A vállalati döntéshozók egy vállalatirányítási rendszer cseréjének felvetődése esetén szinte ösztönösen a legismertebb brandek felé fordulnak elsőként. A legnagyobb és legismertebb ERP rendszerek valóban biztos és megfelelő támogatással ellátott megoldásnak tűnnek, azonban specifikációjuk sokkal költségesebb, és a meglévő rendszerekkel való kompatibilitásuk kérdéses lehet. Az első gondolatok után így került döntési helyzetbe egyik ügyfelünk is.

A nagyok ereje

A cégcsoport szinten működő, sikeres vállalkozás korábbi ERP rendszerét érezhetően kinőtte, az már nem tudta megfelelően támogatni az operációt és a cég növekedési terveit. A vállalatvezetés felmérte a lehetőségeket, és első körben az egyik legismertebb vállalatirányítási szoftvert választották ki, mint potenciális új megoldást a cég számára. 

Minden olyan, általános folyamatokkal leírható moduljuk kifejezetten jól alkalmazhatónak tűnt, amelyek nem igényelték a vállalatspecifikus működés leképezését. A konzultációk alapján a készletkezelés, a törzsadatok tárolása és kezelése (stb.) mind-mind tökéletesen lefedett területek voltak. Ezek egyébként kifejezetten olyan feladatok, amelyeket sok esetben egy workflow megoldás egymagában csak részben képes hatékonyan kiszolgálni. Ezen modulok bevezetése és használata jelentős adminisztrációs könnyítést jelent a cégnek, az azokon belül zajló munka a dolgozók számára is egyértelmű, támogatja és stabilizálja a hétköznapi munkavégzést.

Egyértelművé vált tehát, hogy az új ERP jelentős előrelépést fog jelenti a nagyszámú adatot ismétlődő jelleggel, jól leírható folyamatokkal kezelő tevékenységek esetén. A meglévő vállalatirányítási rendszerhez képest a hatékonyságnövekedés óriási potenciált tartogatott, melyet a vezetőség mindenképpen ki akart használni. Természetesen az előkészítés során felmérték és értékelték azokat a felmerülő kockázatokat is, amelyek az átállás, a bevezetés, és az új rendszerrel való működés keretein belül felmerülhetnek. 

Korlátok és lehetőségek

A részletes tervezés során azonban olyan, az alap rendszerben komoly fejlesztési feladatokat felvető igények merültek fel, amelyek a költségterveket folyamatosan újra és újra megnövelték. Természetesen minderre az ERP rendszer fejlesztőjének voltak javaslatai és kialakítandó megoldásai, azonban a teljes költségigény olyan méreteket öltött, amely már a beruházás gazdaságosságát is megkérdőjelezhette volna.

Különösen azokon a működési területeken merültek fel egyedi kiegészítések és fejlesztések igényei, amelyek a cégcsoport egyedi folyamatait képezték le. Ilyennek számítottak például azok az esetek, amikor az egyes tagvállalatok – akár egy-egy közös projekten belül is – közül több is érintett volt az adott folyamatban, és az egyes részfolyamatokat, a különböző rendszerekben elvégzett tevékenységeket egy platformon kellett volna követni. Szintén kihívásként jelent meg, hogy egy adott projekt egyes feladatai a cégeknél nem feltétlenül egymás után, sőt, sok esetben párhuzamosan futnak. Ehhez a folyamatos státuszkövetés mellett egy átfogó, feladatokat delegálni, lekövetni és rögzíteni képes megoldásra van szüksége a vállalatnak.

A vállalat vezetése ezen a ponton döntési helyzetben találta magát. Természetesen adott volt a teljes, az összes egyedi igénnyel kiegészített ERP rendszer megrendelése, majd bevezetése. Egy ilyen folyamat azonban – pontosan a speciális, célzott kiegészítéseknek köszönhetően – jóval lassabb átfutással tervezhető, és a már említett jelentős költségnövekedéssel jár, amely általában a többszöröse a rendszer alapdíjának. A másik lehetőség, hogy az ERP rendszer stabilitására, tudására és rendkívül megbízható működésére a cégspecifikus workflowkat egy külön rendszerben, de az ERP-be integrálható módon alakítják ki, felgyorsítva és költséghatékonnyá téve a tervezett váltást.

Megoldás: xFLOWer

Munkánk során gyakran találkozunk hasonló vezetői dilemmákkal: mennyire komplex ERP rendszert érdemes a cég méretéhez és erőforrásaihoz mérten alkalmazni? Mekkora beruházást érdemes még vállalni, hogy a működés minden részfolyamatát az ERP-ben kezeljük majd?

Az xFLOWer szakértői hasonló esetekben a jelenlegi állapot és az igények pontos felmérésével kezdenek. Fontos felismerni azokat a – gyakran a vállalatirányítási rendszeren kívüli, vagy még egyáltalán nem szabályozott – kisebb folyamatokat, alkalmazásokat, amelyeket a későbbiekben integrálni szeretnénk az új ökoszisztémába. Ezt követően lehet értékelni az egyes rendszerek valós előnyeit, a beruházás megtérülését és az ügyfél számára prioritásként felmerülő kérdéseket.

Sok esetben egy célzott helyzetértékelés eredménye, hogy magát a meglévő ERP-t nem is szükséges lecserélni, csupán az integrációt és a hiányzó kiegészítéseket kell biztosítani. A hiányzó folyamatkezelést egy workflow rendszer tökéletesen képes ellátni, egyedi informatikai ökoszisztémát alkotva. A tapasztalatunk az, hogy ezt a megoldást nem csak a forráshiányos KKV-k, de a nagyvállalatok is előszeretettel alkalmazzák működésük során.

Az említett ügyfél esetén egészen biztosan egy hibrid megoldást javasolunk, ahol a professzionális ERP-t egy jól strukturált, rugalmasan és könnyen továbbfejleszthető módon működő workflow rendszer támogatja. Mindez lehetővé teszi, hogy a csak a vállalatra jellemző működési modellek már rövid távon szabályozásra kerüljenek, és azok esetleges változása esetén a későbbiekben sem kelljen hatalmas összeget költeni egy nagyvállalat fejlesztési díjai mellett.

Hasonló írások