xFLOWer

Blog

Oktatásszervezés – folyamat alapon

Amikor a „majdnem jó” valóban csak majdnem. De mégsem az.

Sokszor szembesülünk azzal a problémával, hogy az Excel táblázatokban nyilvántartott projektjeink már nem felelnek meg a hatékonyság minimális követelményeinek sem. A táblázathoz többen is hozzáférnek, (ami nagyon hasznos), együtt tudják szerkeszteni, módosítani, de a lehetőségek gyakran hibákhoz vezetnek. Felmerül az igény egy olyan szoftver beszerzésére, ami egyszerűen tudja nyilvántartani a projekteket, de már nem lehet véletlenszerűen törölni sorokat, a jogosultságok is beállíthatóak. Látszólag egyszerű igényekről van szó, és a piacon több olyan „dobozosnak” mondható alkalmazás is van, amit úgy lehet beállítani, paraméterezni, hogy a kollégák hozzáférését megfelelően szabályozni lehet.

Szoftverkiválasztás

Ügyfelünk is így állt neki a keresésnek, és talált is egy első látásra nagyszerű alkalmazást, ami még a második látásra is annak tűnt, legalább is majdnem. A paraméterezés, hozzáférés rendben lett volna, de az egyedi igényeket már csak komoly fejlesztéssel tudták volna belevarázsolni. A projektek esetében az elsődleges cél az volt, hogy a projektek megvalósulása utáni feladatokat (mint pl. az időszaki jelentésekre való határidős figyelmeztetések, ellenőrzési jegyzőkönyvek elkészítése és tárolása, és ezek összekapcsolása a projekttel) az alkalmazás kezelni tudja. Speciális elvárásnak is lehet mondani, és sok ilyet fel tudunk sorolni, amely csak egy-egy cégnél fordulnak elő, de az évek alatt kialakított működés elengedhetetlen részét képezik. Ilyen esetekben több döntés is hozható:

  •         megveszik a majdnem jót, finanszíroznak egy fejlesztést, ami gyakran sokszoros költséget jelent az eredeti szoftver árához képest;
  •         megveszik az említett alkalmazást és ahol lehet, „kiegészítik” az Excellel, amitől meg akartak szabadulni;
  •         tovább keresnek, de feladják, marad minden a régiben;
  •         más módszer szerint indulnak el megfelelő megoldást találni.

Az említett példában szereplő cég az utóbbit választotta, és egy rendezvény kávészünetében történt beszélgetést követően egy találkozót szerveztünk, immár a meglévő problémára fókuszálva.

 

Első hallásra természetesen nagyon nehéz elhinni, hogy a hiábavaló keresgélés, és rengeteg bemutató után valaki azt mondja, hogy minden, amit igényelnek megvalósítható egy rendszerben, és ezt a fenntartást mi is érzékeltük. Az áttörést az hozta, hogy elmondtuk, hogy az elvárt funkciókon túl mi első sorban a projekttel kapcsolatos feladatok folyamatára összpontosítunk, és ezt már meglévő példákon keresztül be is mutattuk. 

Mik voltak ezek az elvárások? 

Az adott cég pályázatírással és a nyertes pályázatok utógondozásával foglalkozik. A projekt az ő esetükben egy ajánlatkéréssel kezdődik, ami valójában egy értékesítési folyamat első lépése, és a szerződéskötéssel még közel sem ér véget, hiszen a pályázatokat meg kell írni, tartani a határidőket, akár a szükséges dokumentumok begyűjtéséről, elkészítéséről, a hiánypótlásokról, akár a beküldéséről van szó. A győztes eredményhirdetést követően a fenntartási idő alatt is különböző határidős feladatokat kell végrehajtani, ezekre a figyelmeztetéseket az adott határidő előtt X nappal meg kell jeleníteni a felelősök előtt. És itt évekről van szó, nem csak néhány hétről, amit bárki fejben tud tartani.

 

Talán az előző néhány mondatból is kiderült, hogy itt bizony egy folyamatábrán is lerajzolható lépésekről, vagyis a projekt fázisairól van szó. A különböző felelősségi körök, határidők, figyelmeztető üzenetek, automatizmusok és döntések mind ehhez a folyamathoz tartoznak. És ha ezeket sikerül együtt jól megfogalmazni, akkor a „majdnem jó szoftver” már el is felejthető, mivel az xFLOWer rendszerben pont azt a folyamatot fogjuk elkészíteni, ami testre szabottan működik majd, kompromisszumok nélkül. 

Felhasználási esetek

workflow szoftver blog cikk

SOP vagy workflow szoftver?

A vállalati back office folyamatok standardizálására népszerű megoldás a Standard Operating Procedure (SOP) dokumentumok használata, azonban egy workflow rendszerrel mindez még hatékonyabbá is tehető.

Elolvasom
Projekt menedzsment szoftver

Miért használjon projekt menedzsment szoftvert?

Minden sikeres cég számára elengedhetetlen a hatékonyság, ezért fontos, hogy olyan szoftveres megoldást használjon, amely megkönnyíti a napi munkát. Az xFLOWer projekt menedzsment szoftvere automatizált rendszerbe szervezi az elvégzendő feladatokat, és támogatja az együttműködést.

Elolvasom
beszerzési rendszer

Átlátható folyamatok a logisztikában beszerzési rendszerrel

Bármilyen profilú vállalatról legyen szó, a beszerzés – a logisztika egyik alappilléreként – nélkülözhetetlen része a zökkenőmentes és hatékony működésnek. A különböző eszközök, berendezések, alapanyagok, termékek vagy egyéb inputok rendelkezésre állása és elérhetősége nem ütközhet akadályba, hiszen az komoly problémát okozhat a vállalat működésében, és a költségeket is jelentősen megemelheti.

Elolvasom