JOGI FOLYAMATOK

Időtálló jogi keretrendszer

A jogi folyamatok, mint például szerződések elkészítése, véleményezése, jóváhagyása ma már komplex tevékenységlánc, ami rendszer szintű megoldást igényel. xFLOWer-el egységes folyamatokba szervezhetők e tevékenységek, így biztosak lehetünk benne, hogy mindig minden tevékenység azonos határidőkkel, a megfelelő lépéseken és szereplőkön keresztül valósul meg.

Compliance

Compliance oldalról nem csak az egyes tevékenységek és dokumentumok, hanem a különféle auditok, ellenőrzések szervezése, megvalósítása is feladataink részét képezi. xFLOWer-ben ezeket is folyamatokba szervezhetjük, legyen szó tanúsítványok megújításáról, auditokról, ellenőrzésekről vagy egyéb compliance tevékenységekről, az xFLOWer mindig a meghatározott időben, automatikusan indítja el ezeket a folyamatokat, a megfelelő szereplők bevonása mellett.

Kiszámítható eredmények

A jogi folyamatok rendszerben történő kezelésével kiküszöbölhető az emberi hibák nagy része, valamint a határidők tartása is hatékonyabban valósulhat meg. Ugyanígy, sablonizált dokumentumok segítségével konzisztens eredményeket érhetünk el dokumentumok létrehozása, véleményezése, jóváhagyása vagy ellenjegyzése tekintetében is.

Szerződéskezelés

A szerződések kezelése is megvalósítható xFLOWer-ben üzleti folyamatok mentén. Kialakíthatunk igény szerinti szerződéstárat, szerződéseinket archiválhatjuk, a bennük lévő adatok és határidők pedig szintén tárolásra kerülnek törzsadatokként. Így például egy szerződés megújításának határideje előtt az xFLOWer automatikusan képes elindítani a megújítási folyamatot, vagy a keltezéstől számított elévülési idő előtt figyelmeztethet, vagy akár automatikusan is archiválhatja a kérdéses szerződést.

Csapatmunka támogatása

xFLOWer-ben az üzleti folyamatok futtatása során tetszőleges mennyiségű szereplő bevonására van lehetőségünk. Ezek lehetnek részlegen belüli és több részleg bevonásán keresztül résztvevő kollégák is. A felhasználók különféle jogosultságokkal rendelkezhetnek, így mindenki a munkakörének megfelelő módon férhet hozzá a szerződésekhez. Így lehetnek szerkesztő, véleményező, betekintő, jóváhagyó, vagy akár tiltott felhasználók is, mindezt teljesen a vállalat igényeire szabva.

Üzletfolytonosság

Az üzletfolytonossági tervben (BCP, Business Continuity Plan) meghatározott tevékenységek jelentős része xFLOWer-ben kezelhető üzleti folyamatként. Legyen szó akár automatikus infrastruktúra-változásról nem várt leállás esetében, vagy akár alternatív folyamatok indításáról, az xFLOWer kezeli mindezen folyamatok összességét. Ezen túlmenően a törvényi megfelelés – compliance – dokumentációk készítése, tárolása és visszakeresése is biztosított a rendszerben, így elkerülhetők a nem várt eseményekből következő jogi problémák is.

Automatizált jogi dokumentumok

Képzelje el úgy a munkakörnyezetét, hogy  minden jogi dokumentum a helyére kerül. xFLOWer ilyenekre is képes:

  • Automatikusan generálódnak a szerződések (munka- , alvállalkozói, egyedi megbízási) és  kapcsolódó dokumentumok (pl. milyen egyszerű panasz levet sablonokból megválaszolni).
  • Minden dokumentumhoz az összes kapcsolódó “irat” elérhető. A számla mellett a TIG, a TIG mellett a PO, a PO mellett a szerződés, a szerződés mellett a jóváhagyója. 
    És mindennek az előzménye, a szerződés mellett az ajánlat, az ajánlat mellett az ajánlatkérés… , az ajánlatkérések mellett a bekért konkurens ajánlatok és a kiválasztás szempontjai.
  • Jó lenne egy kattintással elérni egy ügyfelünk minden korábbi adatát, dokumentumát, átlátni a korábbi döntéseinket? xFLOWer teljes ügyfél (partner, vevő, munkavállaló, beszállító…) történet mutat. 

Munkaidő & elszámolás

xFLOWer segítségével nyomon követhető, hogy melyik munkatárs mennyi dolgozott. 

Egy ügyvédi irodában xFLOWer segítségével rögzíthető, hogy melyik munkatársunk melyik projekten mennyit dolgozott.

xFLOWer nem egy számlázó rendszer, de különböző számlázó rendszerekkel – pl. szanlazz.hu – xFLOWer összekapcsolható, így a számlák kiállítása is automatizálható.

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    További olvasmányok

    A workflow bevezetés haszna 2 – Javuló ügyfélélmény

    A workflow bevezetés haszna cikksorozatunk első részében megvizsgáltuk, hogy milyen, elsőre talán nem evidens haszna lehet egy ilyen rendszer alkalmazásának a munkavállalók szempontjából. Sorozatunk jelen, második részében ügyféloldalról szemléljük ugyanezt a témakört: ügyfeleink vajon érzékelik valamilyen módon az új rendszer használatát?

    Elolvasom

    A workflow bevezetés haszna 1 – Elégedettebb csapat

    A workflow rendszerek bevezetésére szánt komoly idő, energia és pénzügyi befektetés jelentős megtérüléssel kecsegtet. Ugyanakkor, ha még nincs szervezetünknél workflow rendszer vagy nincs személyes tapasztalatunk az ilyen megoldásokkal, jogosan merülhetnek fel további kérdések is. Ezekre keresünk választ jelen, és sorozatunk következő bejegyzéseiben.

    Elolvasom

    COVID-19 és a gazdaság – készüljünk fel időben!

    A COVID-19 koronavírus hazai megjelenésével soha nem látott mértékben növekedett az otthoni munkavégzés aránya. Értelemszerű, hogy egy ilyen súlyosságú járványügyi helyzet esetében, aki csak teheti, elkerüli a személyes érintkezést, különösen az egy légtérben történő, huzamos idejű tartózkodást.

    Elolvasom