Jogosultság igénylési folyamatok

Jogosultásgok kezelése

A szervezetben bekövetkező személyi változások – belépő és kilépő munkatársak, áthelyezések, munkakör módosítások – során szükséges a kollégák rendszerekhez és eszközökhöz való hozzáférését a vállalati szabályzatok szerint meghatározni. Ennek megfelelően, adott munkakörben adott rendszerek, eszközök és adatok válnak elérhetővé, így biztosítható, hogy minden munkatárs kizárólag azokhoz a vállalati erőforrásokhoz férjen hozzá, amelyek munkavégzéséhez szükségesek, ezen szükséges eszközökhöz azonban viszont gyorsan, kényelmesen és minél kevesebb szervezeti terhelés mellett szükséges hozzáférést biztosítani.

 

Miért ezt a jogosultság kezelő rendszert válassza?

A jogosultság kezelés, illetve az igények manuális kezelése munkaigényes folyamat, ami az adminisztrációs terheket komolyan növeli, míg hozzáadott értéket önmagában nem teremt. Különösen a nagyobb szervezetek esetében a folyamatok könnyen átláthatatlanná, nehezen vagy egyáltalán nem követhetővé válhatnak. Az xFLOWer jogosultság kezelési megoldása lehetővé teszi, hogy a szükséges eszközök és egyéb erőforrások rendelkezésre bocsátása meghatározott ütemben, határidőre és automatikusan történjen.
A modulban meghatározható, hogy mely munkakörhöz pontosan milyen jogosultságok tartoznak a szoftverek illetve hardverek és egyéb eszközök tekintetében is. A rendszer folyamatszinten kezeli a jogosultságok kezelését. Ennek megfelelően beállítható egyrészt, hogy milyen munkakör pontosan milyen vállalati erőforrásokhoz férhet hozzá, másrészt a folyamatban a jogosultságok igénylésén túl azok jóváhagyását is kezelni lehetséges.
Ezen túlmenően beállítás szerint a rendszer kezeli a jóváhagyott igények kezelését is, azaz a beállításokban szereplő felelősök bevonásával végigköveti a jogosultságok kiadását is. Ennek megfelelően, ha a folyamatban bárhol hiba, késés vagy egyéb probléma adódik, az xFLOWer értesítést küld erről; beállítás szerint a jóváhagyók, igénylők vagy más illetékesek felé is. A jóváhagyási folyamatok szabadon paraméterezhetőek, mivel a rendszer képes kezelni 2-4-X szemes, párhuzamos vagy soros jóváhagyásokat is.
Mindezeken túlmenően szabadon meghatározható, hogy hány jóváhagyóból hánynak kell elfogadnia az adott igényt ahhoz, hogy az megvalósuljon, például ha 5 jóváhagyóból 3 elfogadja az igényt akkor az már elfogadottnak számíthat. Természetesen ez is szabadon beállítható a rendszer paraméterezésekor.
 

workflow keretrendszer

 

Az xFLOWer Cloud  egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer Cloud egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer Cloud bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer Cloud a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

MUNKAFOLYAMATOK

Az xFLOWer Cloud-ban mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen jogosultság igényléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
A munkafolyamatok nem érnek véget a jogosultásg igénylések jóváhagyásánál. Az xFLOWer a teljes ügyintézési folyamatot kezeli az igénylésen és jóváhagyáson túl egészen a jogosultság kiadásáig vagy a felmerülő problémák jelzéséig. Mindezeken túlmenően a keretrendszerbe könnyedén beemelhető bármilyen munkafolyamat vezérlése. Az alábbi munkafolymat típus példák a teljesség igénye nélkül mutatják be a rendszer további moduljainak sokrétű felhasználási lehetőségeit:

Ön dönti el, hogy milyen folyamatokat fog használni: alapértelmezésben a modul tartalmazza a postázás, iktatás és postakönyv kezelés folyamatait, az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve. Amennyiben másmilyen folyamatokat kíván bevezetni, úgy természetesen erre is van lehetőség.

ADATTÖRZSEK

Az xFLOWer Cloud alapból tartalmazza a különféle törzsadatok kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen adatokat szeretne kezelni. Így felveheti akár a partnerek, ügyfelek vagy munkvállalók lábméretét, nyelvtudását, képzettségeit, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait. Így az adattörzsek szegmentációja új szinten lehetséges, ami meghatározhatja a hozzájuk kapcsolódó folyamatok kialakítását is.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítni, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie a munkavállalói adatokat.

Ha Ön nem csak "sima" adattörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon, munkaórák stb.), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható a fenti törzseken kívül akár Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

gyakorlati példa

Új munkatárs belépése esetén

  1. A modulban rögzítésre kerül az új munkatárs érkezése, illetve munkaköre
     
  2. A modul a szabályzat alapján megállapítja a munkakörhöz tartozó jogosultsági szinteket és rendszereket, eszközöket, egyéb erőforrásokat
     
  3. A modul minden igényt továbbít a meghatározott, illékes felelősök felé – például jelszó, notebook és mobiltelefon  igénylést az IT osztály felé, gépkocsi igénylést a flotta menedzser felé, stb.
     
  4. A modul akár a  belépés napját is meghatározhatja a jogosultság kiadások végső határidejeként, hogy az új munkavállaló mihamarabb tevékenykedhessen.
     
  5. A modul ellenőrzi a szükséges jogosultságok igénylését, jóváhagyását és kiadását, probléma vagy késedelem esetén értesíti a felelős vezetőt
     
  6. Az összes jogosultság és eszköz kiadásával a rendszer lezárja a folyamatot és tárolja a kiadott jogosultságok és eszközök adatait, így a későbbiekben visszakereshető, hogy mely munkatárs számára milyen eszközök, belépések és egyéb erőforrások kerültek kiosztásra

 

azonnal használható megoldás

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud jogosultság kezelési megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az igények, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Transzparens, nagyrészt automatizált jogosultság kezelési folyamatok, amelyek csökkentik munkatársai terheltségét, munkaidőt takarítanak meg és biztosítják a precíz végrehajtást.