xFLOWer

Blog

Ezért van káosz a cégedben!

Vagy talán nincs?

Tényleg mindig pontosan tudod, hogy:

  • Melyik munkatársad épp mit csinál?
  • Melyik papírt, szerződést, dokumentumot hol találod?
  • Nem keresgélsz a levelezésedben, hogy megtalálj valamilyen csatolmányt, adatot?
  • Éppen mi történik a projektjeiddel, melyikben milyen határidők vannak?
  • Mikor milyen fizetnivalóid vannak NAV, beszállítók, partnerek felé? Összeggel, határidővel?
  • Melyik ügyfélnek, mely teljesítésért mikor kellene fizetnie?
  • Melyik VIP ügyfelednek lesz holnap a születésnapja, évfordulója?

Ha a fentiek közül legalább 3-ra a válasz nem, akkor jó eséllyel nincs rend a cégedben!

Tudnod kell, hogy, céged legfőbb ellensége nem a konkurencia, a nehezen vevővé váló érdeklődő vagy a kevésbé hatékonyan dolgozó alkalmazottak (persze ezek sem segítenek, hogy céged felvirágozzon, de ez egy másik történet…)

CÉGED LEGNAGYOBB ELLENSÉGE UGYANIS:

A KÁOSZ!

Káosz? Milyen káosz?

Vagy éppen megtörtént már, hogy egy ügyfelet valaki elfelejtett visszahívni (rosszabb esetben ebből nem túl hízelgő hangú komment is született Facebook oldaladon…) és emiatt elúszott az üzlet? Vagy éppen egy „szép” napon felhívott a könyvelőd, hogy fizess be 3 millió Forint ÁFÁt, mikor úgy tudtad, hogy minden rendben, nincs fizetnivalód még egy ideig?

Napi 10-12-16 órát dolgozol, hogy utolérd magad és beosztottaid is túlterheltek?

Körülbelül ez a káosz – és ez vezet céged bukásához!

Hogy mihez?!

A céged bukásához. A káosz ugyanis alattomosan, lassan férkőzik be a cégedbe és csak akkor veszed észre, amikor már a fejedre nőtt. Hozzáteszem, ha már észrevetted, máris tettél egy nagy lépést előre, hiszen amit az ember problémaként felismer, annak megoldásán elkezdhet dolgozni.

Miért van káosz a cégben?

Erre válaszolni nem könnyű, de biztosan mondható, hogy a káosznak időt adtál, hogy beférkőzzön cégedbe, tehát az okokat nem csupán a mostani helyzetekben kell keresni. Gondold el, mi minden történt mióta céged elindult: az elején még könnyen kezelhető, egyszerű feladatok lassacskán – néha hirtelen – az üzlet növekedésével együtt kezelhetetlenné váltak. A feladatok és tevékenységek megsokszorozódtak. Azon kaptad magad, hogy már két hete szinte nem is láttad a családod, mert minden nap estig – éjjelig dolgoztál.

Lehet időközben észrevetted, hogy ez így nem lesz jó és megpróbáltál például rendszereket bevezetni, vagy változtatni a tevékenységen. Legegyszerűbb esetben például elkezdted Excelben nyilvántartani az addig csak jegyzetelt, fontos határidőket, ügyféladatokat vagy bármit. Vagy éppen emlékeztetőket állítottál be magadnak a levelezésedben, esetleg Google naptárban tartod számon találkozóidat és teendőidet.

Ez jó irány, de önmagában kevés. Nagy segítség abban, hogy a saját munkádat szervezettebben végezd, de nem segít, hogy átlásd a céged működését. A kollégák napi feladatait. Az ügyfelek státuszait. Vagy éppen, hogy mikor milyen levél érkezett, megválaszolta-e valaki, vagy van még vele teendő…? Illetve egy idő – és bizonyos mennyiségű adat – után már ez a megoldás sem elégséges.

Mi a megoldás?

Kimondani egyszerű: rendet kell tenni a cégedben! Rendszert kell vinni minden tevékenységbe amiben a cég érintett. Meg kell határozni, hogy ki, mit, miért csinál. Meglátni, hogy mely tevékenységek elvégzése nem hatékony és kőkeményen racionalizálni azokat. Ennek egyik kézenfekvő módja a folyamatszemlélet alkalmazása, amiről már több szót ejtettünk (emlékeztetőül: A folyamatszemlélet megközelítése, hogy minden tevékenység bizonyos lépésekből épül fel, melyek adott sorrendben követik egymást. A tevékenységeket így lebontva meghatározhatóak felelősök, határidők, de a legfontosabb: láthatóvá válnak azok a pontok, ahol javítani lehet a cég működésén)

Ha a tevékenységeidet folyamatokként értelmezed, máris sokkal közelebb kerültél  a káosz felszámolásához, tevékenységed racionalizálásához. Ezzel nem csupán időt és energiát takarítasz meg magadnak és munkatársaidnak, hanem a költségeidet is alacsonyabban tarthatod – azaz céged eredménye jobb lesz, profitod növekedni kezd!

Ezért van szükség folyamatokban való gondolkodásra, amikor céged működését átalakítod és éppen ezt a tudást adjuk át neked következő posztjainkban!

Pontosan mit tegyek ellene?

Kövess minket és megtudod, mi szükséges ahhoz, hogy céged hatékonyabban, eredményesebben működjön, valamint adunk néhány ötletet arra is, hogy a jelenlegi munkaerőhiányt hogyan teheted kevésbé fájóvá és könnyítheted meg munkatársait életét!

 Ha kapcsolatba lépsz velünk, akár teljes megoldást is adhatunk ilyen jellegű problémáidra.

workflow szoftver blog cikk

SOP vagy workflow szoftver?

A vállalati back office folyamatok standardizálására népszerű megoldás a Standard Operating Procedure (SOP) dokumentumok használata, azonban egy workflow rendszerrel mindez még hatékonyabbá is tehető.

Elolvasom
Projekt menedzsment szoftver

Miért használjon projekt menedzsment szoftvert?

Minden sikeres cég számára elengedhetetlen a hatékonyság, ezért fontos, hogy olyan szoftveres megoldást használjon, amely megkönnyíti a napi munkát. Az xFLOWer projekt menedzsment szoftvere automatizált rendszerbe szervezi az elvégzendő feladatokat, és támogatja az együttműködést.

Elolvasom
beszerzési rendszer

Átlátható folyamatok a logisztikában beszerzési rendszerrel

Bármilyen profilú vállalatról legyen szó, a beszerzés – a logisztika egyik alappilléreként – nélkülözhetetlen része a zökkenőmentes és hatékony működésnek. A különböző eszközök, berendezések, alapanyagok, termékek vagy egyéb inputok rendelkezésre állása és elérhetősége nem ütközhet akadályba, hiszen az komoly problémát okozhat a vállalat működésében, és a költségeket is jelentősen megemelheti.

Elolvasom