Megrendelések kezelése

Megrendelés kezelő program

A beérkező megrendelések kezelése meghatározó a sikeres működés tekintetében. Gyors, az ügyfelek számára mindenben megfelelő megrendelés kezelési folyamat kialakítása alapvető szükséglet az operatív működés támogatására. A megrendelések kezelése egyszerre jelent adminisztrációs, logisztikai és jogi feladatokat, ezért ezek koordinálása, vezérlése, követése minden vállalatnál szükségszerű tevékenység.

Miért ezt a megrendelés kezelő programot válassza?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű folyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek MEGRENDELÉSKEZELŐ modulja magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb megrendelés kezelő programmal ellentétben ez nem csak egy megrendelés-nyilvántartó, melyben státuszok és határidők állíthatóak, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer megrendelés kezelő magyarul is használható.

Mikor NE az xFLOWer megrendelés kezelő programot válassza?

xFLOWer nem egy ERP rendszer. Nem kezel raktárt / készletet, nem vezérli a gyártást, nem elsődleges feladata a számlázás, nem támogatja a pénzügyi elemzéseket. xFLOWer olyan vállalatoknak hasznos megoldás, ahol az előbb említett alap vállaltirányítási feladatok megoldottak vagy informatikai támogatásuk nem szükséges. Ha Ön raktárkezelő, logisztikai vagy számlázó programot keres, akkor nem jó helyen jár.

Megrendelés kezelő program – a CRM keretrendszer része

xFLOWer megrendelés kezelő modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatók, bővíthetők!

Az xFLOWer megrendelés kezelő program egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer megrendelés kezelő program bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer megrendelés kezelő program kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Megrendelés kezelő program folyamatai

xFLOWer megrendelés kezelő programban mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen megrendeléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység. A megrendelési folyamatok nem érnek véget egy megrendelés iktatásán. Az igényei szerint az alvállalkozókkal, beszállítókkal, gyártással, szállítókkal, mérnökökkel, hatóságokkal történő teljes ügyintézést végigköveti.

A megrendelés kezelő program a megrendelési tevékenység teljes operatív életciklusát kezeli:

• Kapcsolattartás a partnerekkel:
• HR
• alvállalkozók
• raktár
• gyártás
• szállítmányozás
• mérnökök
• stb.
• Egymáshoz kapcsolódó megrendelések folyamatainak összekapcsolása
• Megrendelési résztevékenységek jóváhagyási folyamatai: demo, prototípus, időpontok. dokumentációk, grafika, stb.
• E-mail visszajelzések a különböző résztvevőknek
• Csoportmunka támogatás
• Megrendelési részfolyamatok koordinálása különböző informatikai rendszerek között (pénzügy, beszerzés, gyártás, logisztika)
• Ajánlatok – szerződések – megrendelések összekapcsolása!
• Egyedi ügyféligények követése az általános tevékenységekhez képest!
• Megrendeléscsomagok kezelése (különböző altermékek csomagban történő értékesítése)!
• Időpont-egyeztetések!
• Munkalapok kezelése – ha például szükséges előzetes helyszíni ügyfélegyeztetés!
• Szolgáltatások / megrendelések módosításának folyamatai!
• Partnerek – partnermenedzserek közti kommunikációs folyamat!

Ön dönti el, hogy milyen Megrendelés kezelési folyamatokat fog használni! Alapértelmezésben az alábbi tevékenységláncot javasoljuk: 

• ajánlatkérés – szerződéskötési folyamat indítja a megrendelési folyamatot
• résztevékenységek önálló folyamatként indulnak (raktár, gyártás, logisztika, alválallkozók, stb.)
• visszajelző folyamatok koordinálása az egyes szervezetek közti (belső határidők, ügyfél felé kommunikált határidők)
• ellenőrzés (gyártás, erőforrások, minőség, időpontok)
• jóváhagyás (ügyfélnek kiadható, prototípus ok, design ok, stb.)
• visszajelzések kezelése
• lezárás – gyártási folyamat indítása
• jelentéskészítés

A fentieket természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve tudja használni. Olyan űrlapokkal (beviteli mezők), sablonokkal (előre elkészített word file-ok) amelyeket Ön elképzel. Mivel xFLOWer egy folyamatkezelő rendszer, ezért a fenti tevékenységsorozat tetszés szerint szűkíthető / bővíthető, pillanatok alatt megoldható például:

• értékfüggő jóváhagyás
• hatszemes jóváhagyás
• automatikus e-mailek az ügyfélnek kialakítása
• csoportmunka támogatás
• stb.

Megrendelés kezelő program törzsek

Az xFLOWer Megrendelés kezelő program alapból tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen a megrendelésekkel kapcsolatos adatokat szeretne kezelni. Így felveheti természetesen a kereskedelmi adatok: cégméret, földrajzi adatok, vásárlási potenciál, telephelyek, kapcsolattartók túl a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagyok politikai kapcsolatait is rögzítheti. Természetesen az Ön által kínált szolgáltatáshoz / termékhez tartozó információk egyedi ajánlatok szintjén is kezelhetőek, illetve a szolgáltatás típusától függően eltérő adatokat tartalmazhat. Például kialakítható:

• Napelemeket árul: négyzetméter, fogyasztás-kw, épület tájolás, stb.
• Nyílászárókat árul: méret, anyag, zsanér, kilincs, hangszigetelés, szín, stb.
• Medikai szolgáltatást árul: terem / orvos / időpont / szükséges orvosi eszközök, stb.
• Borokat árul: ország, régió, borász, évjárat, minőség, díjak, stb.
• Telefonokat árul: gyártó, típus, évjárat, használtság foka, oprendszer, tartozékok, stb.
• stb.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket. Ha Ön nem "sima" ügyféltörzset szeretne csak kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. A megrendelés kezelő program folyamatai minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak

Miért hasznos a megrendelés kezelő program?

Bármely megrendelés elkészítése / legyártása / szállítása során kiemelten lényeges, hogy a különböző párhuzamos szálak összehangoltan kapcsolódjanak egymáshoz. A megrendelés koordináló munkatársak mindig megfelelő információval rendelkezzenek, a vevő mindig helyes és elégséges visszajelzést kapjon. A modul kezeli az előre elkészített dokumentum sablonokat, meghatározott tevékenységeket és résztvevőket egyaránt, ugyanakkor biztosítja a megrendelések utókövetését és hatékonyságát vezetői jelentések készítése útján.

Hogyan működik a megrendeléskezelő?

Az alábbi példán keresztül láthatjuk a megrendeléskezelő program modul működését:

1. Megrendelés beérkezése – a rendszer rögzíti a megrendelés adatait, melyek ügyféladatokból, konkrét igényekből és egyénileg meghatározott adatokból állhatnak. A megrendelés beérkezéséről visszajelzést küld az ügyfél felé.
    
2. Amennyiben az ajánlatok kezelése is xFLOWer-ben támogatott, úgy sok esetben az ajánlatkezelési folyamat indítja, de összekapcsolható web-shoppal vagy más automatizált előkészítő rendszerekkel is (pl. telefonos megrendelő).
    
3. Feladatok kiosztása – A rendszer minden résztvevő számára kiosztja a megrendelés részfeladatait – pl. felmérés, költségszámítás, vállalási határidő megállapítása, önköltség számítás.
   Egyéb szereplők: Raktár, gyártás, logisztika, alvállalkozók, stb.  
    
4. Megrendelési adatok rögzítése – A meghatározott feladatok elkészültét követően, illetve azzal párhuzamosan a rendszer rögzíti a megrendelési sablonban a keletkezett adatokat.
    
5. Visszajelző folyamatok – Az egyes szervezeti egységek közti altevékenységeket össze kell fogni, minden résztvevőnek tudnia kell mikor, milyen tevékenységei vannak.
    
6. Ellenőrzés – A folyamatlépések során az Ön cége felépítésének megfelelően különböző ellenőrzési pontokat kell beiktatni, és az eredmény alapján visszajelezni vagy riasztást adni a többi szervezet, koordinátorok felé: gyártás, erőforrások, raktár, minőség időpontok, reklamációk   
    
7. Visszajelzések kezelés – az egyes szervezeti egységek, beszállítók, ügyfél által érkező visszajelzéseket a megrendelés különböző szakaszaiban eltérő módon kell kezelni.
    
8. Folyamat lezárása – A megrendelési folyamat különböző módokon  kerülhet lezárásra, van amikor az ügyfél konkrét visszajelzést ad annak elfogadásáról vagy elutasításáról, van ahol ez automatikus (megkapta kifizeti). Elfogadás esetén nincs további teendő vagy folyamat, míg elutasítás, reklamáció vagy módosítási tevékenység esetén a rendszer továbbíthatja az elintézésért felelős kollégák felé.
    
9. Jelentéskészítés – a folyamat lezárását követően a rendszer előre meghatározott, igény szerint kialakított jelentést küld a vezetőség illetve a felelősök számára az ajánlatadás eredményéről, költségéről, határidők betartásáról.

Azonnal használható megrendelés kezelő program

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud megrendelés kezelési megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az ügyek, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára. A megrendelők ennek köszönhetően gyorsan, egységes arculattal és a vállalt határidők pontos betartása mellett kapják kézhez megrendelésüket.

Az eredmény? Gyorsabb, hatékonyabb ajánlatkezelési folyamat és automatizáció, ami leendő ügyfelei elégedettségét, terméke vagy szolgáltatása hozzáadott értékét növeli.