Munkaerő kezelési folyamatok

hatékony munkaerő kezelés automatizmusok segítségével.

Az operatív működés során felmerülő feladatok eltérő igényeket támasztanak a munkavállalókkal szemben a ráfordítandó idő, a szükséges készségek és a további résztvevők tekintetében is. Akár új projekt indításakor, akár egy kolléga szabadsága esetén kiemelten lényeges, hogy a teljesítendő feladatok határidőre, az elvárt minőségben valósuljanak meg. Ehhez biztosítani szükséges, hogy a munkavállalók képességeinek és terheltségének kerüljenek kiosztásra az egyes feladatok, figyelembe véve azok határidejét és prioritását is.

 

miért ezt a munkaerő kezelési megoldást válassza?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű munkafolyamatkezelő, ügykövető rendszer, melyet ma már a világ számos országában használnak. xFLOWer munkaerő kezelés modulja magyar és külföldi cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb hasonló rendszerrel ellentétben ez nem csak egy munkaidő nyilvántartó, melyben ledolgozott órák és hiányzások tarthatóak nyilván, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer Cloud magyarul is használható.

 

Automatizált feladatkiosztás - ahogyan a tevékenység megkívánja.

Az xFLOWer munkaerő kezelési modulja lehetővé teszi, hogy a felmerülő feladatok kiosztása automatikusan, az adott folyamathoz igazodva, a meghatározott képességek és terheltség függvényében azon munkatársak számára kerüljenek kiosztásra, akik a feladatot magas minőségben, a határidő betartásával képesek elvégezni.

 

munkavállalói készségek szerinti feladatkiosztás

A legtöbb vállalat életében külön munkarőt alkalmaznak a feladatok szétosztására, pedig ezek egy része megfelelő támogató eszközzel automatizálható is lehet.

Az xFLOWer-ben meghatározható egyrészről, hogy mely munkavállalók milyen készségekkel rendelkeznek. Ilyen lehet például a nyelvtudás, funkcionális tudás ( pl. adott képesítés vagy tanfolyam elvégzée) vagy bármilyen más készség, amit a rendszerben definiálunk. 

Másrészről az egyes folyamatlépésekhez, feladatokhoz a meghatározott képességek hozzárendelhetőek, például ha adott egy olyan email cím, amit kizárólag angol nyelvű levelezésre használ a cég, akkor az ezen fiókba érkező levelek automatikusan olyan ügyintézőhöz kerülnek, akinek a készségei között szerepel az angol nyelvtudás.

Több képesség hozzárendelése is lehetséges, például ha egy adott feladótól csak olyan levél érkezik, ami amellett, hogy angol nyelvű, még pl. pénzügyi készséget is igényel, akkor az xFLOWer automatikusan olyan kollégához rendeli a az e-mailt, aki tud angolul ÉS rendelkezik pénzügyi készséggel.

Az xFLOWer tehát az előzetesen meghatározott készségek alapján képes automatikusan kiosztani a beérkező feladatokat, ami megkönnyíti a munkavégzést, hiszen nem kell arra erőforrást fordítani, hogy az adott feladat - vagy email, dokumentum.... -a megfelelő személyhez jusson.

 

a munkamennyiség szerepe a feladatkiosztásban

Az xFLOWer a fenti képesség alapú feladatkiosztási eljárást tovább finomítja. Amennyiben a munkavégzés - vagy legalább annak egy része - a rendszerben futó folymaatokban történik (azaz a kollégák mindig adott munkafolyamatok egyes lépéseit végzik el és ezt az xFLOWer - ben teszik) akkor az xFLOWer "látja", hogy melyik kolléga mennyire van leterhelve adott időszakban. Ennek megfelelően, a készségek vizsgálata után a rendszer megállapítja, hogy melyik kolléga képes a leghamarabb elvégezni egy adott feladatot - azaz, hogy ki a legkevésbé leterhelt aktuálisan - és ennek alapján osztja ki a feladatot. Így kialakítható egy olyan feladatkiosztási rendszer, amelyben mindig a legkevébé terhelt, ám a megfelelő készségekkel rendelkező kolléga kapja meg a feladatot, így biztosítható, hogy a tennivalók a lehető leggyorsabban kerüljenek teljesítésre.

 

jelenléti adatok rögzítése

A rendszer képes kezelni a kollégák jelenlétét, akár tervezett szabadsgolások, akár ad hoc hiányzások esetében is. Az xFLOWer kezeli a szabadságigényeket, az ebből fakadó helyettesítések megszervezését, akár automatikusan vagy csekély emberi beavatkozás mellett. A szabadságigények rögzítése a rendszeren belül történik, amit egy szabadon meghatározott jóváhagyási folyamat követ. A hiányzások szintén rögzítendőek a rendszerben így a munkaidő törvényi előírásoknak is megfelelő rögzítése mellett a rendszerben láthatóvá válik a kollégák szabadságolása, esetleges betegszabadsága vagy egyéb hiányzása. Az xFLOWer ezen rendelkezésre állási adatokat figyelembe veszi a tervezés során, azaz nem oszt ki feladatot hiányzó kollégának, valamint a következők szerint gondoskodik a feladatok más, rendelkezésre álló kollégákhoz való delegálásáról.

 

szabadság és helyettesítés kezelés - akár automatikusan

 Ha egy szabadságigény jóváhagyásra került, vagy egy kolléga más okból nem tud munkát végezni, akkor gondoskodni kell a kolléga helyettesítéséről az adott időszakban. Az xFLOWer - az előzőekben részletezett képesség és terheltség illetve jelenléti adatok alapján képes újraosztani a hiányzó kollégák feladatait. A rendszer megvizsgálja, hogy:

  • A kolléga milyen időszakban hiányzik?
  • Milyen készségeket rendeltünk hozzá?
  • Milyen feladatai vannak az adott hiányzási időszakban?

Ezt követően az xFLOWer olyan kollégákat kezd keresni, akik rendelkeznek a feladatok elvégzéséhez szükséges készségekkel. Amikor a vizsgálat véget ér, keletkezik egy lista, ami tartalmazza azon kollégákat, akik megfelelő készségessel rendelkeznek. A rendszer e lista tagjai között osztja szét a hiányzó kolléga feladatait úgy, hogy először legkevésbé terhelt kolléga kap feladatokat, majd a következő, valamivel terheltebb, és így tovább. 

Összegezve a rendszer optimális feladatkiosztást és helyettesítés - szervezést tesz lehetővé képességek, rendelkezésre állás és terheltség alapján, valamint szintén kezeli a szabadságok jóváhagyását olyan folyamatokban, amelyek lépései jórészt automatizálhatóak.

workflow KERETRENDSZER

xFLOWer Cloud  egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer Cloud egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer Cloud bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer Cloud a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

MunkaFOLYAMATOK

xFLOWer Cloud-ban mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen munkaerő kezeléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
A munkafolyamatok nem érnek véget a munkaórák rögzítésénél. xFLOWer munkaerő kezelés modulja a munkaórák és szabadságolások folyamatán túl az igénylések, jóváhagyások és helyettesítések teljes operatív életciklusát kezelik. Mindezeken túlmenően a keretrendszerbe könnyedén beemelhető bármilyen munkafolyamat vezérlése. Az alábbi munkafolymat típus példák a teljesség igénye nélkül mutatják be a rendszer sokrétű felhasználási lehetőségeit:

Ön dönti el, hogy milyen folyamatokat fog használni: alapértelmezésben a modul tartalmazza a szabadságkezelés, hiányzás, igénylés és jóváhagyások folyamatait, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve. Amennyiben másmilyen folyamatokat kíván bevezetni, úgy természetesen erre is van lehetőség.

Munkavállalói TÖRZSEK

Az xFLOWer Cloud alapból tartalmazza a munkavállalói törzsadatok kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen adatokat szeretne kezelni. Így felveheti a munkvállalók lábméretét, nyelvtudását, képzettségeit, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítni, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie a munkavállalói adatokat.

Ha Ön nem csak "sima" adattörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon, munkaórák stb.), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható a HR törzsön kívül akár Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

gyakorlati példa

  1. Feladatok és munkatársak rögzítése – a modulban meghatározandó, hogy mely folyamatlépésekhez milyen feladatok kapcsolódnak valamint, hogy ezek elvégzése mennyi időt és pontosan milyen készségeket igényel.
     
  2. Folyamat vagy projekt indítás – A modul az előre meghatározott készségek és felelősségi körök alapján megállapítja, hogy mely munkatársak számára osztható ki a feladat illetve kik azok, akiknek mindenképpen részt kell venniük a folyamatban, például jóváhagyóként.
     
  3. Feladatok kiosztása – a rendszer megvizsgálja, hogy a lehetséges résztvevők közül mely munkatársak a legkevésbé terheltek vagy nagy általános terheltség esetében azt, hogy melyik munkatárs végez a kiosztandónál alacsonyabb prioritású feladatot. Ezt követően a modul delegálja a kiválasztásra került kollégák számára a számukra kijelölt feladatokat.
     
  4. Jóváhagyás – igény esetén a modul jóváhagyásra továbbítja a feladat teljesítésére kijelölt munkavállalók listáját az illetékes vezető felé, aki jóváhagyhatja vagy módosíthatja a folyamat résztvevőit
     
  5. Értesítés – a modul a jóváhagyást követően részletesen tájékoztatja a folyamat résztvevőit új feladataikról
     
  6. Teljesítések ellenőrzése – a modul minden folyamat esetén követi az egyes feladatok, részfolyamatok teljesülését és a határidők elmulasztása vagy egyéb probléma (pl. betegállomány) esetén értesíti a felelős vezetőt. Az egyes feladatok teljesülésekor ellenőrzésre, jóváhagyásra automatikusan továbbíthatóak a felelős vezetők számára.
     
  7. Folyamat lezárása - a modul a folyamat zárásáig követi a tevékenységeket és valós idejű jelentéseket készít teljesülésükről. Amikor minden feladat teljesítésre és elfogadásra kerül, a modul lezárja a folyamatot és teljes jelentést küld az illetékeseknek.

 

azonnal használható megoldás

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud munkaerő kezelési megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül a feladatok, résztvevők, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Transzparens, nagyrészt automatizált feladat kiosztási és ellenőrzési folyamatok, amelyek csökkentik munkatársai terheltségét, munkaidőt takarítanak meg és biztosítják a precíz végrehajtást.