Egészségügyi időpontfoglalások

Időpontfoglalás kezelő rendszer

Egyszerűsítse foglalásait az xFLOWer időpontfoglalás kezelő rendszerrel!

A következő problémák együttes megoldásában segít az xFLOWer Időpontfoglalás modulja:

  • Több helyiségben történő szolgáltatások, adott helyiségméret bizonyos szolgáltatásokhoz
  • Több kolléga által végzett, eltérő szolgáltatások
  • Többféle, eltérő eszközöket igénylő szolgáltatások
  • Páciensek számára megfelelő időpontok

Tipikus esete a fentiek meglétének, amikor egy orvosi rendelő vagy egészségcentrum komplex szolgáltatást nyújt betegei számára. Hiszen nem mindegy például, hogy 10 fős gyógytornára vagy ultrahang vizsgálatra szükséges helyiség és eszközök biztosítása. Az időpontok foglalásának ilyenkor is egyszerűen és a páciens számára is teljesen átláthatóan kell működnie. Rendszerünket éppen ezért úgy alakítottuk ki, hogy ezen igényeknek megfeleljen és az időpontok foglalását egyszerűen kezelhető felületen valósítsa meg. A rendszer online, a páciensek által elérhető, így bevezetésével a páciensek kényelmesen, otthonukból vagy okos eszközeikről intézhetik időpontfoglalásokat illetve a szolgáltató oldalán nem szükséges külön erőforrást rendelni ehhez a tevékenységhez, ami költség megtakaraítást eredményez, miközben növeli a kezelésekben résztvevők elégedettségét is. A mindegyik résztvevő számára megfelelő időpontot értelmezhetjük fentiek metszeteként is vizuálisan ábrázolva:

 

Miért ezt az időpontfoglaló megoldást válasszam?

Lássunk egy példát a gyakorlatból! Orvosi szolgáltatásokat nyújtó ügyfelünk számára olyan időpontfoglaló rendszert kellett kialakítanunk, ahol mindhárom fent leírt tulajdonság vizsgálata volt szükséges a sikeres foglalásokhoz. Azaz amikor egy páciens bizonyos kezelésre időpontot akar foglalni, akkor a rendszer a következő tényezőket vizsgálja, mielőtt időpontot ajánl:

  • Mikor áll rendelkezésre a szükséges helyiség? (Meghatározható, hogy milyen kezeléshez milyen helyiség szükséges! A rendszer a szabad helyek számát is figyelembe veszi csoportos kezelések esetén.)
  • Mikor van szabad munkaideje az illetékes kollégának, szakorvosnak? (A rendszer a szakképzettségen túl a munkaidőbeosztást és a szabadságolást, betegállományt is figyelembe veszi az időpont foglalásánál!)
  • Mikor állnak rendelkezésre a kezeléshez/vizsgálathoz szükséges eszközök? ( A rendszer az eszközöket erőforrásként értelmezi, és a vizsgálatok a szükséges eszközökkel összerendelhetőek!)

Látható, hogy egy "egyszerű", naptáralapú foglaló rendszer ilyen problémákat nem lenne képes kezelni, illetve, hogy az xFLOWer megoldása messze többet kínál ezen rendszerek képességeinél. Sőt, a rendszer funkcionalitása még ezeken is túlmutat.

 

További funkciók

Mi történik a pácienssel az első kezelés után?

Sok esetben - például diagnózis felállításakor, állapotfelmérés vagy ismételt kezeléseket igénylő gyógyítási folyamat esetén - nagyon fonots, hogy a páciensek megfelelő időben visszatérjenek és megkapják a szükséges kezelést, további állapotfelmérést, vagy ellenőrzést. Ennek megfelelően az időpontokat kezelő rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy már az első időpontfoglaláskor is egy folyamatos orvos-beteg együttműködésként és ne egy egyszeri találkozóként kezelje az időpontfoglalásokat, valamint ismétlődő eseményekként értelmezze egy kezelési sorozat megkezdését.

Hogyan történik az ismétlődő időpontfoglalás?

A rendszer a fent leírt módon kezeli a szabad erőforrásokat, orvosok, kollégák és eszközök rendelkezésre állását. Azonban az előre meghatározott kezelés típusokhoz eltérő további folyamatlépések rendelhetőek. Azaz a rendszerben meghatározható, hogy milyen típusú vizsgálat vagy kezelés esetén milyen további időpontok lesznek - nagy valószínűséggel - szükségesek, és ezekhez megfelelő időintervallumokban további időpontok jegyezhetőek elő úgy, hogy a beteg és a szolgáltató számára is optimális időbeosztás alakuljon ki.

 

Mi történik, ha az első találkozót követően a kezelést végző kolléga kilép vagy éppen szabadságon van, amikor a következő kezelés esedékes lenne?

Ebben az esetben a rendszerben rögzíteni kell a kolléga távolléti idejét, amely lehet átmeneti vagy permanens. Ilyenkor a rendszer megvizsgálja, hogy milyen páciensek tartoznak a kollégához, illetve, hogy melyik páciens kezelési folyamata hol tart. Ebben természetesen benne foglaltatik a kezelés státusza, a következő találkozó időpontja, a szükséges eszközök és helyiségek meghatározása is. Fentiek ismeretében a rendszer kiválasztja azt a leghamarabbi időpontot, amely megfelel a helyettesítő vagy új kolléga számára és rendelkezésre áll minden erőforrás hozzá. Az időpont változásáról a rendszer automatikusan egy speciális, aktív linkeket tartalmazó e-mailt küld a páciens részére. Ebben a páciens megtalálja az eredeti és az új időpontot, valamint két linket: „A felajánlott időpont számomra megfelelő” vagy  „A felajánlott időpont számomra nem felel meg”. Amikor a beteg az egyik linkre kattint, akkor az a rendszerben rögzül és az új időpont egyeztetés folyamata továbbmegy:

  • Amennyiben a beteg elfogadta az időpontot, úgy az rögzítésre kerül
  • Ha elutasította, akkor pedig új időpont kerül automatikusan felajánlásra.

A páciens számára beállítás szerinti időablak áll rendelkezésére, hogy reagáljon az e-mailre. Amennyiben nem reagál, úgy a rendszer automatikus figyelmeztetést küldhet számára, vagy akár értesítheti a kapcsolattartót, hogy keresse fel a beteget telefonon vagy más módon.

Ugyanez az e-mail alapú eljárás megy végbe akkor is, ha a kezelőorvos személye nem változik, hanem a kezelés további időpontjait kell egyeztetni. Ebben az esetben a rendszer természetesen kizárólag a kezelőorvos szabad időpontjait vizsgálja és nem keres helyettesítő kollégát.

 

Kollégák értesítése

A rendszer az időpont foglalást követően e-mail értesítést küld az illetékes kolléga részére a az időpont lefoglalásáról. Az e-mail részletesen tartalmazhatja - akár szövegtörzsben, akár csatolt fájlban - a páciens adatait, az igényelt kezelést illetve bármilyen olyan további információt, ami szükséges lehet. Ugyanekkor a rendszer megfelelő integrációkon keresztül a kolléga naptárjába is bejegyzést készít (legyen szó Outlook, Gmail Naptár, iPhone, Android vagy egyéb környezetről ) hogy mindig átlátható maradjon a kolléga számára is napi tevékenysége és könnyen tervezhesse további tevékenységét.

Egy példa hasonló bejegyzésre a rendszerben:

Amint látható, az xFLOWer bejegyzései egyazon felületen jelennek meg, ahol minden további teendő is rögzítésre került, így egy helyen, átláthatóan kezelhető minden naptárbejegyzés és kapcsolódó esemény! 

Erőforrásokhoz rendelt naptárak

A rendszer képes kezelni illetve erőforrásokhoz rendelni ugyanilyen naptárakat. Ennek megfelelően, az egyeztetett időpontok, kezelések az adott helyiséghez vagy eszközökhöz tartozó naptárakba is bekerülhetnek. Így mindenki, aki a naptárhoz hozzáféréssel rendelkezik láthatja, hogy melyik terem vagy eszköz pontosan mikor foglalt, illetve, hogy ki foglalta le.

Kezelések időtartamának beállítása

Az xFLOWer Időpontfoglalás modulja támogatja a foglalható kezelések egyes tulajdonságainak meghatározását. Ezek közé tartozik a kezelés - vagy vizsgálat, találkozó, konzultáció, stb. - időtartamának beállítása is. Ezen túlmenően szintén beállítható, hogy az egyes kezelési időpontok között minimálisan mennyi időnek kell eltelnie, hogy a kolléga vagy a felhasznált erőforrás számára elegendő felkészülési idő álljon rendelkezésre a következő időpont előtt. Beállítható továbbá, hogy az egyes erőforrások következő időpontra való felkészítését kinek kell elvégeznie (pl. takarítás, felhasznált anyagok cseréje, stb.) és az illetékes számára az az időkeret fog a rendelkezésére állni erre a tevékenységre, ami két egymást követő foglalási időpont között eltelik.

Többféle erőforrást és/vagy szakterületet igénylő beavatkozások

Egészségügyi szolgáltatások esetében sokszor szükség lehet olyan komplex beavatkozások elvégzésére, amely több szakorvos, eszköz vagy helyiség együttes használatát igényli. Ilyen esetekben az xFLOWer a kezeléshez vagy vizsgálathoz beállított szükséges erőforrások, kompetenciák és helyiségek közül úgy határozza meg az időpontot, hogy ezek mindegyike rendelkezésre álljon a megadott időpontban és az időpont a lehető leghamarabbi legyen. Azaz ilyen esetekben a rendszer megkeresi azt az első időpontot, amikor minden és mindenki elérhető az adott kezelés elvégzéséhez és elsősorban ezt az időpontot ajánlja fel a beteg számára. Amennyiben a beteg számára nem felel meg az első felajánlott időpont, úgy a rendszer a fentiek figyelembe vételével megkeresi a következő időpontot és azt ajánlja fel a beteg számára egészen addig, amíg a beteg számára is megfelelő időpontot nem talál.

 

Mikor ne az xFLOWer időpontfoglalás megoldását válassza?

Abban az esetben, ha átfogó medikai szoftvert keres, amely képes kezelni az eszközkészleteket, pontos beavatkozástörzseket, gyógyszerezést vagy a betegek teljes kórtörténetét központi rendszerekből származó adatok alapján, akkor nem az xFLOWer a megfelelő választás az ön számára. Megoldásunk egy olyan munkafolyamat kezelő keretrendszer része, amelyben szabadon meghatározható folyamatok mentén kezelhetőek időpontfoglalások, ismétlődő tevékenységek, dokumentumok, azonban ezen tevékenységek sokkal inkább ügyviteli és adminisztrációs, mint orvosszakmai oldalról közelítik meg az időpontfoglalások problémáját. Ennek megfelelően a rendszer nem rendelkezik az előbbiekben felsorolt, általában a medikai célszoftverekre jellemző funkcionalitással, sokkal inkább az időpontfoglalások és az ismétlődő tevékenységek vezérlésére fókuszál.

Mindemellett megfelelően kialakított interface kapcsolatokon keresztül az xFLOWer képes adatokat küldeni és fogadni más rendszerekből, így nem szükséges más célrendszert választania, vagy a meglévőt cserélnie a szoftver használatához. Az integráció lehetővé teszi a két rendszer közötti szabad adatáramlást, így a folyamatok kezelésénél más rendszerek adatai is felhasználhatóak és viszont - ha xFLOWer - ben rögzítésre kerülnek bizonyos adatok, akkor azok más rendszerek felé továbbíthatóak és abban tovább hasznosíthatóak.

 

Workflow keretrendszer

Az xFLOWer munkafolyamat kezelő megoldása egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer Időpontfoglalás egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer Időpontfoglalás bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

 

Időpont foglalási folyamatok

Az xFLOWer Időpontfoglalás rendszerben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen időpontfoglaláshoz tartozó ügyintézési tevékenység.
Az üzleti folyamatok nem érnek véget az időpontok lefoglalásánál. Az xFLOWer rendszer további moduljai az időpontfoglalás folyamatán túl az ügyfelek teljes operatív életciklusát kezelik:

Ön dönti el, hogy milyen folyamatokat fog használni: alapértelmezésben az időpontfoglalásokhoz kapcsolódó folyamatokat javasoljuk, amelyeket a bevezetés során testreszabunk az Ön igényei szerint. Ezen folyamatok természetesen változtathatóak, bővíthetők és további folyamattípusok felvételére is lehetőség van akár a bevezetés során, akár később, amikor szükséges.

 

Páciens törzsek

A páciensek adatai ügyféladatokként kerülnek értelmezésre a rendszerben. Az xFLOWer alapból tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen páciens adatokat szeretne kezelni. Így felveheti a páciensek lábméretét, különleges igényeit, korát, gyógyszerérzékenységét, allergén információkat vagy bármit, amit szükségesnek talál nyilvántartani.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie a pácienseket.

Ha Ön nem csak "sima" ügyféltörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. További modulok, folyamatok használata esetén ugyanígy kialakítható akár HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

AZONNAL HASZNÁLHATÓ MEGOLDÁS

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud Időpontfoglalás megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az igények, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Transzparens, nagyrészt automatizált időpontfoglalási folyamatok, amelyek csökkentik munkatársai terheltségét, munkaidőt takarítanak meg és biztosítják a precíz végrehajtást.