postázás, iktatás és postakönyv - megoldva

A papíralapú dokumentumok adminisztrációja még ma is kikerülhetetlen részét képzi a vállalkozások napi működésének. A beérkező postai küldemények fogadása, illetve a postai küldemények kiküldése egyaránt idő és munkaerő igényes feladatok, amelyek csökkentik a vállalkozás működési hatékonyságát. Megközelítésünkben a postázás és postakönyv modul feladata nem csupán ezen feladatok kezelése, hanem minden ezekhez kapcsolódó folyamat végigvitele annak érdekében, hogy az ügyvitel támogatása teljeskörű lehessen.

Miért ezt a postázó és postakönyv rendszert válassza?

Az xFLOWer Cloud postázó és postakönyv modulja segítségével a beérkező és kimenő dokumentumok kezelése papír és elektronikus alapon is megoldott. A modul nyilvántartja a kimenő és bejövő üzeneteket illetve a belső levelezést is. Postai küldemények esetében lehetőség van elektronikus feladójegyzék használatára kísérőnyomtatványok automatikus kitöltésével. A kezelt dokumentumokat a modul időbélyeggel látja el így hivatalos ügymenet során is használhatóak. A modul a Magyar Posta által hitelesített így, az elektronikus postakönyv használatával a tevékenység gördülékenyebb, a postai díjak olcsóbbak.

 

Papíralapú vagy elektronikus postakönyv?

Bizonyos iratokat törvényi és vagy egyéb szabályzás, belső policy alapján be kell vezetni a postakönyvbe. Általában - amennyiben van postázó a vállalatnál - az erre kijelölt munkatársak feladata a postakönyv vezetése. A hagyományos postakönyvek meghatározott adattartalommal bírnak, ami korlátozza a postakönyv felhasználását.  Az xFLOWer elektronikus postakönyv funkciója ennél jóval többet nyújt. Megközelítésünkben a postakönyv vezetése nem csupán egy elszigetelt, "kötelező" adminisztrációs feladat, hanem olyan összetett folyamatok része, amelyek a vállalt működését nagyban befolyásolhatják. Éppen ezért nem mindegy, hogy a postakönyv kitöltése hogyan történik; illetve, hogy a kapcsolódó folyamatok hogyan valósulnak meg. Az xFLOWer - ben minden folyamatok szerint történik, így a postázás és a postakönyv vezetése is bizonyos folyamat lépéseként értelmezhető. Ennek következtében a postakönyv vezetése során újabb és újabb folyamatok vagy folyamatlépések indulnak - igény szerinti beállításokkal, automatikusan. Ennek köszönhetően egyszerásödik az ügyintézés, hiszen több folyamatlépést a rendszer "átvesz" az adminisztratív személyzettől. Emellett nem történhet meg, hogy egy levél ne a megfelelő helyre jusson el; ezen túlmenően az is biztosított, hogy a kapcsolódó ügyintézési vagy egyéb tevékenységek időben, megfelelő lépéseken és felelősökön keresztül megvalósuljanak.

Postai és egyéb formanyomtatványok kitöltése

Az xFLOWer megkönnyíti a postakönyv vezetését. A Magyar Posta által is hitelesített rendszer képes az ügyfél vagy partnertörzs adatiból automatikusan kitölteni a postázáshoz kapcsolódó minden dokumentumot, űrlapot (mint például: Feladóvevény, Tértivevény, Meghatalmazás küldemények átvételére, Feladójegyzék, Feladási adatlap...)  Természetesen minden típusú formanyomtatvány kitöltésére van lehetőség a paraméterezés során, így akár csekkek, jegyzékek, összesítések, nyilatkozatok és további dokumentumok kitöltése is megoldott. A modul igény szerint napi zárást, csekköszesítőt, akár arkalkulációt készít.

Boríték és díjkezelés

A borítékok megcímzése beállítás szerint az ügyfél, partner vagy akár dolgozói törzsekből is történhet automatikusan, annak megfelelően, hogy éppen milyen levelek kerülnek kiküldésre. Az xFLOWer fejlesztt integrációs képességei révén képes akár más rendszerekben tárolt adatok ilyen jellegű felhasználására is.
Az xFLOWer postázó és postakönyv modulja tartalmazza a mindenkori belföldi díjszabásokat illetve az ezekhez kapcsolódó díjszabályokat is. Ennek megfelelően a postakönyv előállítása egyszerűsödik, hiszen elég a modulban parancsot adni a postkönyv létrehozására, mindössze a megfelelő súlykategória ismerete szükséges hozzá, az ehhez tartozó díjszabásokat a rendszer kiadja.

Fejlett integrácó - gördülékeny munkamenet

Az xFLOWer teljeskörűen integrálható más szoftveres megoldásokkal. Emiatt ha például egy számla kiállítása megtörténik a számlázó rendszerben, és beállítás szerint ez a postázandó levélként is, akkor az xFLOWer elindítja az ehhez szükséges folyamatokat automatikusan, emberi közbeavatkozás nélkül. Természetesen lehetőség van a számlák elektronikus továbbítására is, ám ez további modulok hatáskörébe tartozik, nem képzi a postakönyv modul részét.
További integrációk segítségével könnyebbé és egyszerűbbé válik a tömegesen kiküldött levelek címzése, borítékolása illetve díjmentesítése is. Legyen bármilyen célrendszer, az xFLOWer képes adatokat bekérni és a szükséges tevékenységeket elvégezni - vagy akár delegálni is.

 

workflow keretrendszer

Az xFLOWer Cloud  egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer Cloud egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer Cloud bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer Cloud a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

MUNKAFOLYAMATOK

Az xFLOWer Cloud-ban mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen postázáshoz kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
A munkafolyamatok nem érnek véget a levelek iktatásánál vagy a postakönyv kitöltésénél. Az xFLOWer postázó és postakönyv modulja a teljes ügyintézési folyamatot kezeli az érkeztetésen és iktatáson túl a küldemények megfelelő továbbításán keresztül egészen a kimenő tömeges levelek címzéséig vagy akár sablonlevelek adatkitöltéséig. Mindezeken túlmenően a keretrendszerbe könnyedén beemelhető bármilyen munkafolyamat vezérlése. Az alábbi munkafolymat típus példák a teljesség igénye nélkül mutatják be a rendszer további moduljainak sokrétű felhasználási lehetőségeit:

Ön dönti el, hogy milyen folyamatokat fog használni: alapértelmezésben a modul tartalmazza a postázás, iktatás és postakönyv kezelés folyamatait, az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve. Amennyiben másmilyen folyamatokat kíván bevezetni, úgy természetesen erre is van lehetőség.

adatTÖRZSEK

Az xFLOWer Cloud alapból tartalmazza a különféle törzsadatok kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen adatokat szeretne kezelni. Így felveheti akár a partnerek ügyfelek vagy munkvállalók lábméretét, nyelvtudását, képzettségeit, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait. Így az adattörzsek szegmentációja új szinten lehetséges, ami meghatározhatja a hozzájuk kapcsolódó folyamatok kialakítását is.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítni, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie a munkavállalói adatokat.

Ha Ön nem csak "sima" adattörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon, munkaórák stb.), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható a fenti törzseken kívül akár Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

gyakorlati példa

Papíralapú postaforgalom kezelése

  1. Postabontás során minden dokumentum iktatásra kerül. Az iktatás során az xFLOWer irattári tervében szereplő kategóriákhoz rendeli a munkatárs a dokumentumot.
     
  2. Az érkeztetés-iktatás során minden dokumentum vonalkódot kap (kvázi időbélyeg) és szkennelésre kerül
     
  3. Az iktatási információk alapján a dokumentum az xFLOWer folyamatkezelő moduljában indított specifikus folyamat során kerül ügyintézésre (ajánlatkérés, reklámáció, hatósági levél, stb.)
     
  4. Az ügyintézési folyamat során új dokumentumok keletkezhetnek (xFLOWer folyamat akár automatikusan, akár emberi beavatkozással állítja elő)
     
  5. A kész dokumentujok egyesével vagy kötegelten (egy központi postázóban) nyomtatásra kerülnek (a nyomtatást xFLOWer végzi)
     
  6. xFLOWer előállítja a papír alapú vagy elektronikus postakönyvet, szükség esetén tértivevényt, borítékot
     
  7. A kézbesített küldemények tértivevényét xFLOWer visszaérkezás után feldogozza és automatikusan párosítja az ügyhöz (kimenő dokumentumhoz). Az egyes eseményekhez - 30 napon belül nem jött vissza a térti / visszajött, de nem vette át / átvette - különböző akciók rendelhetők (újraküldés, telefonos megkeresés, szolgáltatás korlátozási folyamat indítása)

 

azonnal használható megoldás

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud elektronikus postakönyv kezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az ügyek, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Automatizált postázási és küldemény – nyomon követési folyamatok, amelyek csökkentik munkatársai terheltségét, munkaidőt takarítanak meg és biztosítják a precíz kivitelezést.