xFLOWer

Blog

Facebook, Google: 100 millió dolláros csalás – megelőzhető lett volna?

Friss hírként terjedt a napokban, hogy egy litván férfi éveken át két internetes világcégtől (a Google-től és a Facebooktól) csalt ki 100 millió dollárt adathalász,hitelesnek látszó számlákkal és átutalásra szólító e-mailekkel – egy valós beszállító nevében. A folyamatkezelő rendszerek szakértői szerint az eset jelentős problémákra hívja fel a figyelmet, mert bármely céggel előfordulhat hasonló,ha nem körültekintően kiépített, zárt rendszerben kezeli irodai folyamatait.

 

“Az eset kapcsán azt javasoljuk, hogy csak a partneri szerződésekben szereplő bankszámlaszámokra lehessen utalni, így az ilyen jellegű csalások ellehetetlenülnek.Ezért érdemes a szerződéses adatokat, számlák befogadását, a teljesítés ellenőrzését és az utókövetéseket is rendszerbe foglalni, jogosultságokat és „riasztókat” illeszteni a folyamatokba.Ekkor kiderül többek között, hogy a beérkező átutalási kérelem feladójának e-mail címe korrekt-e, ki ellenőrizte és hagyta jóvá a számlákat, ki volt a felelős a teljesítés ellenőrzéséért (például volt-e megrendelés, beérkezett-e egyáltalán a termék), és az átutalást követően érkezett-e visszajelzés a partnertől az összeg beérkezéséről.” – mondta Szederkényi Zsolt cégünk, az xFLOWer csoport tulajdonos-ügyvezetője.

Véleményünk szerint a számlajóváhagyási folyamat szigorú betartása és betartatása kulcskérdés volt a hírben szereplő ügyben is. „Amerikai partnereink is megerősítettek minket azon feltételezésünkben, miszerint ma az ilyen jellegű csalások komoly problémát jelentenek a tengerentúlon; de ugyanez saját tapasztalatunk Európában is.” – tette hozzá Szederkényi. A szakértők több ügyfelénél előfordult, hogy a workflow mentette meg hasonló csalásoktól a céget – ugyanis teljesítési igazolás nélkül akartak számlákat kifizettetni a beszállítók, de a mindenre kiterjedő rendszer azonnal jelezte a megrendelés és a teljesítés hiányát.

Az alábbi workflow folyamatábra példa szemlélteti a kritikus fázisokat, ahol még megakadályozható a visszaélés:

 

Néhány tipp, hogyan előzzük meg az ilyen eseteket – például a pénzügyi tranzakciók során:

 

  • Pontosan meg kell határozni a szervezet felépítését, és a jogosultságokat(pl. ki,mit,milyen költséghelyen és értékhatárig hagyhat jóvá).
  • Fontos a beszállítói nyilvántartás folyamatos frissítése (pl. kitől, milyen elérhetőségekről érkezhet, milyen tartalmú kérés, követelés).
  • A teljes beszerzési folyamatot figyelembe kell venni és kezelni! (Az igényléstől kezdve a megrendelésen, a teljesítés ellenőrzésén, a munkalapok kezelésén és a számla jóváhagyásán át a kifizetésig, majd a partner visszajelzések beérkezéséig.)

A jól kialakított, teljeskörű, kötött beszerzési és számlajóváhagyási folyamatokkal, zárt workflow rendszerben kizárólag a jogosultak hagyhatják jóvá az igényeket és a kifizetéseket–akár okostelefonon, felhőben. Az alábbi ábra a teljes folyamatot mutatja, amiben természetesen igény szerinti változtatások megtehetőek, ám a jóváhgyási és ellenőrzési fázisok megléte értelemszerűen kulcsfontosságú.

 

“Úgy gondoljuk, hogy cégmérettől függetlenül szükséges munkafolyamatokat kidolgozni és lehetőség szerint informatikai rendszerben kezelni – kis cégeknél az alulszervezettség, míg nagyvállalatoknál az automatizáltság miatt. Így megelőzhetők a hasonló jellegű csalások, egyrészt az emberi hibák, másrészt a túlzott automatizáció kiküszöbölésével.” – zárja gondolatait az ügyvezető.

workflow szoftver blog cikk

SOP vagy workflow szoftver?

A vállalati back office folyamatok standardizálására népszerű megoldás a Standard Operating Procedure (SOP) dokumentumok használata, azonban egy workflow rendszerrel mindez még hatékonyabbá is tehető.

Elolvasom
Projekt menedzsment szoftver

Miért használjon projekt menedzsment szoftvert?

Minden sikeres cég számára elengedhetetlen a hatékonyság, ezért fontos, hogy olyan szoftveres megoldást használjon, amely megkönnyíti a napi munkát. Az xFLOWer projekt menedzsment szoftvere automatizált rendszerbe szervezi az elvégzendő feladatokat, és támogatja az együttműködést.

Elolvasom
beszerzési rendszer

Átlátható folyamatok a logisztikában beszerzési rendszerrel

Bármilyen profilú vállalatról legyen szó, a beszerzés – a logisztika egyik alappilléreként – nélkülözhetetlen része a zökkenőmentes és hatékony működésnek. A különböző eszközök, berendezések, alapanyagok, termékek vagy egyéb inputok rendelkezésre állása és elérhetősége nem ütközhet akadályba, hiszen az komoly problémát okozhat a vállalat működésében, és a költségeket is jelentősen megemelheti.

Elolvasom