Automatizált költségelszámolás - hatékony átláthatóság

A vállalati szabályzatokban illetve jogszabályban rögzítetteknek megfelelően az alkalmazotti költségek elszámolását biztosítani szükséges. Az igénylés, adminisztráció és jóváhagyás manuálisan elvégezve súlyos adminisztrációs terhet ró a vállalkozásra anélkül, hogy hozzáadott értéket teremtene. Ugyanakkor szükséges, hogy a költségek mértéke, célja és eredménye transzparens, tervezhető és fenntartható maradjon. Így megelőzhető az eredménytelen költekezés, hiszen átláthatóvá válik, hogy milyen költség hozta meg az elvárt eredményeket (például értékesítési és marketing költségek esetében) és a cash flow tervezés is könnyebbé válik.

 

Mi az xflower költségelszámolás?

Az xFLOWer Cloud költségelszámolás modulja lehetővé teszi az elszámolási folyamat teljes körű kezelését, beleértve az igénylés, a jóváhagyás és a bizonylatkezelés tevékenységeit is. A keletkező bizonylatok és egyéb releváns dokumentumok automatikusan archiválásra kerülnek, biztosítva a dokumentumok ügyenkénti visszakeresését. A modul támogatja a többkörös jóváhagyások végig vitelét is, így a szervezet különféle szintjein történő jóváhagyási folyamatok is megvalósíthatóak.

 

Miért ezt a költségelszámolási rendszert válassza?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű munkafolyamatkezelő, ügykövető rendszer, melyet ma már a világ számos országában használnak. xFLOWer költségelszámolás modulja magyar és külföldi cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb hasonló rendszerrel ellentétben az xFLOWer nem egy elszigetelten működő, funkcionális szoftver, hanem egy összetett, teljeskörű vállalati folyamatvezérlő szoftvercsomag, amely rugalmas, egyszerűen használható és a felhasználó igényei alapján kerül kialakításra.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer CRM magyarul is használható.

költségelszámolás KERETRENDSZER

xFLOWer költségelszámolás modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer költségelszámolás modul egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer költségelszámolás bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer költségelszámolás modulja a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

 

Költségelszámolási folyamatok

Az xFLOWer költségelszámolás modulban mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
A költségelszámolási folyamatok nem érnek véget a költségek jóváhagyásánál. Az xFLOWer költésgelszámolás modulja a jóváhagyásra váró költségek kezelésén túl a teljesülések, költségek eredményei, számla jóváhagyási és egyéb kapcsolódó folyamatokat is kezelnek. További modulok segítségével pedig más, akár az egész szervezeten átívelő folyamatok is vezérelhetőek:

Ön dönti el, hogy milyen költéségelszámolási folyamatokat fog használni: alapértelmezésben  a jóváhagyási és számlakezelési folyamatokat javasoljuk, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve.

költségelszámolás dolgozói adatTÖRZSEKkel

Az xFLOWer alapból tartalmazza a dolgozói törzsadatok kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen adatokat szeretne kezelni. Így felveheti az igénylők munkaidejét, utazási céljait vagy épp nyelvtudását is.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az adatokat.

Ha Ön nem csak "sima" dolgozói törzset szeretne kezelni (név, cím, telefon, beosztás, email…), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

hogyan vezérli az xflower a költségelszámolási folyamatokat?

Utazás engedélyezési példa az értékesítési szervezetben

  1. Igény felmerülése – Az értékesítő munkatárs az ügyfélnél tartandó tárgyaláshoz utazási költséget igényel. Igényét indokolja és számszerűsíti, megjelöli célját, majd rögzíti az igényt.
     
  2. Előre meghatározott igények – A modulban előre meghatározhatóak a használni kívánt igénytípusok, mint például utazás, konferencia részvétel, promóciós költség igények, stb. A modul az igény fajtája alapján megállapítja, hogy egy vagy többkörös jóváhagyás szükséges és továbbítja az igényt a jóváhagyók felé.
     
  3. Többkörös jóváhagyás esetén a modul felügyeli, hogy minden szinten a folyamat szerint történjenek meg a jóváhagyások.
     
  4. Elfogadás vagy elutasítás – a modul rögzíti a visszaérkező jóváhagyást vagy elutasítást és értesíti az igénylőt, igény szerint indoklással ellátva.
     
  5. Elfogadott igény esetén a modul elkészíti és rögzíti a bizonylatokat és az egyéb, meghatározott adatokat és dokumentumokat a belső szabályzatokban és a jogszabályoknak megfelelően.
     
  6. Archiválás – a modul archiválja az igénylés során keletkező dokumentumokat, így azok később visszakereshetőek.

 

Azonnal használható költségelszámolási megoldás

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi. 

Az xFLOWer Cloud költségelszámolás megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az igények, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Transzparens, nagyrészt automatizált költség - elszámolási folyamatok, amelyek csökkentik munkatársai terheltségét, munkaidőt takarítanak meg és biztosítják a precíz végrehajtást.