Digitális munkalapkezelés

Automatizálja teljesítés igazolási folyamatait

Számlázás és elszámolások

A már feldolgozott munkalapok a számlázás illetve akár alvállalkozói elszámolás alapját is képzik, ennek megfelelően kimeleten lényeges, hogy ezeket a folyamatokat is olyanrendszerben kezeljük, ami képes az egész tevékenységlánc végigvitelére, egyes lépések autoamtizálására.

 

Munkalapok generálása

Az xFLOWer munkalap kezelő modul segítségével automatikusan generálhat munkalapokat a megnyert projektekhez, elvégzett feladatokhoz.

 

Munkalapok feldolgozása

Az ellenjegyzett munkalapok vagy teljesítési igazolások manuális feldolgozása aránytalanul nagy munkaterhet jelenthet az adminisztratív személyzet számára. Az xFLOWer képes akár automatikusan feldolgozni a visszaérkezett munkalapokat.


Digitális munkalapkezelés xFLOWer

Munkalapok generálása

A legtöbb megnyert munka, projekt esetében kifejezetten lényeges, hogy a pénzügyi teljesítés elé ne gördüljön semmilyen akadály és jogos járandóságunkat mihamarabb kézhez kapjuk. Ennek feltétele, hogy a megbízó fél elfogadja a teljesítést, amihez legcélszerűbb egy munkalapot kitölteni és aláírtani megbízói oldalról. Amikor ez megtörtént, az elvégzett feladatok számlázhatóvá válnak, így biztosított, hogy pénzünkhöz jussunk. Ugyanakkor a munkalapok elkészítése az adminisztráció számára terhet jelenthet, hiszen meg kell keresni, hogy milyen projekt esetében milyen tételek szerepelhetnek a munkalapon, a projekt egy adott fázisában milyen tevékenységek kerültek elvégzésre vagy milyen berendezések kerültek átadásra. Ugyanez igaz karbantartási és javítási feladatok esetében, hiszen a megfelelő teljesítést ezesetben is a megrendelőnek kell igazolni, hogy később ne legyen probléma számlázáskor. Az xFLOWer képes automatikusan generálni munkalapokat, amennyiben az ehhez szükséges adatok rendelkezésre állnak. Amennyiben nem, úgy ezek - kézi vagy automatikus - rögzítése szükséges, ezután a rendszer már össze tudja állítani a szükséges munkalapokat a megfelelő tételekkel, adatokkal, határidőkkel. Sőt, akár egyedi adatok automatikus felvitelére is lehetőség van: ki végezte el az adott feladatot, pontosan mikor került kiállításra a munkalap, az ügyfélnél ki lehet aláíró és így tovább. xFLOWer-ben többféle munkalapot is kezelhetünk - a variációk száma korlátlan - és a rendszer mindig az adott feladatnak, projektnek megfelelő munkalap-mintát fogja alkalmazni. A munkalapokat akár vonalkóddal is elláthatja, így a későbbiekben lehetővé válik azok automatikus feldolgozása is.

 
Digitális munkalapkezelés2 xFLOWer

Munkalapok feldolgozása

Az aláírt, elfogadott munkalapokat beérkezésüket követően fel is kell dolgoznunk, ami manuálisan végezve időrabló és monoton tevékenység. Az xFLOWer képes automatikusan feldolgozni a visszaérkezett munkalapokat, illetve tovább vinni a feldolgozás folyamatát a pénzügyi teljesítés irányába. Sőt, az ellenjegyzett munkalapoknak nem szükséges fizikailag is visszaérkeznie a székhelyre, telephelyre, mivel az xFLOWer-be akár mobilappon keresztül is beküldhetők. A beküldött munkalapokat a rendszer automatikusan iktatja és a megfelelő folyamathoz rendeli, megfelelő adattartalom esetén. Így akár emberi beavatkozás nélkül is tovább lephet a folyamat és mihamarabb számlázásra kerülhet az elvégzett munka. Amennyiben a munkalapok feldolgozása bármilyen okból mégis - részben - manuálisan történik, xFLOWer-ben meghatározhatók az ehhez kapcsolódó egyes tevékenységek, azok sorrendje legyen szó adatrögzítésről, jóváhagyásról, eszkalációról vagy bármiről. A munkalap adatai így digitalizálásra kerülhetnek, ennek megfelelően a rendszerbe kerülve visszakereshető, követhető, strukturált adathalmazt kapunk, amelyből tetszőlegesen készíthetünk jelentéseket, vizualizálhatunk bizonyos adatokat (pl. hány munkát végzett el egy kolléga adott hónapban; mennyi bevétel származott idén X projektből vagy akár, hogy hány esetben volt szükség hibaelhárításra a cég szolgáltatása kapcsán és így tovább). Ugyanakkor az xFLOWer képes akár automatikusan figyelni, hogy az ellenjegyzett munkalapok és a kiállított számlák összegei összhangban vannak-e vagy amennyiben xFLOWer-ben kezeljük szerződéseinket, úgy a rendszer akár összehasonlíthatja a szerződéses összeget az elvégzett munkáért kapott összegekkel egy adott projekt során.

 
Digitális munkalapkezelés 3

Számlázás és elszámolások

Munkalapok kezelése szempontjából lényeges, hogy nem kizárólag saját cégünk lehet teljesítő, azaz számlázó oldalon, hanem fordítva is történhet: mi bízunk meg egy alvállalkozót valamilyen feladattal. Ebben az esetben a munkalap kezelés folyamata megfordul, és mi leszünk azok, akiknek a teljesítést igazolni szükséges. Bármilyen teljesítés igazolásának azonban különféle fázisai vannak: a teljesítés ellenőrzése, jóváhagyása, a munkalap befogadása, annak aláírása, esetleg összevetés a szerződéses vállalásokkal és feltételekkel és így tovább. Az xFLOWer - workflow keretrendszer lévén - képes ilyen típusú üzleti folyamatok kezelésére és - részleges - automatizálására is. Ennek megfelelően ilyen esetekben is értékes munkaidőt szabadít fel az adminisztratív személyzet számára és költséget takarít meg a munkaadónak. Ilyen esetekben, amikor a munkalap kezeléséhez az elszámolási folyamat is társul, fontos, hogy a folyamat további lépéseit is kezeljük, azaz biztosítsuk, hogy az alvállalkozó felé a kifizetés megfelelő időben és mértékben megtörténjen. Ugyanez igaz akkor is, amikor saját teljesítéseinkről van szó: a jóváhagyott teljesítéseket ki kell számlázni, az összegek beérkezését figyelemmel kísérni és kezelni a kintlévőségeket is. Egy egyszerű digitális munkalapkezelő megoldással gyakorlatilag biztos, hogy ezeket az üzleti folyamatokat nem tudjuk kezelni; éppen ezért szükséges egy olyan adekvát folyamatkezelő rendszer bevezetése erre a célra, ami a fent részletezettek szerint átfogóan képes kezelni a munkalapok, teljesítési igazolások folyamatait.

 

MUNKALAPOK KEZELÉSE – ÁTLÁTHATÓ TELJESÍTÉS, GYORSABB KIFIZETÉS

A teljesített projektek átadását követően szükséges, hogy a megbízó mihamarabb, igazoltan átvegye a teljesítést illetve, hogy az elvégzett munka ellenértéke mielőbb számlázható legyen. Ebben segít az xFLOWer munkalap kezelés modulja, mely nem csupán folyamat szinten kezeli, hanem adott esetben automatizálja is a munkalapok kezelését

 

MIÉRT EZT A MUNKALAP KEZELŐ RENDSZERT VÁLASSZA?

Az xFLOWer Cloud bárhonnan elérhető, felhő alapon működő rendszer, ennek megfelelően történjen bárhol a teljesítés, megfelelő mobil eszközök és mobil internetkapcsolat segítségével a munkalapok akár az aláírás után azonnal beküldhetőek. A rendszer a munkalap beérkezését követően azonnal elindítja a mielőbbi számlázáshoz szükséges folyamatokat, így a teljesítés és a kifizetés között eltelt idő csökkenthető. Ez azonban nem minden: a rendszer végigviszi a munkalapokkal kapcsolatos folyamatokat, így felügyelheti akár a pénzügyi teljesítés, a számlajóváhagyás vagy akár a kintlévőség kezelés folyamatait is.

ELŐNYÖK A KIVITELEZÉSBEN

Az xFLOWer Cloud rögzíti és megfelelő helyen, digitálisan tárolja a munkalapok adatait. A munkavégzés adatait a modul a kivitelezési folyamat irányába továbbítja. A munkalapok folyamat szintű kezelésével lehetővé válik a munkák ütemezése, teljesítésük követése is, így a modul munkaszervezés szintjén is támogatja a vállalkozás működését. Továbbá, a munkalapokon szereplő feladatok teljesülésével a modul automatikusan átadja a már kiszámlázható tételeket a pénzügyi osztály számára.

 

MUNKALAP KEZELŐ KERETRENDSZER

Az xFLOWer munkalap kezelő modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer Cloud egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer munkalap kezelés modulja bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer Cloud workflow keretrendszer a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

 

 

MUNKALAP KEZELÉSI FOLYAMATOK

xFLOWer munkalap kezelés modulban mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen munkalap kezeléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
 

Ezen túlmenően az xFLOWer Cloud további moduljai a munkalap kezelési folyamatokon, dokumentumokon, és egyéb operatív folyamatokon túl akár az ügyfelek teljes operatív életciklusát kezelik:

Ön dönti el, hogy milyen munkalap kezelési folyamatokat fog használni: alapértelmezésben néhány alapvető munkalap kezelési, továbbítási és ellenőrzési folyamat bevezetését javasoljuk, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve.

 

MUNKALAP KEZELÉSI TÖRZSEK

Az xFLOWer Cloud alapból tartalmazza a partner és munkavállalói törzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen további adatokat szeretne kezelni. Így felveheti a munkavállalók bármilyen jellemzőjét - akár lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie a munkavállalókat.

Ha Ön nem csak "sima" HR és partner törzset szeretne kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya az xFLOWer használatának. Kialakítható a HR törzs mellett akár Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

GYAKORLATI PÉLDA

BEÉRKEZŐ SZOLGÁLTATÁSI IGÉNY KIVITELEZÉSE

  1. Igény vagy megbízás beérkezése – Akár ügyféloldalról, akár az ügyfélszolgálaton keresztül érkezhet olyan igény, amelyből megbízás keletkezik. A rendszer az igény adatait felhasználva elkészíti a szükséges munkalapot, majd továbbítja az illetékes kollégák felé további adatok kitöltése vagy jóváhagyás céljából.
  2. Jóváhagyás, kiegészítés – Az illetékesek ellenőrzik a munkalap tartalmát, majd jóváhagyást követően a rendszerbe küldik az elfogadott feladatokat tartalmazó munkalapokat.
  3. Jóváhagyott munkalapok beérkezése – a beérkező munkalapokat a modul iktatja, adataik alapján elindítja a feladatokhoz kapcsolódó kivitelezési folyamatokat.
  4. A modul nyomon követi az egyes részfeladatok teljesülését, a munkalapon szereplő minden tevékenység megvalósulását.
  5. Amennyiben a feladatok teljesítése akadozna, úgy a modul automatikusan értesíti az illetékes vezetőt.
  6. Kivitelezés elkészülte, átadás – A kivitelezés elkészülte és a megbízó általi jóváhagyása után aláírásra kerül a munkalap, mint teljesítési igazolás. A munkalap ezt követően továbbításra kerül a rendszerbe.
  7. A beküldést követően a rendszer továbbítja a számlázás felé a teljesítés megtörténtét, az ezt igazoló munkalapot, illetve a számlázáshoz szükséges adatokat is.
  8. Amennyiben a számlázáson elakadás történik, úgy a rendszer továbbítja az információt az illetékesek felé.
  9. A kifizetési határidő lejártát és a teljesítés megtörténtét az xFLOWer – a pénzügyi rendszerrel együttműködve – figyeli és elmaradás, késedelem esetén értesíti az illetékeseket vagy kintlévőség kezelési folyamatokat indít, vagy lezárja a folyamatot.

 

 

AZONNAL HASZNÁLHATÓ MEGOLDÁS

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud munkalap kezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül a munkalapok, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Automatizált, folyamat szintű munkalapkezelés, ami csökkenti munkatársai terheltségét, munkaidőt takarít meg és biztosítja a folyamatok precíz kivitelezését.