Jóváhagyás kezelő rendszer

Az ön cége, az ön döntése - mindig, minden esetben!

Külső jóváhagyások

Beszállítói, partnerei vagy éppen szolgáltatói esetében is szükséges a teljesítések, számlák, határidők, dokumentumok jóváhagyása! Az xFLOWer jóváhagyás kezelő moduljával ezt bárhonnan, bármikor megteheti, valós idejű működés mellett, köszönhetően a felhő alapú elérésnek. Így partnerei mindig azonnal tudni fogják, ha jóváhagyott vagy elutasított bármilyen őket is érintő feladatot, dokumentumot vagy bármit. Kattintson és ismerje meg lehetőségeit most!

 

Automatikus jóváhagyások

Az xFLOWer robotizált, automatikus döntések meghozatalára is képes az Ön igényei alapján. Ha például minden számla jóváhagyottnak tekinthető bizonyos összeghatár alatt, vagy ha a rendszeres számlák jóváhagyása (pl. rezsiszámlák) automatikusan is történhet bizonyos összegek között, akkor az xFLOWer ezeket automatikusan jóváhagyhatja vagy elutasíthatja illetve beállítás szerint értesítést küldhet a problémás esetekről. Kattintást követően többet is megtudhat!

 

Belső jóváhagyások

Legyen szó beszerzési igényről, szabadságigénylésről, megrendelésekről vagy akár szakmai típusú jóváhagyásokról, az xFLOWer jóváhagyás kezelő modulja készen áll minden típusú jóváhagyás kezelésére, követve a szervezeti hierarchiát. Kattintson és tudjon meg többet!

 


Belső jóváhagyások

Belső jóváhagyások kezelése

A szervezeten belül felmerülő igények kezelése és jóváhagyása legtöbbször papíron, emailben vagy valamilyen ezekhez nagyon  hasonló megoldással történik. Ez az eljárás azonban sok hibalehetőséget rejt magában: biztosan az illetékes jóváhagyó  hagyta jóvá? mikor került jóváhagyásra az igény? Ha a döntéshozó nincs az irodában, hogy oldható meg a jóváhagyás? Hogyan  követhetőek a jóváhagyások, különösen sok idő elteltével? A legtöbb esetben fenti kérdésekre igen nehézkes lenne megnyugtató választ adni. Ezen - és még egy sor további, jóváhagyás típusú - problémát old meg az xFLOWer jóváhagyási  rendszere. Biztosítja a jóváhagyási folyamatok követhetőségét, minden tevékenységet és keletkező dokumentumot biztonságosan tárol illetve felhasználói szinten nem lehetséges a már bevitt adatok módosítása vagy törlése sem. A  jóváhagyási feladatok priorizálhatóak, határidőhöz köthetőek, ennek köszönhetően gördülékenyebbé válik a munkavégzés a szervezet azon szintjein is, melyek működése a felsőbb szintek jóváhagyásainak függvénye.

 
Szervezeten kívüli jóváhagyások

Szervezeten kívüli jóváhagyási feladatok kezelése

Beszállítói, partnerei, sőt még ügyfelei esetében is szükséges jóváhagyások kezelése. Legyen szó teljesítésről, határidőről - vagy annak változásáról - számlaösszegekről, minőségi elvárásokról, jóváhagyások sora szükséges minden ilyen  tevékenység megvalósításához. Mivel az ilyen "kisebb" jóváhagyási tevékenységek egy viszonylag kisebb szervezet esetén is nagy számban fordulhatnak elő, kezelésük és utókövetésük, visszakereshetőségük kiemelten fontos. Nagyobb szervezet esetében pedig ezen tevékenységeket - talán nem túlzás így kifejezni - szinte kötelező rendszerben kezelni, hiszen kizárólag így biztosítható a gyors, hatékony működés és a gördülékeny munkavégzés a szervezet különféle szintjein. Hiszen amíg a felelős vezető nem hagyja jóvá a tevékenységet, addig nem valósulhat meg!

 
Automatizált jóváhagyások

Automatizált jóváhagyási folyamatok

Az xFLOWer a ma elérhető legfejlettebb, robotizált működést is lehetővé tévő workflow megoldások egyike. Ennek megfelelően használatával könnyedén megvalósíthatók olyan - irodai, operatív vagy dokumentumhoz, esetleg eseményhez kapcsolódó - automatizmusok, amelyek nagyban növelik a szervezet hatékonyságát az irodai munkateher szignifikáns csökkentésével. Ilyen automatizmusok alkalmazhatóak a jóváhagyások esetében is, amennyiben bizonyos előre meghatározott szabályrendszer alapján eldönthető, hogy mi hagyható jóvá és mi nem. Jó példája az ilyen típusú jóváhagyásoknak a már említett rezsiszámlák esete, amely esetben a rendszeres, általában azonos - vagy viszonylag szűk határok között változó - összegű számlák rendszeres jóváhagyása szükséges. Természetesen a rendszer jelzi, amennyiben nagyobb eltérést érzékel és emberi döntés irányába viszi tovább a folyamatot, annak érdekében, hogy felelős döntéshozó által kerülhessen jóváhagyásra vagy elutasításra a kérdéses összeg.

 

 

JÓVÁHAGYÁS KEZELŐ PROGRAM

A felelősségi körök pontos megállapítása a szervezett működés egyik alapvető feltétele. Akár egy munkavállalói igény, belső megrendelés vagy szerződés érkezése esetén a dokumentum a felelős jóváhagyó kollégához kell, hogy megérkezzen. Mivel az operatív folyamatok szinte mindegyike igényel jóváhagyást a szervezet bizonyos szintjeiről, a belső jóváhagyási folyamatok kezelése alapvető fontosságú.

MIÉRT EZT A JÓVÁHAGYÁS KEZELŐ PROGRAMOT VÁLASSZA?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű folyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek rengeteg modulja / folyamata magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb folyamatkezelő rendszerrel ellentétben ez nem csak egy „behuzalozott” folyamat, melyben néhány tevékenység követi egymást, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer jóváhagyás kezelő magyarul is használható.

 

JÓVÁHAGYÁS KEZELŐ KERETRENDSZER

xFLOWer jóváhagyás kezelő modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatók, bővíthetők!

Az xFLOWer jóváhagyás kezelő egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer jóváhagyás kezelő bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

JÓVÁHAGYÁS KEZELŐ PROGRAM - FOLYAMATOK

xFLOWer keretrendszerben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen egymáshoz kapcsolódó ügyintézési tevékenység.

Bármilyen összetett is legyen egy üzleti folyamat, kapcsolódjanak az egyes tevékenységláncok sorosan, párhuzamosan egymáshoz, legyenek egy folyamatnak automata döntései, kapcsolódjon interface-en keresztül más megoldásokhoz a lehetőségeknek nincs határa. Néhány példa arra, hogy milyen tevékenységekben lehet az xFLOWer segítség:

 

JÓVÁHAGYÁS KEZELÉS AUTOMATIZÁLÁSA

Ön dönti el, hogy milyen jóváhagyási folyamatok logikát fog használni és ön tudja ezek működését tetszés szerint testre szabni xFLOWer eszközeivel.

Milyen lehetőségei vannak?

  • Soros jóváhagyás: egymás után több személy
  • Párhuzamos jóváhagyások: egyszerre többen is részt vesznek a jóváhagyásban
  • 2-4-6-X szemes jóváhagyás: legalább N meghatározott képességű munkatárs jóváhagyása szükséges
  • N/M: M személy közül legalább N jóváhagyása szükséges (pl. 5 vezetőből legalább 2 hagyja jóvá)
  • Automatizálhat döntéseket: 
    • VIP ügyfél másként,
    • Személyes ügyfélmenedzserrel rendelkező ügyfél másként
    • Akinek keretszerződése van azt másként
  • Automatizálhat jóváhagyásokat:
    • Pl.: ha  az ügyfélnek van rendszeres havi számlája (pl.: rezsi számla) és ebben a hónapban még nem volt számlája és a  számla összege nem tár el 10%-nál nagyobb mértékben az előző havitól, akkor emberi beavatkozás nélkül is jóváhagyódik…
 

JÓVÁHAGYÁS KEZELŐ PROGRAM - TÖRZSEK

Az xFLOWer keretrendszer alapból tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen jóváhagyási adatokat szeretne kezelni. Így felveheti a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.

Ha Ön nem csak "sima" ügyféltörzset szeretne csak kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 
xFLOWer minden eszközön

JÓVÁHAGYÁS KEZELŐ PROGRAM - minden eszközön!

Jóváhagyási eszköz széles vertikumát kínáljuk. Az alábbi lista nem azt jelenti, hogy ezekből egyet kell választani, ezek egyszerre mind használhatóak, egy-egy üzleti folyamat akár egyszerre több "fronton" is kommunikálhat.  

Például egy számla kifizetéséhez 3 vezető elfogadása szükséges. Egyikük e-mailben kiküldött linket, a másik internet bögészőn a PC-jéről, a harmadik pedig SMS-ben adja jóváhagyást.

Milyen eszközöket kínálunk?

  • Mobil applikáció

Külön mobil app áll rendelkezésére, hogy a jóvájhagyandó feladatait listázza, rendszerezze, jóváhagyja / elutasítsa, kommentet fűzzön hozzá vagy visszaküldje pontosításra

 

Képzelje el, hogy a workflow motor és a dokumentumkezelő együttesen állít elő olyan e-maileket, amelyben aktív linkek vannak. Tehát a megtervezett workflow alapján automatikusan ki tud küldeni egy munkahelyi vezetőnek egy olyan e-mailt, melynek csatolmánya a jóváhagyandó irat, a levél törzse tartalmaz két linket: jóváhagyom vagy nem.

  • SMS

Ha szeretne, akár SMS-ben is kaphat tájékoztatást az üzleti folyamat bizonyos eseményeiről, melyekre a megfelelő kulcsszavakkal történő válasszal továbbléptetheti a tevékenységeket, és természetesen mint egy "hivatalos" dokumentum, az SMS is tárolódik az ügy history-ban. Ezzel a módszerrel számlát, kifizetést, szabadságot, időbeosztást, ügyféllátogatást vagy bármi hasonlót elfogadhat, elutasíthat.

  • Desktop xFLOWer felület (browser)

xFLOWer hagyományos internet böngészőből elérhető ügyintézői felülete teljes körű lehetőséget ad a workflow-t, például a jóváhagyási igények kezelésére.


miért hasznos az xFLOWer jóváhagyáskezelő program?

Az xFLOWer Cloud jóváhagyás kezelési megoldása átláthatóvá teszi a jóváhagyási folyamatokat a felelősségi körök pontos kijelölését és a felhasználói jogosultságok ennek megfelelő kiosztását. A modullal automatizálhatóak a folyamat egyes lépései, például amennyiben egy megrendelési űrlap kitöltéséhez minden adat rendelkezésre áll az adatbázisban, a modul automatikusan kitölti a szükséges mezőket és jóváhagyásra továbbítja az űrlapot.

 

Hogyan működik a jóváhagyáskezelő program?

(Példa: eszközbeszerzési igény)

  1. Igény felmerülése, igénylő űrlap kitöltése – például rendszeres irodaszer beszerzési igény.
    Az igénylő rögzíti igényét a rendszerben, amely mentésre kerül, így a későbbiekben ismét felhasználható.

     
  2. Árajánlatok bekérése – A modulban megadhatóak olyan szállítók, akiktől a rendszer automatikusan, emailben
    árajánlatot kér az igényben foglalt termékekre vagy szolgáltatásokra.

     
  3. Igény és árajánlat továbbítása a jóváhagyó felé – Amikor a kért árajánlatok megérkeznek, az igénylő kiválaszthatja
    melyik ajánlatot továbbítja jóváhagyásra (vagy az összes ajánlat automatikusan a jóváhagyóhoz kerülhet, beállítás szerint)

     
  4. Jóváhagyás után a megrendelés továbbítása a szállító felé – a jóváhagyó amennyiben az igényt és a beérkezett ajánlatok
    valamelyikét egyaránt megfelelőnek ítéli, úgy a folyamat lezárásáról értesítést kap az igénylő illetve megtörténik a nyertes ajánlatadótól a megrendelés.

     
  5. Átadás a pénzügyre – A jóváhagyás lezárását követően a rendszer átadja a folyamatot a beszerzés vagy a pénzügyi osztály illetékesei számára.

 

 

 

 


Azonnal használható jóváhagyáskezelő megoldás

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud jóváhagyás kezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az igények, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Automatizált, akár több szervezeti egységen átnyúló jóváhagyás kezelés, ami csökkenti munkatársai terheltségét, munkaidőt takarít meg és biztosítja a folyamatok precíz kivitelezést.