fenntartható finanszírozás gyors követeléskezelési folyamatokkal

A kibocsátott számlák késedelmes vagy hiányos teljesítése alapjaiban veszélyeztetheti a vállalkozás működését. A fenntartható finanszírozás biztosítása érdekében a keletkező kintlévőségek nyilvántartása és a jogos követelések mielőbbi érvényesítése épp emiatt kiemelt fontosságú.

 

MIÉRT EZT A KINTLÉVŐSÉGKEZELŐ MEGOLDÁST VÁLASSZA?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű munkafolyamatkezelő, ügykövető rendszer, melyet ma már a világ számos országában használnak. xFLOWer kintlévőségkezelő modulja magyar és külföldi cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb rendszerrel ellentétben ez nem csak egy számlanyilvántartó, melyben státuszok és határidők állíthatóak, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer magyarul is használható.

kintlévőségkezelés folyamat alapon

Az xFLOWer Cloud kintlévőségkezelés modulja biztosítja a fizetési határidők nyilvántartását és automatikusan figyelmeztetést küldhet azok lejártakor, amennyiben nem történik meg teljesítés. A modul ezen túlmenően képes automatikusan fizetési felszólításokat küldeni, illetve a pénzügyi osztály számára is jelzi a folyamat aktuális állását. A modul meghatározott szempontok alapján elemzi a pénzügyi rendszer adatait. Összetett tevékenységsor létrehozása is lehetséges, így eltérő kintlévőség kezelési folyamatba kerülhetnek pl. az egyszer nem fizető vagy kiemelt ügyfelek, a rendszeresen késve fizető ügyfelek, stb.

CSÖKKENŐ ADMINISZTRATÍV MUNKATEHER

Az xFLOWer Cloud kintlévőségkezelő modulja hatékonyan csökkenti a szervezet adminisztrációs feladatokkal kapcsolatos munkaterhelését. Ennek alapja a rendszer munkafolymaat és dokumentumkezelési képességei, melyekre építve bármilyen kintlévőségkezelési folyamat gyorsabban, automatizált lépések közbeiktatásával fut le. A folyamatkezelő képesség mindig pontosan meghatározza az elvégzendő feladatokat - amelyeket ügyintézőkhöz is rendelhet - határidőt állapít meg a feladatokhoz igény szerinti beállítás alapján illetve figyeli a feladatok megvalósulását, a határidők betartását.

Dokumentumok kezelése

Dokumentumkezelési képessége révén az xFLOWer képes automatikusan előállítani korábban már definiált sablon dokumentumokat illetve ezeket tovább is küldheti emailként vagy csatolmányként. Így azon ügyfelek, akik nem fizetnek, automatikusan figyelmeztethetőek az elmaradásukra. Természetesen beállítható, hogy eltérő típusú ügyfelek (pl. VIP vagy nótórius nemfizető) eltérő figyelmeztetéseket vagy felszólításokat kapjanak. Meghatározható továbbá az is, hogy egy adott ügyfél vagy csoport bizonyos kritériumok alapján (pl. akik már kaptak figyelmeztető emailt) másmilyen követeléskezelési folyamatba kerüljenek. Így pl. meghatározható, ha egyes ügyfelek számára telefonos értesítés szükséges, vagy VIP ügyfelek esetében meghatározható, hogy email küldése helyett inkább a kijelölt kapcsolattartójuk kommunikálja feléjük a problémát.

workflow KERETRENDSZER

 

Az xFLOWer Cloud egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer Cloud egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer Cloud kintlévőségkezelés bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

 

Az xFLOWer Cloud a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

 

kintlévőségkezelési FOLYAMATOK

xFLOWer-ben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen kintlévőségkezeléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
A kintlévőségkezelési folyamatok nem érnek véget a lejáró számlákra való figyelmeztetéseknél. Az xFLOWer kintlévőségkezelés modulja az egész folyamatot kezeli akár a követeléskezelőhöz való továbbításig vagy a külsős szolgáltató által végzett behajtási folyamat végéig. Az xFLOWer kapcsolódó moduljai - a teljesség igénye nélkül - a következő területeken kínálnak hasznos és üzletileg megtérülő munkafolyamat kezelési megoldásokat:

Ön dönti el, hogy milyen folyamatokat fog használni: alapértelmezésben is rendelkezésre állnak a kintlévőségkezelés alapfolyamatai, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve. Ugyanakkor kialakíthat bármilyen folyamatot, igényei szerint.

adatTÖRZSEK

Az xFLOWer alapból tartalmazza az adattörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen adatokat szeretne kezelni. Így felveheti akár a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítni, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.

Ha Ön nem csak "sima" adattörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon, tartozás), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható bármilyen ügyfél és partnertörzs vagy HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

Példa folyamat

 

GYAKORLATI PÉLDA - HOGYAN MŰKÖDIK AZ XFLOWER KINTLÉVŐSÉGKEZELÉS?

  1. Lejáró fizetési határidő – a modul figyeli, hogy van – e olyan számla, amelynél még nem történt meg a teljesítés, de fizetési határideje lejár. A határidő lejárta előtt a rendszer figyelmeztetést küldhet az ügyfél részére a közelgő határidőről.
  2. (A pénzügyi rendszerből az adatok jöhetnek on-line átolvasással vagy alkalmai excel szerű betöltésekből is) 
     
  3. Lejárt fizetési határidő – a fizetési határidő lejárta után a modul megvizsgélja, hogy szükséges-e az adott ügyfelet "különlegesen" kezelni. Pl.: VIP, van függő reklamációja, volt szolgálatáskiesés a területén, meghaladja-e az tarotzás összege az "érdemes vele foglalkozni" szintet, rendszeresen késik-e 1-1 napot az utalás, volt-e nálunk számlázási probléma, stb.
     
  4. A modul fizetési felszólítást küld az ügyfél részére (papíron vagy e-mailben, VIP ügyfél esetén telefonos hívást generálva)
     
  5. 30 napig alszik a folyamat, majd ha még mindig fennáll a hátralék, akkor a folyamatlépés megismétlődik, de most mér tértivevényes levél küldődik
     
  6. Amennyiben X nap után a helyzet változatlan, úgy a műszaki rendszerek felé elindulás a korlátozási folyamat (ne működjön nála az igénybe vett szolgáltatást), továbbá
     
  7. a pénzügyi osztály jóváhagyását követően a modul elküldi az ügy adatait a kintlévőség kezelő partner vagy osztály részére
     
  8. A rendszer figyeli a behajtási folyamat menetét és rendszeres időközönként jelentést készít a futó folyamatokról az illetékesek részére

 

 

azonnal használható megoldás

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud kintlévőség folyamat kezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az ügyek, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára. 

Az eredmény? Automatizált, a gyors behajtást elősegítő IT támogatás és olyan folyamatok,amelyek csökkentik munkatársai terheltségét, munkaidőt takarítanak meg és biztosítják a precíz kivitelezést.