Ingatlankezelés

szervezett folyamatok

Egy ingatlanokkal foglalkozó szervezetnél legalább 50 féle üzleti folyamatot kell a munkatársaknak elvégeznie. Ezek fejlesztésével és informatikai támogatásával a cég hatékonysága nagyságrendeket javul.

Automatizált dokumentumok

Ismerős? Panaszlevélre kapott válaszban az én nevem és címem van, de a tartalma nem nekem szól. Miért is: copypaste hozta létre az ügyintéző, de nem minden mezőt cserélt le! Az Ön cégénél ez nem történhet meg!

Együttműködés, kommunikáció

Ha egynél több ember dolgozik egy területen, akkor már könnyen összekeverednek a feladatok? Ki a felelős? Ki folytassa? Mi a határidő? Kit kell bevonni? Ki hagyja jóvá? Ugye Ön ezeket a tevékenységeket nem e-maillel és Excel-lel szervezi?

Ingatlankezelés támogatása workflow rendszerrel

Ingatlankezelés támogatására különféle informatikai rendszerek állnak rendelkezésre. Nyilván egészen más eszközökre van szüksége egy társasházkezelő cégnek, egy építőipari cégnek, egy takarítással / karbantartással foglalkozó vállalkozásnak vagy egy irodaházi portaszolgálatok koordinálást végző csapatnak.

xFLOWer, mint folyamattámogató eszköz elsősorban a repetitív, előre végigondolható tevékenységek támogatására hatékony eszköz. Ilyen folyamat viszont rengeteg van, néhányat kiemelve:

  • karbantartási feladatok (izzók, tűzjelzők, liftek, mosdók rendszeres ellenőrzése)
  • helpdesk / ügyfélszolgálat: bejelentések (hibabejelentések,  bérlők / tulajdonosok nyilvántartásának változásai, …)
  • szerződések (tulajdonosok, bérlők, közgyűlési határozatok, hatósági megállapodások)
  • beszerzési folyamatok (legjobb piaci szolgáltatások kiválasztása – őrzés/védés, takarítás, biztosítók, villanyszerelő…)
  • Alvállalkozók kezelése (szerelők, elszámolások, takarítók, portaszolgálat …)
  • Levelezés támogatása (tulajdonosokkal, bérlőkkel, haszonélvezőkkel, hatóságokkal, biztosítóval, …) 

Előnyök

Automatikus feladatkiosztás és végrehajttatás

Üzleti folyamatok kezelésére workflow rendszerek szolgálnak. A workflow rendszerek alapvető tulajdonsága, hogy előre meghatározott ügymenet szerint végrehajttatják a munkatársakkal feladataikat, akár szervezeti egységeken, vagy egész szervezeteken átívelően. Az egyes tevékenységekhez konkrét felelősök tartoznak, így lehetővé válik a feladatok automatikus kiosztása. Emellett a rendszer felügyeli a feladatok végrehajtását, határidőket is és probléma esetén jelzi azt az illetékes felettesnek.

Dokumentumok és folyamatok

Kétségtelen, hogy üzleti környezetben minden dokumentum valamilyen ügyintézési feladatot, tevékenységet tesz szükségessé. Hiszen minden érkező, vagy éppen kiküldött dokumentum tartalmaz valamilyen, a vállalatra vonatkozó megállapítást, döntést, illetve további lépést indikál. Éppen ezért a dokumentumok kezelése folyamatok mentén praktikus, hiszen a dokumentumokhoz kapcsolódó tevékenységeket célszerű meghatározott üzleti folyamatok mentén kezelni. Éppen ezért az xFLOWer nem csupán workflow, hanem dokumentumkezelő motorral is rendelkezik, így átfogó megoldást kínál az üzleti dokumentumok kezelése tekintetében.

Ügyfélszolgálat

Megközelítésünkben minden cég legnagyobb ellensége a káosz, amely átláthatatlanná teszi a működést, zavart okoz a dokumentumok között, ennek eredményeképpen a munkatársak sem tudnak hatékonyan, gyorsan, magas minőségben dolgozni. Mindezek eredménye pedig az idő és erőforrás igényes működés, ami komoly piaci hátrányt jelenthet. Hiszen amennyiben versenytársai gyorsabban, olcsóbban és magasabb minőségben képesek kiszolgálni vevőiket, úgy ügyfelei elpártolhatnak cégétől. Emiatt hosszútávon komolyan sérülhet vállalkozása bevétel és profittermelő képessége, végsősoron akár csődbe is mehet. Iktassa ki ezeket a hátráltató tényezőket és érjen el gyorsabb, precízebb, termelékenyebb működést. Hogy hogyan? Először is az üzleti folyamatok modellezésével átláthatóvá válik a működés, majd a folyamatok rendszerbe foglalásával minden napi tevékenység követhetővé és átláthatóvá válik. Az xFLOWer workflow rendszer mindezen előnyöket kínálja cégének, sőt, sok manuális feladat automatizálása is megoldható használatával! Nincs több elkeveredett dokumentum, elfelejtett feladat vagy határidő, lassú, nehézkes működés! Így a rendszer bevezetésével nem csupán átlátja a napi működést, hanem időt és pénzt is spórol, miközben gyorsítja cége működését. Az eredmény? Gyorsabb teljesítés, jobb ügyfélszolgálat és kommunikáció – elégedettebb ügyfelek. Mindez kevesebb költség mellett. 

Hibabejelentés, ügykezelés

Az xFLOWer-ben nem csupán az egyes feladatok, hanem teljes üzleti folyamatok kezelésére van lehetőség, azaz összeállíthatók olyan, sok egymást követő feladatból álló tevékenységláncok, amelyek a vállalati célok eléréséhez szükségesek. A folyamatokhoz dokumentumsablonok is kapcsolódnak, melyek mindig a megfelelő időben állnak a munkatársak rendelkezésére úgy, hogy verziózásuk és automatikus előállításuk is egy rendszeren belül megoldott. Minden feladat és dokumentum visszakövethető: mindig látszik ki, mikor, mit csinált, mulasztott-e el határidőt vagy éppen mindig határidő előtt elkészült mindennel. A további funkciók lehetővé teszik a szerkesztett dokumentumok – és minden egyéb: számlák, szállítólevelek, megrendelések, ajánlatok, szerződések, stb. – vezetői jóváhagyását, véleményezését és egységes elektronikus tárolását is.
xFLOWer egységes dokumentárként működik, melyben minden egyes korábbi ügyfélkontaktus, dokumentum, levél, irat, számla egy-egy kattintással elérhető a teljes történetével együtt.

Karbantartási tevékenységek

Különböző feladatok merülhetnek fel az ingatlanok üzemeltetése kapcsán. 
Vannak egyszeri feladatok (valaki jelezte, hogy csöpög a csap) és vannak rendszeres karbantartási tevékenységek (pl. tűzjelzők ellenőrzése).

Ezek a karbantartási események típusától függően más és más tudást és elintézési protokollt igényelnek.

Az egyes karbantartási feladatokat xFLOWer nem csak indítja (pl. az ügyfélszolgálati modulban fogadott bejelentés alapján), hanem ki is választja, majd végig is vezeti a munkatársakat a feladatokon és kezeli a visszajelzéseket vagy a különleges eseményeket (pl. nem lehet az izzót kicserélni, kőművest kell bevonni).

Pályázati, közgyűlési dokumentumok. Fotók, dokumentációk

Ingatlankezelési tevékenység során rengeteg dokumentumot kell tárolni, és visszakereshetővé tenni.

Lehetnek ezek tervrajzok, pályázati, közgyűlési dokumentumok, számlák, teljesítési igazolások, felújítási tervek vagy épp sima szerződések. 

Ne kevésbé fontos a tulajdonosokkal (bérlőkkel, hatóságokkal) folytatott papír és elektronikus levelezés kezelése, beleértve az érkeztetést, iktatást, tárolást, visszakeresést.

Biztosítási ügyek, beszerzések

Egy ingatlankezeléssel foglalkozó vállalkozás sok esetben nem a saját pénzéve gazdálkodik (pl.: társasházak), ezért kiemelten fontos, hogy transzparens legyen a beszerzési folyamat és minden olyan tevékenység – amely gazdaságilag megéri – biztosítva legyen.

xFLOWer támogatja a beszerzési, pályáztatási folyamatok kezelését és a későbbiekben betekintést adhat a döntések hátterébe. (Miért nem a legolcsóbb lakatos választottuk?)

Társasházkezelés

Társasházkezelő vállalkozások rengeteg különböző – előre végiggondolt – üzleti folyamat mentén működnek  az adminisztratív folyamatoktől a pénzügyekig.

Olvassa el részletesen: 

További olvasmányok

A workflow bevezetés haszna 2 – Javuló ügyfélélmény

A workflow bevezetés haszna cikksorozatunk első részében megvizsgáltuk, hogy milyen, elsőre talán nem evidens haszna lehet egy ilyen rendszer alkalmazásának a munkavállalók szempontjából. Sorozatunk jelen, második részében ügyféloldalról szemléljük ugyanezt a témakört: ügyfeleink vajon érzékelik valamilyen módon az új rendszer használatát?

Elolvasom

A workflow bevezetés haszna 1 – Elégedettebb csapat

A workflow rendszerek bevezetésére szánt komoly idő, energia és pénzügyi befektetés jelentős megtérüléssel kecsegtet. Ugyanakkor, ha még nincs szervezetünknél workflow rendszer vagy nincs személyes tapasztalatunk az ilyen megoldásokkal, jogosan merülhetnek fel további kérdések is. Ezekre keresünk választ jelen, és sorozatunk következő bejegyzéseiben.

Elolvasom

COVID-19 és a gazdaság – készüljünk fel időben!

A COVID-19 koronavírus hazai megjelenésével soha nem látott mértékben növekedett az otthoni munkavégzés aránya. Értelemszerű, hogy egy ilyen súlyosságú járványügyi helyzet esetében, aki csak teheti, elkerüli a személyes érintkezést, különösen az egy légtérben történő, huzamos idejű tartózkodást.

Elolvasom

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!