Munkalapok kezelése – átlátható teljesítés, gyorsabb kifizetés

A teljesített projektek átadását követően szükséges, hogy a megbízó mihamarabb, igazoltan átvegye a teljesítést illetve, hogy az elvégzett munka ellenértéke mielőbb számlázható legyen. Ebben segít az xFLOWer munkalap kezelés modulja, mely nem csupán folyamat szinten kezeli, hanem adott esetben automatizálja is a munkalapok kezelését

Miért ezt a munkalap kezelő rendszert válassza?

Az xFLOWer Cloud bárhonnan elérhető, felhő alapon működő rendszer, ennek megfelelően történjen bárhol a teljesítés, megfelelő mobil eszközök és mobil internetkapcsolat segítségével a munkalapok akár az aláírás után azonnal beküldhetőek. A rendszer a munkalap beérkezését követően azonnal elindítja a mielőbbi számlázáshoz szükséges folyamatokat, így a teljesítés és a kifizetés között eltelt idő csökkenthető. Ez azonban nem minden: a rendszer végigviszi a munkalapokkal kapcsolatos folyamatokat, így felügyelheti akár a pénzügyi teljesítés, a számlajóváhagyás vagy akár a kintlévőség kezelés folyamatait is.

Előnyök a kivitelezésben

Az xFLOWer Cloud rögzíti és megfelelő helyen, digitálisan tárolja a munkalapok adatait. A munkavégzés adatait a modul a kivitelezési folyamat irányába továbbítja. A munkalapok folyamat szintű kezelésével lehetővé válik a munkák ütemezése, teljesítésük követése is, így a modul munkaszervezés szintjén is támogatja a vállalkozás működését. Továbbá, a munkalapokon szereplő feladatok teljesülésével a modul automatikusan átadja a már kiszámlázható tételeket a pénzügyi osztály számára.

 

Munkalap kezelő keretrendszer

Az xFLOWer munkalap kezelő modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer Cloud egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer munkalap kezelés modulja bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer Cloud workflow keretrendszer a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

 

 

munkalap kezelési folyamatok

xFLOWer munkalap kezelés modulban mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen munkalap kezeléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
 

Ezen túlmenően az xFLOWer Cloud további moduljai a munkalap kezelési folyamatokon, dokumentumokon, és egyéb operatív folyamatokon túl akár az ügyfelek teljes operatív életciklusát kezelik:

Ön dönti el, hogy milyen munkalap kezelési folyamatokat fog használni: alapértelmezésben néhány alapvető munkalap kezelési, továbbítási és ellenőrzési folyamat bevezetését javasoljuk, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve.

 

Munkalap kezelési törzsek

Az xFLOWer Cloud alapból tartalmazza a partner és munkavállalói törzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen további adatokat szeretne kezelni. Így felveheti a munkavállalók bármilyen jellemzőjét - akár lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie a munkavállalókat.

Ha Ön nem csak "sima" HR és partner törzset szeretne kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya az xFLOWer használatának. Kialakítható a HR törzs mellett akár Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

 

Gyakorlati példa

Beérkező szolgáltatási igény kivitelezése

  1. Igény vagy megbízás beérkezése – Akár ügyféloldalról, akár az ügyfélszolgálaton keresztül érkezhet olyan igény, amelyből megbízás keletkezik. A rendszer az igény adatait felhasználva elkészíti a szükséges munkalapot, majd továbbítja az illetékes kollégák felé további adatok kitöltése vagy jóváhagyás céljából.
  2. Jóváhagyás, kiegészítés – Az illetékesek ellenőrzik a munkalap tartalmát, majd jóváhagyást követően a rendszerbe küldik az elfogadott feladatokat tartalmazó munkalapokat.
  3. Jóváhagyott munkalapok beérkezése – a beérkező munkalapokat a modul iktatja, adataik alapján elindítja a feladatokhoz kapcsolódó kivitelezési folyamatokat.
  4. A modul nyomon követi az egyes részfeladatok teljesülését, a munkalapon szereplő minden tevékenység megvalósulását.
  5. Amennyiben a feladatok teljesítése akadozna, úgy a modul automatikusan értesíti az illetékes vezetőt.
  6. Kivitelezés elkészülte, átadás – A kivitelezés elkészülte és a megbízó általi jóváhagyása után aláírásra kerül a munkalap, mint teljesítési igazolás. A munkalap ezt követően továbbításra kerül a rendszerbe.
  7. A beküldést követően a rendszer továbbítja a számlázás felé a teljesítés megtörténtét, az ezt igazoló munkalapot, illetve a számlázáshoz szükséges adatokat is.
  8. Amennyiben a számlázáson elakadás történik, úgy a rendszer továbbítja az információt az illetékesek felé.
  9. A kifizetési határidő lejártát és a teljesítés megtörténtét az xFLOWer – a pénzügyi rendszerrel együttműködve – figyeli és elmaradás, késedelem esetén értesíti az illetékeseket vagy kintlévőség kezelési folyamatokat indít, vagy lezárja a folyamatot.

 

 

Azonnal használható megoldás

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud munkalap kezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül a munkalapok, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Automatizált, folyamat szintű munkalapkezelés, ami csökkenti munkatársai terheltségét, munkaidőt takarít meg és biztosítja a folyamatok precíz kivitelezését.