
Mivel az xFLOWer segítségével megteremthető a több különböző rendszer közötti adatkapcsolat, ahol a workflow egyfajta köztes eszköz szerepét tölti be számos M2M (Machine to machine, azaz rendszerek közötti) automatizáció megvalósítható.
Az xFLOWer a termékadatbázisból megkapja, hogy az egyes termékekhez pontosan milyen adatokat szükséges összegyűjtenie. Először ezen adattípusokat a termékmenedzser vagy a beszállító adja meg (alapvetően egy alkalommal vagy változás esetén). Az ehhez szükséges adatlapok generálása minden egyes termék esetén automatikusan történik a termékadatbázis alapján. Ez többszáz féle adatot jelent és az xFLOWer ezen adattípusok gyűjtésével kezdi a terméklistázási folyamatot.
Ezt követően az adatok egy validációs folyamaton mennek keresztül. E folyamat során kapacitás és egyéb ellenőrzések miatt először ki kell vezetni egy csereterméket a termékadatbázisból, majd a cseretermék és az újonnan bejövő termék adatait össze kell hasonlítani. Ezt a rengeteg adatot egyetlen képernyőn kell megjeleníteni, hogy amennyiben emberi beavatkozás is szükséges, úgy a kezelők kényelmesen, egy egységes kezelőfelületen láthassák az összes szükséges adatot.
A rendszer automatikusan, előre meghatározott szabályrendszer alapján kiválasztja a validációban résztvevő személyeket és meghatározza a döntési szinteket is. A validáció során a rendszer automatikusan megjelöli a termékekben található allergéneket, és szintén automatikusan ellenőrzi a kapacitásokat. A validáció végén az összes adatot és állományt automatikusan át kell tölteni terméktörzsbe.
Amennyiben a validáció során a rendszer hiányzó adatot észlel vagy egy, a validációban résztvevő személy hiányt jelez, úgy az xFLOWer először egy ún. “brandbank”-ből megpróbálja kinyerni a hiányzó adatokat, (akár képeket is). Ha ez sikertelen, úgy automatikusan generál egy “hiánypótló” űrlapot a termékhez és elküldi azt a beszállító vagy más illetékes személy részére javításra.
A beszállítók és a kollégák is automatikus e-mailes értesítéseket kapnak minden olyan változásról, amely kapcsán érintettek.
E folyamatok végigvitele számos rendszerintegráción keresztül valósul meg úgy, hogy a folyamatokat az xFLOWer folyamatmotor vezéreli és továbbít adatokat több rendszeren keresztül.
A folyamat határidők kritikusak, mivel az érintett rendszerek az áruházak napi életét is vezérlik. Így kiemelten fontos szempont a kialakított interfészek sebessége és megbízhatósága is. Ennek megfelelően, amennyiben egy termék belistázása jóváhagyásra került, úgy annak legfeljebb 24 órán belül minden érintett rendszeren át kell futnia. Ezt az xFLOWer a megadott határidőn belül elvégzi.
A folyamatokban összesen kb. 200 résztvevő érintett, míg egy-egy folyamatban akár több tíz résztvevő koordinálása is szükséges a rendszerek közötti működésen túl.
Fontos további tulajdonsága a rendszernek, hogy a listázást terméktípusonként is kezeli, így, ha pl. egy bizonyos fajta joghurt 12 féle ízben elérhető, akkor az automatikus validációt követően a rendszer ezeket egy jóváhagyási lépésbe vonja össze – ennek megfelelően a jóváhagyónak nem kell 12 alkalommal jóváhagynia az egyébként azonos termékeket, hanem egy lépésben megteheti ezt, ezzel időt és energiát is spórolva. Természetesen az ilyen esetek előre meghatározásra kerülnek, hiszen lehetséges, hogy egy első ránézésre azonos elemeket tartalmazó termékcsoport esetében mégis eltérések adódnak az egyes termékek között. Ilyen esetekben nem kerülhető el a termékek egyenkénti jóváhagyása, azt mindenképpen egyesével kell megtenni.
Ügyfelünk számára kialakított, workflow alapú terméklistázó rendszer több adatbázison és rendszeren keresztül kezel és egységesít rendkívül széles vertikumú és nagy számosságú termékadatot úgy, hogy közben szűk határidők betartása is elvárt. A rendszer immár több, mint egy éve működik ügyfelünk megelégedésére, így kijelenthető, hogy xFLOWer-rel egy addig csak nehézkesen, sok erőforrással megoldható probléma teljeskörűen, és nagyrészt automatizáltan vált kezelhetővé.
Ügyfél:
Auchan
Projekt célja:
Terméklistázás workflow rendszerrel
Együttműködés kezdete
2020
