Munkaelosztás - CRM rendszer

Automatikus munkaelosztás

Hogyan automatizálja a workflow a feladatok kiosztását?

Szabaduljon meg a manuális delegálás költségeitől és vesződségétől!

A manuális munkaidőtervezés, szabadságkezelés és munkaerőelosztás időigényes, nagymértékű emberi erőforrást igénylő tevékenység lehet. Mindemellett a munkavállalók feladatvégzése nem rögzített, így nem kellően kontrollált: később nehéz kideríteni ki milyen feladatot végzett, mikor és milyen eredménnyel.

Workflow rendszerben minden egyes feladat felelőshöz rendelt, azaz a rendszerben előre meghatározott szereplők végeznek el adott típusú feladatokat. A legegyszerűbb módszer a felelősök – azaz a feladat végrehajtói – név vagy email cím szerinti feladathoz rendelése. Ez a megoldás azonban több problémát is felvet. Az egyik eset, amik Ilyenkor az elvégző személyében történik változás munkahelyváltás, várandósság vagy egyéb okok miatt. Ilyenkor minden egyes feladatot újra hozzá kellene rendelni az új kollégához, helyettesítőhöz. Vagy mi történik akkor, ha egy adott feladatot több szereplő is elvégezhet egy szervezeti egységen belül, például a dokumentumok érkeztetését vagy a számlák iktatását?

Fenti esetekre kínál megoldást az xFLOWer skill – azaz kompetencia – alapú feladatkiosztási funkciója. Ilyen esetekben az egyes munkakörökhöz rendelhetünk különféle kompetenciákat, majd a feladatoknál megjelölhetjük, pontosan milyen kompetenciák szükségesek elvégzésükhöz. Az egyes munkavállalók – felhasználók  felvétele során a munkakör beállításával az xFLOWer automatikusan hozzárendeli a kollégához a szükséges kompetenciákat, aki feladatait már e logika alapján fogja megkapni a rendszertől. A munkaköri leírás változása esetében is elég egyetlen helyen jelölni a módosítást, hogy minden egyes azonos munkakörben megjelenjen. Emellett helyettesítés esetén a rendszer akár automatikusan újra delegálja a hiányzó kolléga feladatait a munkakör – azaz a skill-ek összessége – alapján.

Skill-ek, profilok, súlyok

Skill-ek

A workflow rendszer egyedi kompetenciák – skill-ek – alapján képes a munkatársak feladatainak automatikus kiosztására. Ennek köszönhetően a munkakörök meghatározását követően a feladatok kiosztása nem igényel emberi közreműködést. Minden munkakörhöz – így minden munkatárshoz – tetszőleges számú, szabadon meghatározható tartalmú skill rendelhető az egyes napi feladatok szintjén. Helyettesítés szervezése esetében a rendszer képes automatikusan megkeresni az adott feladathoz megfelelő skill-ekkel rendelkező, rendelkezésre álló munkatársakat, és újra osztani a hiányzó kolléga feladatait. Egy munkatárs feladatai akár több kollégája között is elosztásra kerülhetnek, függően a lehetséges helyettesítők rendelkezésre állásától és terheltségétől.

Munkavállalói profilok - munkakörök

xFLOWer-ben az  egyes skill-ek – azaz munkavállalói kompetenciák – csoportokba rendezhetők, így munkavállalói profilok alakulnak ki. E profilok a gyakorlatban megfeleltethetők az egyes munkakörök munkaköri leírásainak, azaz a rendszerben felépíthető minden egyes munkakör, amit a workflow a vállalatnál támogat. Ennek köszönhetően komplex ügyek, tevékenységláncok is delegálhatók az egyes profilok számára, valamint a szervezeti, munkaköri változások is leképezhetők a profilok módosításával – egyetlen módosítással minden profil módosul, így időt takarít meg. A profilok egyben a rendszerhez tartozó jogosultságokat is tartalmazzák, amelyekkel meghatározható, hogy mely munkakörök mely folyamatokban pontosan mihez férhetnek hozzá és mihez nem. Ez vonatkozhat dokumentumokra, adatokra, a rendszer egyes funkcióira, vagy akár további társrendszerekre is. Mivel az xFLOWer támogatja az SSO technológiát – azaz az egyetlen felhasználói azonosítóval több rendszerbe valló belépés lehetőségét – akár társrendszerek esetében is képes a munkakörhöz igazítani a felhasználók hozzáféréseit. Emellett természetesen lehetőséget biztosít arra is, hogy a felhasználók egyetlen azonosító és jelszó kombináció megadásával több, vagy minden szükséges rendszerhez hozzáférjenek. További biztonsági elemek beépítésével – mint például többlépcsős azonosítás, SSH csatorna, stb. – pedig garantálható az adatok és felhasználók teljes biztonsága is.

Egyenletes munkateher-elosztás

Az egyes tevékenységekhez súlyszámok rendelhetők, így az egyes tevékenységek fontossági sorrendje, nehézségük, elvégzésükhöz szükséges idő és további tulajdonságaik is súlyozhatók. Az xFLOWer automatikus feladatkiosztás esetében figyelembe veheti az egyes feladatokhoz tartozó súlyszámokat, vagy akár az egyes súlyszámok átlagait. Így Nem csak időrendi, hanem fontosság szerint is megvalósítható automatikus feladatkiosztás. Továbbá az egyes munkatársakra eső munkateher nagysága is mérhető, a feladatkiosztás ehhez is igazítható. Azaz a rendszer nem csupán a feladatok száma szerint végzi a terheléselosztást: hiába van valakinek csak két feladata, másnak pedig tíz, ha két nagy terhelést jelentő feladat áll szemben tíz, csekély terhelést jelentő feladattal, a rendszer az összességében kevésbé terhelt kolléga számára fogja kiosztani a következő feladatot.

Projekt menedzsment szoftver

Hiányzás és helyettesítés

Az xFLOWer többféle lehetőséget kínál a helyettesítések szervezésének támogatására, akár automatizációjára. Alapesetben a hiányzás tényét rögzíteni szükséges a rendszerben. Ez történhet a munkavállaló által – pl. szabadságigénylés – vagy a munkáltató által – pl. betegszabadság – esetén. Mindkét esetben a rendszer felajánlhatja a hiányzó kolléga közvetlen felettesének – vagy más illetékesnek – az adott időszakra rendelkezésre álló, megfelelő kompetenciákkal bíró kollégák listáját. A kiválasztott kollégák megkapják a hiányzó munkatárs feladatait; ezeket a rendszer automatikusan osztja ki számukra. Más esetben ez teljesen automatikusan is történhet: ilyenkor a rendszer választja ki az előbbi listából a helyettesítőket, majd kiosztja számukra a hiányzó feladatait.

 

xFLOWer vállalati rendszer

Szabadságigénylés és jóváhagyás

xFLOWer-ben kezelhetők a kollégák szabadságigénylései, illetve azok jóváhagyási folyamatai is. Igénylő bárki lehet, aki megfelelő jogosultsággal rendelkezik, míg a jóváhagyók köre és a jóváhagyás módja is egyedileg alakítható ki. Így megvalósítható például többszemes, többkörös, vagy akár N/M típusú szabadságjóváhagyás is. Az ügyintézés eleve gyorsabbá válik a papíralapú működéshez képest, ezen túlmenően azonban a jóváhagyások akár párhuzamosíthatók is , tovább gyorsítva a jóváhagyási folyamatot ezáltal.

CRM rendszer - munkaelosztás

Jelenléttervezés, munkarendek

Az xFLOWer lehetőséget biztosít az erőforrások tervezésére is, ideértve a humánerőforrás jelenlétét és munkarendjét. Akár minden egyes munkavállaló esetében külön beállítható munkaidejük és munkarendjük, túlórakeretük vagy akár munkaidőkeret is rendelhető hozzájuk. A szokásostól eltérő munkaidő-tervezés esetében a rendszer figyelembe veszi e rendelkezésre állásokat, tervezett szabadságokat, akár a hétvégéket és ünnepnapokat is a jelenlét, a munkaidők, illetve a helyettesítések tervezésekor.

Projekt menedzsment szoftver

Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.

Projekt menedzsment szoftver

Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.

automatikus feladatkiosztás és átadás - gyors, pontos, kiszámítható működés.

A feladatkiosztás automatizálása során egyrészt megszabadulhatunk a manuális delegálás okozta problémáktól és többlet terheléstől, másrészt akár a szabadságok, helyettesítések kezelését is automatikussá tehetjük. Eközben a munkaidő és jelenléttervezés oldalán is támogatjuk a gyors, pontos munkavégzést, az egyes feladatok részleges automatizációjával.

szeretne többet tudni? VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    Felhasználási esetek