Projekt menedzsment

szervezett projektek

Egy-egy legalább 50 féle alprojektre bontható. Ha ezek nincsenek rendben, mincsenek összefogva, akkor a főprojekt sem lesz sikerek.

hatékonyság

Mi az ideális állpot? Mindenki tudja a dolgát! Minden időben elkészül, elégdettek az ügyfél, a munkatársak, a beszállítók. Ez projekt menegmenet szoftver nélkül ma már nem megoldható.

Együttműködés, kommunikáció

Ha egynél több ember dolgozik egy területen, akkor már könnyen összekeverednek a feladatok? Ki a felelős? Ki folytassa? Mi a határidő? Kit kell bevonni? Ki hagyja jóvá? Ugye Ön ezeket a tevékenységeket nem e-maillel és Excel-lel szervezi?

Irányítsuk és kövessük a működést!

Projekt menedszment megközelítések

Minden vállalat élete tevékenységek láncolatából áll össze. Egyik feladat követi a másikat, a határidők befolyásolják a döntéseket és rendelkezésre álló erőforrások megfelelő kihasználása alapvetően befolyásolja a hatékonyságot és az előállított szolgáltatás vagy termék minőségét.

Egy dolog biztos: a szervezet szinte minden szintjén belefolynak a munkatársak a különböző projektekbe és mindenki érdeke a hatékony munkavégzés.

Rengeteg projekt menedzsment szoftver elérhető, vannak termékek melyek inkább a magas szintű gant diagram alapú tervezés felől közelítik a problémát és vannak eszközök amelyek a mély szinten feladatkövető eszközként adnak megoldást.

xFLOWer projekt menedzsment eszköz

xFLOWer elsősorban a back office munkafolyamatok követésében és irányításában erős, melyen azt kell érteni, hogy minden üzleti folyamatot lépésekre bont, előre meghatározásra kerülnek a felelősök, határidők, döntési lehetőségek. Egy jól felépített xFLOWer környezetben nincsenek elveszett feladatok, az egyes tevékenységeket nem lehet összevissza „ugráltatni”, a projektek csak az előre végig gondolt, megtervezett lépések szerint haladhatnak, így nincs meglepetés, az egyes problémák tervezetetten kezelhetők.

xFLOWer - projekt példa

Üzleti probléma megfoglamazása

Adott egy vállalat, mely világszerte gyártó gépsorok telepítésével (pl. egy gyár elköltöztetésével) foglalkozik.
Van rengeteg függő ajánlatuk, aláírt megrendelésük, különböző szakembereket utaztatnak a világ különböző pontjai között, az egyes berendezéseket szét kell szerelni, csomagolni, utaztatni, majd máshol ismét összeszerelni, miközben az alkalmazottaknak fizetést kell adni, az alvállalkozókkal pedig el kell számolni.

Sales ciklus - felmérések, ajánlatok, szerződések

Képzeljük el, hogy milyen összetett feladat ajánlatot adni arra, hogy egy arab országban szétszereljünk egy palackozó gépsort, átszállítsuk mondjuk Dél-Kelet Ázsiába és ott ismét összeszereljük.
Csak az ajánlatadás már egy önálló projekt. Szükséges engedélyek felmérése, utazási- logisztikai költségek, határidők becslése, műszaki felmérések, jól kidolgozott szerződéssablonok.
Nem maradhat ki semmi az előkészítésből, mert nagy eséllyel pénzügyi vagy határidős akadályokba fogunk ütközni.
xFLOWer-ben előre kialakítható a projekt előkészítési folyamat, sablonokkal, feladatlistákkal, automatizmusokkal.

Projekt levezetés

Egy projekt során milliónyi feladat keletkezik, melyek párhuzamos vagy soros altevékenységekre bomlanak, önálló határidőkkel, felelősökkel, pénzügyi- műszaki- teljesítendőkkel.
Az egész feladathoz képest minimálisnak tűnik, de már az egy önálló alprojekt, hogy minden „szaki”-nak legyen érvényes útlevele, vízuma, egészségügyi papírjai és „munkavállalási” vagy annak megfelelő engedélye az adott célországban.
Ennek előkészítése nyilván nem műszaki tevékenység, de a hibás előkészítés az egész projektet magával ránthatja. Képzeljük el, hogy minden rendben működik, de  pont az a „főmérnökünk”, akinek papírja van arról, hogy „piros kábelt elvágja” a célegyenesben nem utazhat ki, mert nem volt érvényes az útlevele a kiutás időpontja + 180 napig.

Projekt teljesítések - elszámolások

Minden projekt egyik legfontosabb eleme a pontos elszámolás, mind a megrendelők, mind az alkalmazottak, az alvállalkozók és beszállítók kapcsán szerződések, megrendelők, teljesítési jegyzőkönyvek, számlák készülnek, illetve kerülnek befogadásra. Ezek automatizált előállítása és feldolgozása jelentős hatékonyságnövelést jelent.
Legtöbb cégnek van olyan tapasztalata, hogy ezek összekavarodása mekkora emberi pluszmunkát, mennyi félreértést és pénzügyi problémát okozott.
xFLOWer ezt mind képes automatizálni, ha kell TIG-et gyárt, ha kell számlát állít elő, de a bejövő alvállalkozó számlákat is (al)projektenként  és munkaszámonként elkülönítheti.

Projektvezetés Excellel és emailekben? Nem szükséges többé!

A workflow rendszerben a feladatok kiosztása és az adattárolás, adattranszformáció is elvégezhető. A bevezetést követően nem szükséges mindent Excel táblákban nyilvántartani, mivel minden adat elérhető valós időben a workflow rendszer strukturált adatbázisából. Ugyanígy az emaileken keresztüli feladatkiosztás is megszüntethető, mivel a rendszer ezt is elvégzi – akár automatikusan, akár az egyes felelősök támogatásával.

Ismétlődő, monoton feladatok? Végezze inkább az automata!

Workflow alapó projekt kezelő rendszer segítségével a monoton, unalmas, állandóan ismétlődő adatmásolási, adatkitöltési és további feladatok is automatizálhatók. Az adminisztratív munkakörökben kollégáink munkaidejük jelentős részét olyan feladatokkal kénytelenek tölteni, amik nem csupán lélekölő és nagy mennyiségű munkát jelentenek, hanem az értékes, nagy értéket teremtő feladatoktól veszik el az időt. A workflow rendszerrel történő automatizáció segítségével ezek a feladatok – részben vagy egészben – automatikusan kerülhetnek elvégzésre, így kímélve az értékes munkaidőt és emelve a munkavállalói morált egyaránt.

Papírok az irodában, irathegyek a szekrényben? A workflow rendszer mindkettőt eltünteti!

A workflow bevezetése során digitális másolat kerül a rendszerbe akár minden egyes iratról, dokumentumról, ami a szervezetnél található. A meglévő papíralapú dokumentumok – szerződések, számlák, hivatalos levelek és mások – szkennelés és kivonatolás után a workflow rendszer adatbázisába kerülnek, ahol később visszakereshetők akár a kivonatolt adatok alapján is. Az újonnan keletkező dokumentumokat már a workflow állítja elő a megfelelő sablonok alapján és a meghatározott adatok felhasználásával, így ezek is digitálisan kerülhetnek kezelésre és nem feltétlenül szükséges kinyomtatásuk sem.

E-mail linkek

xFLOWer-ben lévő folyamatokat akár egy sima e-mail kliensből is vezérelheti. 
Például egy számlajóváhagyási folyamat e-mail-t küld, melyhez csatolódik a számla és az e-mailben lévő linkekkel (pl.: jóváhagyom /  elutasítom / további infót kérek) irányítható az ügy; akár csak az emailből..  

Csempék a dashboardon

A átttekintő felületen mindenkinek saját dashboard-ja lehet, ahol riportok, mentett keresések és gyorsindító csempék helyezhetőek el. 

Bármilyen csempe létrehozható, íme néhány  példa:

  • főnöktől visszakapott ügyek
  • Határidő túli email-ek
  • Jóváhagyandó számlák
  • Orange projekt feladatai
  • Csoportom ma elvégzett feladatai
  • Visszatérő panaszok
  • stb.

a workflow rendszer bevezetése csökkenti a hibalehetőségeket és konzisztens működést kínál

Workflow rendszer bevezetésével elkerülhetők a manuális feladatvégzésből, valamint a strukturálatlan cégvezetésből adódó problémák. Mivel a rendszer a feladatok teljesülésén túlmenően a határidőket is vizsgálja, használatával a feladatok megvalósulási ideje is közel azonos.

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    Felhasználási esetek

    Kárbejelentések kezelése Workflow-val

    Ügyfelünk Magyarország egyik meghatározó biztosítótársasága. Lakásbiztosításra szerződött ügyfeleik számára assistance szolgáltatást is kínálnak a klasszikus biztosítási szolgáltatásokon túlmenően; azaz ha például egy ügyfélnél valamilyen káresemény történik, akkor a biztosító azonnal intézkedik a kár elhárítása érdekében.

    Elolvasom