macro-blob-with-peacock-feather-reflection-dande-2021-12-09-20-25-46-utc

pénzügyi folyamatok

Átfutási idők

A törvényi megfelelőség illetve a vállalat jó hírneve tekintetében a pénzügyi határidők betartása talán a legfontosabb feladat. Az xFLOWer lehetőséget kínál a manuális, ismétlődő feladatok részben vagy egészében történő automatizálására, így az átfutási idő csökkentése mellett a munkateher is csökken. A nem automatizált feladatok pedig olyan folyamatokba szervezhetők, melyek határidőinek betartásáról az xFLOWer gondoskodik.

Dokumentumok összerendelése

xFLOWer-ben megvalósítható a különféle dokumentumok akár automatikus összerendelése is. Így mindig látható, - megfelelő jogosultság mellett - hogy egy adott számla, megrendelés melyik szerződéshez tartozik, van-e hozzá teljesítési igazolás, illetve a számlaadatok ellenőrzése is megtörténhet.

Folyamatok Beszerzéstől a kifizetésig

Egy vállalkozásnál a beszerzésektől kezdve a szerződési és teljesítés igazolási folyamatokon keresztül a kifizetésig rengeteg munkatársat és informatikai rendszert kell összekapcsolni. xFLOWer ezeket a tevékenységeket automatizálja, segíti a munkavégzést és ahol lehet automatizál.

Számlakezelési folyamat

A beérkező számlák kezelése meghatározott üzleti folyamatok mentén történhet. Így biztosítható, hogy csak olyan számlák kerüljenek kifizetésre, amik a megfelelő ellenőrzési pontokon átestek, illetve formailag és tartalmilag is megfelelnek a törvényi előírásoknak. A számlák érkeztetése, ellenőrzése, jóváhagyása is megvalósítható, sőt, NAV online adatkapcsolattal  a számlák adattartalma akár automatikusan is kinyerhető.
Tetszőlegesen alakíthatók ki jóváhagyási forgatókönyvek értékhatárok szerint, szervezeti egységenként vagy költséghelyenként eltérően, 2-4-6 szem elv szerint, de épp automatikusan emberi beavatkozás nélkül is megoldható egy előző havihoz hasonló értékű rezsiszámla feldolgozása. 

 A jóváhagyott számlaadat API kapcsolaton keresztül akár át is emelhetőek ERP vagy banki rendszerekbe. 

Kintlévőségkezelés

xFLOWer-ben szintén üzleti folyamatként építhető fel a késedelmes fizetésű vagy kifizetetlen számlák további kezelése is. Többféle, akár egymástól eltérő kintlévőségkezelési folyamatot építhetünk fel: kapcsolattartóhoz rendelhetjük az ügyfél megkeresését, küldhetünk automatikus emailt vagy akár postai levél előkészítését is megtehetjük, ügyfél-szegmensenként eltérő tartalommal, határidőkkel és egyéb feltételekkel. Amennyiben a belső kintlévőségkezelési folyamatunk nem vezet eredményre, úgy minden információt összegyűjt a rendszer és elküldheti kintlévőségkezelő partnerünk részére.

Nézzük egy példán: xFLOWer minden éjszaka – emberi beavatkozás nélkül –  átnéz a pénzügyi rendszerbe és minden tartozó ügyfélhez elindít egy kintlévőségkezelési ügyet. Az ügy automatikusan dönt és eltérő irányba viszi a folyamatokat VIP, rendszeresen tartozó, műszaki hibával érintett, nyitott (számla)panasszal, stb. rendelkező ügyfelek esetén. xFLOWer automatikusan készít felszólító e-mailt / postai levelet / sms-t, majd 30 nap várakozás után ismét – emberi beavatkozás – nélkül ellenőrzi, hogy van-e még tartozás.  

Költségelszámolás

KÖLTSÉG BIZONYLATOK KEZELÉSE A bizonylatkezelés sok manuális, adminisztratív feladattal járhat, amely jelentősen növeli a bér terheket. Az xFLOWer-rel a bizonylatok érkeztetése, ellenőrzése, továbbküldése és jóváhagyása azonban egységes rendszerben kezelhető, előre kialakított üzleti folyamatok mentén. Természetesen többféle bizonylat kezelése is lehetséges: akár minden bizonylat típusra külön, egyedi üzleti folyamat alakítható ki, így a rendszer rugalmasan követi a bevált operatív működést. KÖLTSÉG IGÉNYLÉSEK KEZELÉSE A céges költségek, költségtérítés igénylése sok szereplő együttes munkáját igénylik. Bizonyos munkakörökhöz csak adott típusú és mértékű költségek igényelhetők, míg egyes költségek mérlegelés alapján jóváhagyhatók vagy elutasíthatók. Az xFLOWer minden munkavállaló és vezető számára egységes, testre szabható költségigénylési felületet biztosít, amely mögött egyedileg kialakított jóváhagyási és elszámolási folyamatok állnak. KÖLTSÉG IGÉNYEK JÓVÁHAGYÁSA A belső jóváhagyások kezelése a költség igények jóváhagyására illetve elutasítására is kiterjed. xFLOWer gondoskodik róla, hogy minden költségigény a megfelelő jóváhagyóhoz kerüljön! Akár automatikusan ellenőrzi a jóváhagyandó igényeket és automatikusan elutasítja, ha megadott szempontok alapján nem megfelelő, vagy ami automatikusan jóváhagy bizonyos költségeket beállítás szerint.

Számlázás automatizáció, számlázó rendszer integráció

Egyszerűnek tűnik a számlázás. Igen, a számlázás maga az. De mi váltja ki a számlázást, mi történik előtte?

Egy xFLOWer-ben jól felépített pénzügyi folyamatban a Megrendelésektől kezdve a Teljesítés igazolásokon át a számlázásig minden xFLOWer folyamatok kezelnek.
És itt a lényeg! Ha a PO és a TIG már tárolva van, akkor az alapján a számla emberi beavatkozás nélkül – szüksége esetén egy jóváhagyással – elkészülhet.   

xFLOWer nem egy számlázó rendszer, a számlákat mindig valamilyen másik ERP vagy számlázó rendszerrel együttműködve tudja elkészíteni – pl. szamlazz.hu -, de kész számlák tárolásáról, és vagy a  TIG-gel, PO-val együtt történő kiküldéséről már xFLOWer gondoskodik.

NAV integráció

Ma már nem szükséges egy számla adatait kézzel rögzíteni vagy karakterfelismerő eszközökkel (OCR) feldolgoztatni. 
xFLOWer képes a Magyarországon kiállított  számlaadatokat automatikusan átvenni a NAV-tól, így nagyságrendekkel felgyorsul a feldolgozás és az adatbegépelés hibái miatt keletkező többletmunka is megspórolható.

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    További olvasmányok

    A workflow bevezetés haszna 2 – Javuló ügyfélélmény

    A workflow bevezetés haszna cikksorozatunk első részében megvizsgáltuk, hogy milyen, elsőre talán nem evidens haszna lehet egy ilyen rendszer alkalmazásának a munkavállalók szempontjából. Sorozatunk jelen, második részében ügyféloldalról szemléljük ugyanezt a témakört: ügyfeleink vajon érzékelik valamilyen módon az új rendszer használatát?

    Elolvasom

    A workflow bevezetés haszna 1 – Elégedettebb csapat

    A workflow rendszerek bevezetésére szánt komoly idő, energia és pénzügyi befektetés jelentős megtérüléssel kecsegtet. Ugyanakkor, ha még nincs szervezetünknél workflow rendszer vagy nincs személyes tapasztalatunk az ilyen megoldásokkal, jogosan merülhetnek fel további kérdések is. Ezekre keresünk választ jelen, és sorozatunk következő bejegyzéseiben.

    Elolvasom

    COVID-19 és a gazdaság – készüljünk fel időben!

    A COVID-19 koronavírus hazai megjelenésével soha nem látott mértékben növekedett az otthoni munkavégzés aránya. Értelemszerű, hogy egy ilyen súlyosságú járványügyi helyzet esetében, aki csak teheti, elkerüli a személyes érintkezést, különösen az egy légtérben történő, huzamos idejű tartózkodást.

    Elolvasom