Minőségbiztosítási folyamatok kezelése

Mindig azonos minőség, kevesebb hiba, kevesebb költség

Konzisztens szolgáltatás

Megfelelő minőségbiztosítási rendszer kialakításával elérhető, hogy ügyfelei mindig azonos határidőkkel, mindig ugyanolyan magas minőségű szolgáltatást kapjanak.

Hibaszámok csökkenése

A minőségbiztosítási folyamatok kezelése kiterjedhet a hibák kezelésére is, azonban már önmagában is jelentősen csökkenti a hibalehetőségek számát.

Standard működési folyamatok

Különféle standard működési modellek kezelése: ISO, TQM, Six Sigma, EFQM, hogy csak néhányat említsünk. Ne csupán dokumentálja, használja is a tanúsítványnak megfelelő üzleti folyamatokat cégében!


Mindig azonos szintű szolgáltatások - mindig elégedett ügyfelek!

Ügyfeleink, vásárlóink megtartásának alapja, hogy elégedettek a tőlünk kapott szolgáltatással, vásárlási élménnyel. Ugyanakkor még nagyobb csalódást okoz, ha a második vagy sokadik tranzakció esetében már nem a megszokott minőséget hozzuk, legyen szó a szolgáltatás, termék vagy akár a kiszolgálás minőségéről. Ezért kiemelten lényeges, hogy az ügyfeleinket is közvetlenül érintő tevékenységeket úgy tervezzük meg - és felügyeljük kivitelezésüket - hogy a mindig magas szintű kiszolgálás biztosított legyen. Ennek megvalósításához alapvetően két összetevő szükséges: jól megtervezett rutinok, eljárások (azaz üzleti folyamatok) és egy olyan rendszer, amely mindig pontosan ugyanúgy, mégis az egyes helyzetekhez alkalmazkodva gondoskodik a megtervezett folyamatok végrehajtásáról. Az xFLOWer minőségbiztosítás rendszerben egyedileg modellezhetők azok az üzleti folyamatok, amelyeket, a közvetlen ügyfélkapcsolatot is fenntartó szerepkörök számára tervezünk. Így megvalósítható, hogy a szolgáltatások vagy a vásárlási élmény mindig azonos szinten, megfelelő minőségben kerüljön kivitelezésre, hiszen a rendszerben meghatározhatók feladatok, határidők, kommunikációs formák és ezek ideje valamint minden olyan további lépés, amire szükség lehet egy ilyen szerepkörben. Természetesen a rendszer az előre meghatározott folyamatokon mindig végigmegy, a felhasználók nem változtathatják meg a folyamatokat (kizárólag megfelelő jogosultságokkal rendelkező kollégák képesek erre) így biztosítható, hogy ne legyen eltérés a tervezett és a kivitelezett tevékenységek között.

 

Kevesebb hiba, kevesebb költség - nagyobb elégedettség

A legjobbakkal is előfordul, hogy hibáznak, hiszen emberek vagyunk. Ugyanakkor ügyfeleink meglehet kevésbé toleránsak az őket is érintő hibák tekintetében, különösen, ha az például határidő csúszáshoz, vagy minőségi kifogáshoz vezet. Ilyen esetben egyrészt az emberi tevékenységek minél pontosabb definiálása és megvalósításuk felügyelete, valamint az egyes tevékenységek automatizációja segíthet. Természetesen nem automatizálható minden tevékenység, követhető viszont, hogy mely emberi tevékenység hogyan, miképpen valósult meg. Az xFLOWer minőségbiztosítás moduljában mindkét módszer megvalósítható. Biztosíthatjuk a munkatársak feladatvégzésének követését valós időben - és előre meghatározott folyamatok mentén, melyeket a rendszer mindig ugyanúgy futtat - és automatizálhatunk olyan ismétlődő, manuális feladatokat, amelyek a munkavállalók számára unalmasak, frusztrálók. Az automatizált rendszerben viszont az ilyen feladatok sokkal gyorsabban valósulnak meg, így nem csupán a kollégák válláról vehetünk le olyan terheket, amellyel nem teremtenek hozzáadott értéket, ügyféloldalon pedig gyorsabb és minden esetben konzisztens megvalósítást tesznek lehetővé. Az automatizmusok a hibaszámok csökkentése illetve a felszabaduló munkaórák által jelentősen csökkentheti a szolgáltatások, egyes értékesítések költségét. Így pedig közvetlen megtakarítást eredményez, ami hozzájárul a növekedéshez, vállalata sikereihez. Mindemellett a vevői elégedettség is növekedhet, melyet megfelelő aftersales és marketing tevékenység segítségével akár kommunikációs szinten is kihasználhat a cég.

 

 

Többféle minőségbiztosítási modell kezelése

A minőségbiztosításban ma már többféle, széles körben elterjedt és alkalmazott módszertan közül válogathatunk, mint például: ISO, TQM, Six Sigma, EFQM, ESG, Lean-TPS és mások. Ugyanakkor e rendszerek kialakításán túl a legfontosabb, hogy a napi tevékenységek is a tervezett modellek, folyamatok mentén történjen. Mivel minden ilyen típusú módszertan részben vagy egészében üzleti folyamatokra épül, így ezek kezelése is szükséges a modell hatékony működtetéséhez. Ebben segít az xFLOWer akár minőségbiztosítás, akár egyéb operatív területeken. A rendszerben leképezhetők az adott modell alapján megvalósítandó üzleti folyamatok, melyek mindig ugyanúgy, azonos átfutással és határidőkkel futnak le, így biztosítva a tervezett hatékonyságnövelő és minőségbiztosítási intézkedések gyakorlati megvalósítását. Mivel szinte minden ilyen modell tartalmaz adminisztratív elemeket, így ezek kezelése is elengedhetetlen; az xFLOWer azonban ennél többet nyújt: a formanyomtatványokra vagy sablonizálható dokumentumokra épülő adminisztratív feladatok nagyrészt automatizálhatók a rendszer segítségével, így használatával erőforrások szabadulnak fel a szervezetben.

 

MIÉRT EZT A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERT VÁLASSZA?

Magas szintű szolgáltatás nyújtáshoz a résztvevők tevékenysége átlátható, eredményük mérhető és ellenőrizhető kell legyen.

Ügyféligények kiszolgálása során a vállalkozásról alkotott véleményt nagyban befolyásolja a szolgáltatások minősége. Akár termelő vagy kereskedelmi vállalkozások esetében is kapcsolódnak bizonyos szolgáltatások a teljesítéshez – például kiszállítás, tárolás, részletfizetési lehetőség, szaktanácsadás és még sok egyéb. Magas szintű szolgáltatás nyújtáshoz szükséges, hogy a résztvevők tevékenysége átlátható, eredményük mérhető és ellenőrizhető legyen.

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű munkafolyamatkezelő, ügykövető rendszer, melyet ma már a világ számos országában használnak. xFLOWer minőségbiztosítás modulja magyar és külföldi cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb rendszerrel ellentétben ez nem csak egy státuszkezelő, melyben állapotok és határidők állíthatóak, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer magyarul is használható.

 

WORKFLOW KERETRENDSZER

Az xFLOWer minőségbiztosítás modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer Cloud bármely moduljának bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer minőségbiztosítás modulja a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

 

MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI FOLYAMATOK

Az xFLOWer-ben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen minőségbiztosításhoz kapcsolódó ügyintézési tevékenység. Nem minden tevékenység értelmezhető azonban a minőségbiztosítás szintjén.
Az xFLOWer további moduljai az ajánlatok, szerződések kezelésének folyamatán túl az ügyfelek teljes operatív életciklusát kezelik:

További moduljaink segítségével pedig akár minden ügyviteli folymata kezelhető az xFLOWer Cloud rendszerben.

Ön dönti el, hogy milyen folyamatokat fog használni: alapértelmezésben az CRM ügyfélmegkeresési (visszahívás, időpontegyeztetések), az CRM-ajánlatkezelés és a CRM-szerződéskezelés folyamatot javasoljuk, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve.

MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI TÖRZSEK

Az xFLOWer alapból tartalmazza az ügyfél vagy egyéb törzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen adatokat szeretne kezelni. 

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítni, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az adatokat.

Ha Ön nem csak "sima" adazóttörzseket szeretne kezelni ( ügyféltörzs esetén pl. név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

HOGYAN MŰKÖDIK AZ XFLOWER MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS?

A fent részletezett szolgáltatások igénybevétele gyakran ügyfélszolgálaton keresztül történik, így a vevői kapcsolattartás is a minőségbiztosítási folyamat részét képzi. Az xFLOWer Cloud lehetőséget nyújt a megvalósítás mérhető minőségi mutatói, illetve saját, akár szubjektív szempontjaink alapján történő értékelésére is. A modul lehetőséget biztosít a szervezet belső minőségbiztosítási szabályzatának leképezésére illetve az egyes folyamatlépések automatizálására.

GYAKORLATI PÉLDA

  1. Megkeresés beérkezése – az ügyfélszolgálaton vagy egyéb kapcsolattartási módon beérkező ügyféligényeket, megkereséseket az ügyintézők rögzítik a modul adatbázisában.
     
  2. A rögzítéssel a modul elindítja a meghatározott szolgáltatási vagy egyéb ügyfélszolgálati folyamatokat.
     
  3. A modul kiosztja a folyamat végigviteléhez szükséges feladatokat a felelősségi és feladatkörök alapján
     
  4. A modul ellenőrzi az egyes folyamatlépések határidőre történő teljesítését, illetve az egyes részfeladatok megvalósulását is.
     
  5. A szolgáltatási folyamatról folyamatos tájékoztatást kapnak a felelősök, vezetők
     
  6. A folyamat zárásakor a modul jelentést küld a kijelölt vezető részére a kivitelezés részleteivel, ami segíti a folyamat további optimalizálását
 

AZONNAL HASZNÁLHATÓ MEGOLDÁS

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud minőségbiztosítási folyamat kezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az ügyek, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Automatizált, a szervezet egészét átfogó minőségbiztosítási folyamatok, amelyek csökkenti munkatársai terheltségét, munkaidőt takarít meg és biztosítja a precíz kivitelezést.