Kereskedelmi szektor

Kereskedelmi folyamatok rendje

Lépésről lépésre

A kereskedelmi szektor informatikai támogatottsága általában magas színtű, mind a webshopok, mind különböző háttérkiszolgáló rendszerek használata nélkül működésképtelenné válna. 

A magas támogatottság mellett mégis rengeteg tevékenység (jóváhagyások, feladatkiosztás, projektek kezelése) történik fapados eszközökkel: levelezőrendszerben, táblázatkezelőben.

xFLOWer segítségével a meglévő informatikai eszközök megtartása mellett további kereskedelmi funkciók válnak automatizálttá. 

 

Egy kereskedelemmel foglalkozó cég története

Valós példán szeretnénk bemutatni egy kereskedelemmel foglalkozó céget néhány évét.

  • nulladik év: elégedettséggel használnak  egy nemzetközileg is elismert vállalatirányítási rendszert (ERP)
  • 1. év: nagy nyomás volt az értékesítési osztályon, teljes káosz uralta az értékesítési tevékenységet. Megoldásként bevezettek egy jól ismert CRM rendszert.
  • 2. év:  a pénzügyi feldolgozási folyamatok kezdtek átláthatatlanná válni: megoldásként egy számlajóváhagyó rendszer kezdtek el használni
  • 3. év: minden elönt a papír, nem tudják mi érkezett e-mailen vagy postán, kinek mit írtak. Bevezették az egyik piacvezető irat és dokumentumkezelő rendszert.
  • 4. év:  a számlák már rendben voltak, de a szerződésállomány kezelhetetlen volt: megoldás a piacon elérhető leggyorsabban bevezethető szerződésnyilvántartó szoftver
  • 5. év: hatalmas fluktuáció lett a szervezetben. Ennek kezelésére egy HR kiválasztási, toborzási eszközt vásároltak
  • 6. év: elkezdték rendbe rakni és központosítani a beszerzést: új eszközként beszerzéstámogató szoftvert kezdtek el használni
  • 7. év: most más rengeteg IT rendszert használnak, de az IT üzemeltetéssel mindig baj van. Megoldás: kell egy Ticketing eszköz, amin a felhasználók jelezhetik ügyesbajos dolgaikat.
  • 8. év: rengeteg IT rendszert össze kellene valahogy integrálni. Minden rendszerben van ügyfél és dolgozó törzs, de ezek nem tudnak egymásról és nincsenek szinkronban. Megoldás: integrálni egy middleware eszközön  keresztül mindent.

Ez nem egy fiktív, hanem egy kicsit “kikockásított” , leegyszerűsített de teljesen valós példa.
Legnagyobb hibát meglátásunk szerint ott követték el, hogy mindig a cég egy adott funkcionális területére kerestek megoldást, arra volt pénz, arra volt ember, arra volt ismert és megfogalmazható problématudat.
A 8 év történetét és szoftveres megoldásait xFLOW-errel egy eszközben meg lehetett “volna” oldani, mindent egybevetve nagyságrendekkel olcsóbban. Reményeink szerint a cég következő éve az lesz, hogy ez ERP rendszeren kívül minden eszközét xFLOWer-re cseréli.

Előnyök

Minden folyamat

Szolgáltatási területeken a legtöbb üzleti döntéssor workflow rendszerrel támogatható.
Szinte nincs olyan tevékenységsorozat, amelyet ne lenne érdemes modellezni és folyamatszemlélettel működtetni.

Egy folyamatkezelő rendszerrel támogatott környezetben csökkent a hibák száma és jelentősen kevesebb emberi munkaerőre lesz szükség.

KereskedelMi példák, a teljesség igénye nélkül

Ügyfélszolgálat

Az xFLOWer segítségével nem csupán a hiba és igénybejelentések rögzítése kezelhető, hanem előre kialakított üzleti folyamat mentén már a bejelentéskor elindulhat a megoldás, ügyintézés folyamata. A rendszerben futtatott folyamatok lehetőséget kínálnak más szervezeti egységben dolgozók, vagy akár partnerek bevonására is: például, ha egy előfizető meghibásodást jelez, akkor akár azonnal értesíthető a karbantartó kolléga vagy partner és a probléma megoldása megkezdődik. Ugyanígy például biztosítók esetében az assistance típusú kárbejelentések kezelése is folyamatok mentén zajlik. Azaz például egy lakásbiztosítási káresemény bejelentésekor akár azonnal a helyszínre indulhat a javítást végző szakember, vagy a rendszer automatikusan kiválaszthatja a bejelentőhöz legközelebbi és leghamarabb elérhető szakembert a javításra.

Terméklistázási folyamatok

Egy nagyobb kereskedelemmel foglalkozó cégnél havonta akár több ezer új termék kerül fel és egyben régebbi termékek pedig le a polcokról / webshopból. 
Egy-egy termék “polcra” kerülése előtt akár 100 döntést is hoznak, esetenéknt több száz munkatárs: leírások / helyettesítő termékek / jogszabályok / csomagolás /  árazás / elhelyezés / akciók / katalógus / fotózás / partner portál kapcsolat /  stb.
Ezt nyilván nem lehetne folyamattámogatás nélkül végezni.

xFLOWer segítségével  évente több tízezer termék kerül áruházaink polcaira. 

Iratkezelés automatizálása

xFLOWer – el a dokumentumok iktatása után minden kolléga pontosan tudja, melyik dokumentummal mi a teendője, milyen határidővel és a dokumentumkezelő – a rendszer felügyeli az ügyintézés végig vitelét. Vezetői szinten csupán annyi feladat marad, hogy jóváhagyják vagy elutasítsák az egyes dokumentumokat (pl. számlákat, szerződéseket, árajánlatokat, vagy bármit) attól függően, hogy megfelelőek-e. Ezáltal munkaidőt és pénzt takaríthat meg a vállalat, hiszen az ügyintézés egyes lépései automatizálhatóak, illetve az elektronikus dokumentumkezelés felgyorsítja az adminisztrációt. Az xFLOWer meglévő informatikai rendszereihez is kapcsolódik, így nem szükséges cserélni a már beszerzett rendszereket, hanem kiegészíthetők egy olyan folyamat és dokumentumkezelő rendszerrel, mely nagyvállalati funkcionalitást biztosít. 

CRM

xFLOWer minden folyamatban kezel: az értékesítési folyamatoktól kezdve a back-office folyamatokon keresztül a panaszkezelésig. 

Képzelje el, hogy nem tizenix rendszert használ. Ugyanabban a szoftverben dolgoznak a salesek, az ügyfélszolgálat, a számlafeldolgozók, a beszerzés és a terméklistázás.

Rendszerek összekapcsolása Middlware & RPA

A vállalatok operatív költségeinek nagyrészét a bérköltség jelenti, legyen szó termelő, szolgáltató vagy más területen működő szervezetről. Így a munkaidő mérhető, pénzben is kifejezhető értéket képvisel. A különféle adminisztratív feladatok elvégzése nem értékteremtő, ugyanakkor az értékes munkaidőt rá kell szánni. Éves szinten az adminisztráció nagy szervezet esetében százmilliós munkaerőköltséget is jelenthet, nem beszélve a monoton, unalmas adminisztratív feladatok mentálisan is megterhelő jellegéről.  Middleware-el azonban mindez kiküszöbölhető, hiszen az ismétlődő adminisztratív feladatok akár több rendszer adatait felhasználva is automatizálhatók, így a munkatársak számára értékesebb, kielégítőbb feladatok delegálhatók – mindemellett az adminisztráció gyorsul, kevesebb hibával és pontosabban valósul meg anélkül, hogy a meglévő rendszereket cserélni kellene.

Számlajóváhagyás

A beérkező számlák kezelése meghatározott üzleti folyamatok mentén történhet. Így biztosítható, hogy csak olyan számlák kerüljenek kifizetésre, amik a megfelelő ellenőrzési pontokon átestek, illetve formailag és tartalmilag is megfelelnek a törvényi előírásoknak. A számlák érkeztetése, ellenőrzése, jóváhagyása is megvalósítható, sőt, NAV online adatkapcsolattal  a számlák adattartalma akár automatikusan is kinyerhető.
Tetszőlegesen alakíthatók ki jóváhagyási forgatókönyvek értékhatárok szerint, szervezeti egységenként vagy költséghelyenként eltérően, 2-4-6 szem elv szerint, de épp automatikusan emberi beavatkozás nélkül is megoldható egy előző havihoz hasonló értékű rezsiszámla feldolgozása. 

 A jóváhagyott számlaadat API kapcsolaton keresztül akár át is emelhetőek ERP vagy banki rendszerekbe. 

Auto-generate notifications and documents, and easily collect e-signatures

Eliminate errors, bottlenecks and busywork as well as improving compliance.
Auto-generate contracts and route them for review, automatically tracking changes along the way. Secure contract access, ensure compliance, trigger notifications, electronically collect e-signatures and even get sign-off when the signer is out-of-office.

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    Felhasználási esetek

    Kárbejelentések kezelése Workflow-val

    Ügyfelünk Magyarország egyik meghatározó biztosítótársasága. Lakásbiztosításra szerződött ügyfeleik számára assistance szolgáltatást is kínálnak a klasszikus biztosítási szolgáltatásokon túlmenően; azaz ha például egy ügyfélnél valamilyen káresemény történik, akkor a biztosító azonnal intézkedik a kár elhárítása érdekében.

    Elolvasom