Az xFLOWer workflow alapú panaszkezelési megoldás többet nyújt, mint egy átlagos panaszbejelentési, helpdesk vagy egyéb ügyfélkommunikációs eszköz. A kommunikációs csatornákon és az ügyfél interakciókon, dokumentumokon túl minden olyan tevékenység leképezhető a rendszerben, amely a panasz kezeléséhez kapcsolódik. Ilyen lehet például a hibafeltárás folyamata vagy automatikus hibakeresés más rendszerekkel való kapcsolaton keresztül, esetleg a megoldáshoz szükséges feladatok kiosztása vagy akár a keletkező számlák, teljesítési igazolások és egyéb dokumentumok kezelése. Így egy rendszerben kezelhető és követhető minden egyes hiba vagy panasz bejelentése, megoldása, annak költségeivel, dokumentációjával együtt. Sőt, egyes bejelentéseket akár teljesen automatizáltan is kezelhet a rendszer integrációkon keresztül: szolgáltatások módosítása, csomagváltás, elérhető szolgáltatások ki és bekapcsolása, eszközök engedélyezése vagy tiltása és így tovább. Ugyanígy a folyamat más lépései, vagy akár döntések is automatizálhatók, például értékhatár függvényében, egyes események bekövetkezte vagy dokumentumok beérkezése is módosíthatja a folyamatot, emberi beavatkozás nélkül, előre meghatározott folyamat – paraméterek alapján.