Mi a folyamatkezelés?

Az üzleti folyamatokról általában

Az üzleti folyamatok, folyamatkezelés és hasonló kifejezések gyakran olyan megfoghatatlan és a gyakorlatban nehezen – vagy egyáltalán nem – értelmezhető koncepciókat írnak körül, amik egy kis vagy középvállalat számára nem relevánsak, nem értelmezhetőek. Nem célunk ugyanakkor a túlzó egyszerűsítés; csupán betekintést kívánunk nyújtani ebbe az absztrakt világba. Természetesen amennyiben bővebben, mélyebben érdekli a téma, úgy állunk rendelkezésére személyesen is!

A folyamat – esetünkben üzleti folyamat – bizonyos tevékenységek láncát, avagy adott sorrend szerint egymásutániságát jelenti. Magyarán szólva, ha kitűzünk egy – gyakorlatilag bármilyen – üzleti jellegű célt, annak megvalósításához utunk több lépésen keresztül fog vezetni. Ezen lépések együttesen jelentik az üzleti folyamatot, melyben bizonyos tevékenységek tetszőleges sorrendben végezhetőek el, míg mások kizárólag egymás után következhetnek. 

Utóbbit nevezzük függő folyamatlépésnek, a szakzsargonban dependenciának. Nem kell elvont dolgokra gondolnunk, például egy beszerzési igény jóváhagyása is folyamat, ahol egymástól függő lépésekből tevődik össze egy viszonylag egyszerű lánc. Azaz pl. biztosan nem kap visszajelzést az igénylő, amíg a jóváhagyó jóvá nem hagyta vagy el nem utasította a szóban forgó igényt.

Előnyök

Automatikus feladatkiosztás és végrehajtatás

Üzleti folyamatok kezelésére workflow rendszerek szolgálnak. A workflow rendszerek alapvető tulajdonsága, hogy előre meghatározott ügymenet szerint végrehajtatják a munkatársakkal feladataikat, akár szervezeti egységeken, vagy egész szervezeteken átívelően. Az egyes tevékenységekhez konkrét felelősök tartoznak, így lehetővé válik a feladatok automatikus kiosztása. Emellett a rendszer felügyeli a feladatok végrehajtását, határidőket is és probléma esetén jelzi azt az illetékes felettesnek.

Dokumentumok és folyamatok

Kétségtelen, hogy üzleti környezetben minden dokumentum valamilyen ügyintézési feladatot, tevékenységet tesz szükségessé. Hiszen minden érkező, vagy éppen kiküldött dokumentum tartalmaz valamilyen, a vállalatra vonatkozó megállapítást, döntést, illetve további lépést indikál. Éppen ezért a dokumentumok kezelése folyamatok mentén praktikus, hiszen a dokumentumokhoz kapcsolódó tevékenységeket célszerű meghatározott üzleti folyamatok mentén kezelni. Éppen ezért az xFLOWer nem csupán workflow, hanem dokumentumkezelő motorral is rendelkezik, így átfogó megoldást kínál az üzleti dokumentumok kezelése tekintetében.

Munkafolyamat kezelő rendszer

Folyamatok és rendszerek

A workflow olyan szoftver – rendszer – amely a napi tevékenységeket vezérli előre definiált, kötött üzleti folyamatok futtatásán keresztül. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden munkatársa mindig pontosan tudni fogja mi a teendője, milyen határidővel, mely dokumentumokat kell használnia, a rendszer pedig betartatja a határidőket, felügyeli a tevékenységeket. Ezen túlmenően tetszőleges jelentéseket készít a munkatársak teljesítményéről vagy egyéb releváns adatokról is. Egy workflow rendszer mindezeken túlmenően képes automatizálni az egyes tevékenységeket, döntéseket, így időt és pénzt spórol vállalata számára.
A felhő alapú információs technológiák lehetővé teszik akár nagyvállalati szintű szoftverek és rendszerek használatát havidíj ellenében anélkül, hogy magas beruházási költségű hardver vagy szoftverberuházást igényelnének. A mai igényeknek megfelelően kialakított, rugalmas megoldások lehetővé teszik, hogy minden olyan feladatot, amelyet korábban például csak a vállalat irodájából lehetett elkészíteni, immár szabadon, helyhez kötöttség nélkül lehessen elvégezni. 

Folyamatkezelő CRM rendszer

Üzleti folyamatok automatizációja

A kompetitív piac és az új technológiai megoldások versenyképességük növelésére kényszerítenek minden vállalkozást. Ennek kézenfekvő módja a repetitív feladatok automatizálása, így jelentős megtakarításokat érhetünk el. Megfelelően kialakított automatizációs stratégia által alacsonyabb költségek mellett magasabb szinten szolgálhatjuk ki ügyfeleinket, legyen szó termelő, kereskedő vagy szolgáltató vállalkozásról.

Más automatizációs megoldásokkal szemben, melyek csak egy-egy területen tesznek lehetővé automatikus működést a workflow rendszerek átfogó megoldást nyújtanak az üzleti folyamatok automatizálására. Legyen szó döntésekről, adatmozgatásról, dokumentumok készítéséről, jóváhagyásáról, IT rendszerek összekötéséről vagy akár számlák iktatásáról és kezeléséről, e tevékenységek – egy része vagy akár egésze is – automatizálható workflow rendszer segítségével.

Workflow rendszer - problémamegoldás

Üzleti poblémák megoldása workflow rendszerrel

  • Van olyan munkafolyamat az Ön cégénél melynek működésével nem teljesen elégedett?
  • Hiába vannak IT rendszerei mégis e-mailekben kérik egymás jóváhagyását a munkatársai?
  • E-mailben tájékoztatják a munkatársai egymást az elvégzendő feladatokról és határidőkről?
  • Vannak olyan feladataik, melyeket még mindig excel táblában kezelnek?
  • Nehéz vagy szinte lehetetlen összeszedni, hogy egy adott témában milyen e-maileket kaptak / küldtek (egy-egy ügyfélnek, projektről, stb.)
  • Fogalma sincs arról ki dolgozik jobban / rosszabbul?
  • Ki van szolgáltatva néhány kulcs-kollegáknak, mert csak ők tudják mit melyik „fiókba” szoktak tenni?
  • Úgy érzi, hogy nem tudja felügyelni az cége által szolgáltatott minőséget?
Projekt menedzsment szoftver

Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.

Projekt menedzsment szoftver

Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.

xFLOWer működés közben!

5 perc alatt mindent

Néhány perc alatt meg lehet rajzolni és működésre lehet bírni egy egyszerű (pl.: beszerzési) folyamatot. 
Képzelje el milyen hatékonyan lehet egy céget felépíteni, ha nem 1*5 percet, hanem hetente néhány órát szán erre?

Mindezen problémák megoldása: jól kialakított munkafolyamatok és az azokat kezelő workflow rendszer bevezetése

A workflow rendszerben szervezetten, előre meghatározott sorrendben végzik feladataikat a munkatársak, előre meghatározott felelősségi körök, döntések, jóváhagyások és egységes dokumentumok segítségével. Kezelői szinten az előre kialakított üzleti folyamattól eltérni nem lehet, így biztosított, hogy minden munkatárs konzisztens minőségben végezzen el egy adott feladatot, adott határidőre. Ennek megfelelően az elvégzett munka egységes, nyomon követhető és eredménye visszakereshető, azaz a szervezeten belüli transzparencia is szignifikánsan növelhető a rendszer bevezetésével.

Felhasználási esetek

Workflow alapú terméklistázás

Ügyfelünk Magyarország egyik legjelentősebb áruházlánca. Havonta több ezer termék kerül be rendszereikbe, illetve ugyanennyi ki is esik, azaz évente százezernyi termék listázását és adataiknak rendszereken keresztüli mozgatását teszi szükségessé.

Elolvasom

Behajtási folyamatok kezelése

Távközlési szolgáltatást nyújtó ügyfelünk a kintlévőségkezelési folyamatait automatizálta alkalmazásunkkal, ezzel javította a pénzügyi mutatóit, rengeteg Excel táblát és munkaerőt spórolt meg.

Elolvasom

többet szeretne tudni? lépjen velünk kapcsolatba!