Workflow alapú terméklistázás

A probléma

Ügyfelünk Magyarország egyik legjelentősebb FMCG kiskereskedője. A termékkínálat vertikuma és számossága is kifejezetten nagy; havonta 5000 termék kerül be rendszereikbe, illetve ugyanennyi ki is esik, ami éves szinten mintegy 120 000 termék listázását és adataiknak rendszereken keresztüli mozgatását teszi szükségessé. Az egyes termékekhez rendkívül sokféle adat kapcsolódhat: név, kiszerelés, allergén információk, akciós árak valamint számos további tulajdonság, amely vásárlói, üzleti szempontból fontos vagy feltüntetése törvény által megkövetelt.

Ez a feladat egy olyan támogató rendszer nélkül, amely képes összefogni a több különböző rendszerben tárolt, valamint a beszállítóktól érkező adatokat és egy egységes felületen megjeleníteni, valamint továbbítani a megfelelő szervezeti egységekhez, szinte lehetetlen - vagy legalábbis nagyon problémás és sok erőforrást igénylő - tevékenység.

Megoldás xFLOWer-rel

Az xFLOWer segítségével megteremthető a több különböző rendszer közötti adatkapcsolat, ahol a workflow egyfajta middleware eszköz szerepét tölti be számos M2M (Machine to machine, azaz rendszerek közötti) atuomatizációt megvalósítva. Az xFLOWer a termékadatbázisból megkapja, hogy az egyes termékekhez pontosan milyen adatokat szükséges összegyűjtenie. Először ezen adattípusokat a termékmenedzser vagy a beszállító adja meg (alapvetően egy alkalommal vagy változás esetén). Az ehhez szükséges adatlapok generálása minden egyes termék esetén automatikusan történik a termékadatbázis alapján. Ez többszáz féle adatot jelent és az xFLOWer ezen adattípusok gyűjtésével kezdi a terméklistázás folyamatot. 
Ezt követően az adatok egy validációs folyamaton mennek keresztül. E folyamat során kapacitás és egyéb ellenőrzések miatt először ki kell vezetni egy csereterméket a termékadatbázisból, majd a cseretermék és az újonnan bejövő termék adatait össze kell hasonlítani. Ezt a rengeteg adatot egyetlen képernyőn kell megjeleníteni, hogy amennyiben emberi beavatkozás is szükséges, úgy a kezelők kényelmesen, egy egységes kezelőfelületen láthassák az összes szükséges adatot. A rendszer automatikusan, előre meghatározott szabályrendszer alapján kiválasztja a validációban résztvevő személyeket és meghatározza a döntési szinteket is, szintén előre meghatározott szabályrendszer alapján. A validáció során a rendszer automatikusan megjelöli a termékekben található allergéneket, és szintén automatikusan ellenőrzi a kapacitásokat. A validáció végén az összes adatot és állományt automatikusan át kell tölteni terméktörzsbe. Amennyiben a validáció során a rendszer hiányzó adatot észlel vagy egy, a validációban résztvevő személy hiányt jelez, úgy az xFLOWer először egy ún. "brandbank"-ből próbálja kinyerni a hiányzó adatokat, (akár képeket is) amennyiben ez sikertelen, úgy automatikusan generál egy "hiánypótló" űrlapot a termékhez és elküldi azt a beszállító vagy más illetékes személy részére javításra. A beszállítók automatikus e-mailes értesítéseket kapnak minden olyan változásról, amely kapcsán érintettek, ugyanígy eszkalációk esetén az illetékes kollégákat is értesíti a rendszer. 
E folyamatok végigvitele számos rendszerintegráción keresztül valósul meg úgy, hogy a folyamatokat az xFLOWer folyamatmotor vezéreli és továbbít adatokat több rendszeren keresztül. 
A folyamat határidők kritikusak, mivel az érintett rendszerek az áruházak napi életét is vezérlik, így kiemelten fontos szempont a kialakított interfészek sebessége és megbízhatósága is. Ennek megfelelően, amennyiben egy termék belistázása jóváhagyásra került, úgy annak legfeljebb 24 órán belül minden érintett rendszeren átfussanak az adatok, ezt az xFLOWer a megadott határidőn belül elvégzi. A folyamatokban összesen kb. 200 résztvevő érintett, míg egy-egy folyamatban akár több tíz résztvevő koordinálása is szükséges a rendszerek között működésen túl. 
Fontos további tulajdonsága a rendszernek, hogy a listázást terméktípusonként is kezeli, így ha pl. egy bizonyos fajta joghurt 12 féle ízben elérhető, akkor az automatikus validációt követően a rendszer ezeket egy jóváhagyási lépésbe vonja össze - ennek megfelelően a jóváhagyónak nem kell 12 alkalommal jóváhagynia az egyébként azonos termékeket, hanem egy lépésben megteheti ezt. Így időt és energiát is spórol a rendszer a folyamat emberi résztvevőinek. Természetesen az ilyen esetek előre meghatározásra kerülnek, hiszen lehetséges, hogy egy első ránézésre azonos elemeket tartalmazó termékcsoport esetében mégis eltérések adódnak az egyes termékek között. Ilyen esetekben nem kerülhető el a termékek egyenkénti jóváhagyása, azt mindenképpen egyesével kell megtenni.

Konklúzió

Ügyfelünk számára kialakított, workflow alapú terméklistázó rendszer több adatbázison és rendszeren keresztül kezel és egységesít rendkívül széles vertikumú és nagy számosságú termékadatot úgy, hogy közben szűk határidők betartása is elvárt. A rendszer immár több, mint egy éve működik ügyfelünk megelégedésére, így kijelenthető, hogy xFLOWer-rel egy addig csak nehézkesen, sok erőforrással megoldható probléma teljeskörűen, és nagyrészt automatizáltan vált kezelhetővé.