Workflow alapú költségelszámoló rendszer

Hatékony átláthatóság, automatizálható feladatokkal!

Költségigénylések kezelése

 céges költségek, költségtérítés igénylése sok szereplő együttes munkáját igénylik. Bizonyos munkakörökhöz csak adott típusú és mértékű költségek igényelhetők, míg egyes költségek mérlegelés alapján jóváhagyhatók vagy elutasíthatók. Az xFLOWer minden munkavállaló és vezető számára egységes, testre szabható költségigénylési felületet biztosít, amely mögött egyedileg kialakított jóváhagyási és elszámolási folyamatok állnak. xFLOWer - el a költségigénylések akár automatizálhatók is, így időt és energiát spórol vállalata számára. Kattintson és tudjon meg többet!

Költség igények jóváhagyása

A belső jóváhagyások kezelése a költség igények jóváhagyására illetve elutasítására is kiterjed. Létezik olyan rendszer, ami gondoskodik róla, hogy minden költségigény a megfelelő jóváhagyóhoz kerüljön? Vagy akár automatikusan ellenőrzi a jóváhagyandó igényeket és automatikusan elutasítja, ha megadott szempontok alapján nem megfelelő? Vagy ami automatikusan jóváhagy bizonyos költségeket beállítás szerint? Az xFLOWer mindezt egyben kínálja - kattintson és tudjon meg többet!

Költség bizonylatok kezelése

A bizonylatkezelés sok manuális, adminisztratív feladattal járhat, amely jelentősen növeli a bér terheket. Az xFLOWer workflow rendszer bizonylatkezelés funkcióival azonban a bizonylatok érkeztetése, ellenőrzése, továbbküldése és jóváhagyása azonban egységes rendszerben kezelhető, előre kialakított üzleti folyamatok mentén. Természetesen többféle bizonylat kezelése is lehetséges: akár minden bizonylat típusra külön, egyedi üzleti folyamat alakítható ki, így a rendszer rugalmasan követi a bevált operatív működést. Sőt, a legtöbb feladat automatizálható is xFLOWer - el! Érdekli? Kattintson és tudjon meg többet!


Mi a workflow? Demo igénylés

Kezelje költségigényeit átlátható, egységes rendszerben!

A költségigénylési szabályzatok általában nagy részletességgel taglalják, hogy mely munkakörhöz milyen típusú költségek kapcsolódhatnak, azokat milyen esetben kinek szükséges jóváhagyni, azaz, hogy a szervezet mely szintjén és költséghelyén szülessen döntés az adott igény jóváhagyásáról vagy elutasításáról. Az xFLOWer a költségigénylési folyamatokat akár szerep vagy munkakörök szintjén is támogatja, azaz eltérő igénylési és jóváhagyási lépések határozhatók meg minden egyes munkakör esetében. A rendszer azonban ennél sokkal többet nyújt: egyrészt automatizálhatók olyan feladatok a költségigénylés során, amelyek nem feltétlenül igényelnek emberi beavatkozást. Másrészt a költségigénylési folyamatokat teljességében kezeli, akár szervezeti egységeken átívelő folyamatokon keresztül. Például amennyiben egy igényelt költség jóváhagyásra került és realizálódott, szükséges a pénzügyi elszámolás elkészítése, a keletkezett számlák könyvelése, iktatása és esetleg további kezelése is. A rendszerben mindez leképezhető és akár automatizálható is. Természetesen az xFLOWer univerzális, ennek megfelelően nem kizárólag költségigénylési folyamatait kezelheti vele. Legyen szó CRM, ticketing, dokumentumkezelési, jóváhagyási vagy bármilyen más üzleti folyamatról, az xFLOWer rendelkezésre áll! Lépjen velünk kapcsolatba és tekintsen meg egy testreszabott bemutatót!

 

 

További tájékoztatásBemutató igénylés

 

Egyedi költség jóváhagyási folyamatok

xFLOWer - ben minden típusú üzleti folyamat kezelhető, így szabadon kialakítható, hogy mely költségigényekhez milyen jóváhagyási folyamatot rendelünk. A rendszer könnyen és gyorsan alkalmazkodik a vállalat szabályzataihoz; azok akár informatikai tudás nélkül is leképezhetők benne, üzleti folyamatokként definiálva. Sőt, akár különféle profilok is kialakíthatók munkakörökhöz vagy más egyéb szempontokhoz rendelten. Ennek megfelelően a munkavállalók adott csoportjai mindig egyazon jóváhagyási folyamat mentén mennek végig költségigénylés esetén. Az xFLOWer azonban még ennél is többet nyújt: előre meghatározott szabályok szerint akár automatikusan is képes jóváhagyni vagy elutasítani költségigényeket. Megadható értékhatár is az automatikus jóváhagyásokhoz: ha például egy adott munkakör dolgozói havonta 10000 Ft értékben indíthatnak beszerzéseket, akkor a megadott összegig a rendszer automatikusan jóváhagyja igényeiket, amikor a keret kimerül, akkor viszont automatikusan elutasítja azokat. Természetesen a rendszer ellenőrzi, hogy az adott igénylő jogosult - e az adott költség igénylésére és amennyiben nincs megfelelő jogosultság, úgy minden más körülménytől függetlenül elutasíthatja azt (például az adminisztrátor kolléga nem rendelhet a gyártáshoz szükséges olajat magának, akkor sem, ha az értékhatár alatt lenne, a beszerző kolléga viszont bármikor igényelhet ilyen típusú költséget, hiszen az ő feladata az operatív munkához szükséges anyagok, eszközök biztosítása). Lépjen velünk kapcsolatba és ismerje meg, hogyan kezelheti hatékonyabban költségigénylési folyamatait!

 

További tájékoztatásBemutató igénylés

 

Minden bizonylat kezelése - akár automatizáltan!

Az xFLOWer workflow gondoskodik a jóváhagyott költségigények bizonylatainak kezeléséről is. Amennyiben a teljes költségigénylési folyamat a rendszerben kerül kezelésre, úgy az igénylés, az ajánlat és szerződés típusú dokumentumok összerendelhetők a bizonylatokkal. Mit jelent ez a gyakorlatban? A rendszer így automatikusan képes ellenőrizni, hogy egy adott igényléshez beérkező bizonylat adatai megfelelnek - e például a szerződéses adatoknak. Így elkerülhető a túlszámlázásból, nem megfelelő teljesítésből adódó problémák, mivel a rendszer eleve nem fogadja be a hibás bizonylatokat. Természetesen a rendszerben kezelhetők az elutasításra került bizonylatok is; tetszőlegesen kialakított további ügyintézési folyamat mentén kezelhetők az elutasított bizonylatok, teljesítési igazolások. Ennek köszönhetően az xFLOWer rendelkezésre áll az összes ilyen típusú folyamat kezelésében sőt, további ügyintézési folyamatok is kezelhetők a rendszerben: akár a teljesítési igazolások jóváhagyása, akár más, a költségigénylésektől független folyamatok is leképezhetők a rendszerben. Ismerje meg az xFLOWer-t, igényeljen ingyenes, kötelezettségmentes bemutatót!

 

További tájékoztatásBemutató igénylés

 

AUTOMATIZÁLT KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS - HATÉKONY ÁTLÁTHATÓSÁG

A vállalati szabályzatokban illetve jogszabályban rögzítetteknek megfelelően az alkalmazotti költségek elszámolását biztosítani szükséges. Az igénylés, adminisztráció és jóváhagyás manuálisan elvégezve súlyos adminisztrációs terhet ró a vállalkozásra anélkül, hogy hozzáadott értéket teremtene. Ugyanakkor szükséges, hogy a költségek mértéke, célja és eredménye transzparens, tervezhető és fenntartható maradjon. Így megelőzhető az eredménytelen költekezés, hiszen átláthatóvá válik, hogy milyen költség hozta meg az elvárt eredményeket (például értékesítési és marketing költségek esetében) és a cash flow tervezés is könnyebbé válik.

 

MI AZ XFLOWER KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS?

Az xFLOWer Cloud költségelszámolás modulja lehetővé teszi az elszámolási folyamat teljes körű kezelését, beleértve az igénylés, a jóváhagyás és a bizonylatkezelés tevékenységeit is. A keletkező bizonylatok és egyéb releváns dokumentumok automatikusan archiválásra kerülnek, biztosítva a dokumentumok ügyenkénti visszakeresését. A modul támogatja a többkörös jóváhagyások végig vitelét is, így a szervezet különféle szintjein történő jóváhagyási folyamatok is megvalósíthatóak.

 
 

MIÉRT EZT A KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSI RENDSZERT VÁLASSZA?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű munkafolyamatkezelő, ügykövető rendszer, melyet ma már a világ számos országában használnak. xFLOWer költségelszámolás modulja magyar és külföldi cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb hasonló rendszerrel ellentétben az xFLOWer nem egy elszigetelten működő, funkcionális szoftver, hanem egy összetett, teljeskörű vállalati folyamatvezérlő szoftvercsomag, amely rugalmas, egyszerűen használható és a felhasználó igényei alapján kerül kialakításra.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer CRM magyarul is használható.

 

KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS KERETRENDSZER

xFLOWer költségelszámolás modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer költségelszámolás modul egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer költségelszámolás bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer költségelszámolás modulja a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

 

KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSI FOLYAMATOK

Az xFLOWer költségelszámolás modulban mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
A költségelszámolási folyamatok nem érnek véget a költségek jóváhagyásánál. Az xFLOWer költésgelszámolás modulja a jóváhagyásra váró költségek kezelésén túl a teljesülések, költségek eredményei, számla jóváhagyási és egyéb kapcsolódó folyamatokat is kezelnek. További modulok segítségével pedig más, akár az egész szervezeten átívelő folyamatok is vezérelhetőek:

Ön dönti el, hogy milyen költéségelszámolási folyamatokat fog használni: alapértelmezésben  a jóváhagyási és számlakezelési folyamatokat javasoljuk, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve.

KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS DOLGOZÓI ADATTÖRZSEKKEL

Az xFLOWer alapból tartalmazza a dolgozói törzsadatok kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen adatokat szeretne kezelni. Így felveheti az igénylők munkaidejét, utazási céljait vagy épp nyelvtudását is.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az adatokat.

Ha Ön nem csak "sima" dolgozói törzset szeretne kezelni (név, cím, telefon, beosztás, email…), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

HOGYAN VEZÉRLI AZ XFLOWER A KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSI FOLYAMATOKAT?

UTAZÁS ENGEDÉLYEZÉSI PÉLDA AZ ÉRTÉKESÍTÉSI SZERVEZETBEN

  1. Igény felmerülése – Az értékesítő munkatárs az ügyfélnél tartandó tárgyaláshoz utazási költséget igényel. Igényét indokolja és számszerűsíti, megjelöli célját, majd rögzíti az igényt.
     
  2. Előre meghatározott igények – A modulban előre meghatározhatóak a használni kívánt igénytípusok, mint például utazás, konferencia részvétel, promóciós költség igények, stb. A modul az igény fajtája alapján megállapítja, hogy egy vagy többkörös jóváhagyás szükséges és továbbítja az igényt a jóváhagyók felé.
     
  3. Többkörös jóváhagyás esetén a modul felügyeli, hogy minden szinten a folyamat szerint történjenek meg a jóváhagyások.
     
  4. Elfogadás vagy elutasítás – a modul rögzíti a visszaérkező jóváhagyást vagy elutasítást és értesíti az igénylőt, igény szerint indoklással ellátva.
     
  5. Elfogadott igény esetén a modul elkészíti és rögzíti a bizonylatokat és az egyéb, meghatározott adatokat és dokumentumokat a belső szabályzatokban és a jogszabályoknak megfelelően.
     
  6. Archiválás – a modul archiválja az igénylés során keletkező dokumentumokat, így azok később visszakereshetőek.