Társasházkezelés

Társasházak kezelése

Ügyfelünk Budapest egyik legnagyobb társasházkezelő és közös képviseletet ellátó cége. Szinte valamennyi kerületben vannak ügyfeleik, az általuk kezelt albetétek száma több ezer. Olyan rendszerre volt szükségük, amely megkönnyíti, olcsóbbá és átláthatóbbá teszi a bejelentések és a pályázatok kezelését, a közgyűlések összehívását. A könyvelésre más megoldást alkalmaztak, de az igazán időigényes feladatokat Excel táblázatok segítségével próbálták nyilvántartani és megoldani. 

A probléma

Az ügyfél oldalról érkező - főleg telefonos - bejelentéseket, kérdéseket az irodában ülő adminisztrátorok próbálták kezelni a rendelkezésre álló adatok alapján. Mivel ezek nem voltak frissek és naprakészek, több telefon kellett lebonyolítani egy-egy eset kezelésére. Mire egy bejelentést felülvizsgáltak, akár egy nap is eltelt, ami pl. egy csőtörésnél komoly kényelmetlenséggel járt, és a javítást még el sem kezdték.

Megoldás xFLOWer - el

Az xFLOWer rendszer bevezetése után az irodában ülő kollégák kapják a bejelentést, azonnal rögzítik a rendszerben, a műszakis kolléga, vagy alvállalkozó azonnal automatikusan értesítést kap erről a mobil telefonjára, a helyszín és a probléma pontos leírásával. Az ő feladata, hogy a helyszínt ellenőrizze, szükség esetén fotót készítsen és döntsön a további munkákról. Ezt egy mobil felületen akár a telefonján is meg tudja tenni, az információ azonnal "visszatér" az ügyintézőhöz - mindez telefonálás nélkül. Az ügyintéző, és rajta keresztül a bejelentő tulajdonos vagy bérlő bármikor percre pontos felvilágosítást kaphat arról, hogy a javítás milyen fázisban van, így azt is megtudhatja, mikor kell otthon tartózkodnia, hogy a szerelőket fogadni tudja. Kevesebb papír, hatékony adminisztráció, gyorsabb ügyintézés - mindez telefonálás és a vele járó költségek nélkül.

Társasház kezelők számára fejlesztve

Az xFLOWer PMS modulja komoly segítséget jelent a közgyűlésekkel, pályázatokkal, műszaki fejlesztésekkel járó papír alapú anyagok nyomtatási és raktározási költségének csökkentésében. Amit lehet, elektronikus formában tárolunk nagy biztonságú rendszerünk segítségével. Nem jelenthet problémát egy csőtörés, ami tönkre teszi a raktáron lévő dokumentumokat.

A rendszer megkülönböztet tulajdonost, bérlőt, családtagot, egyéb jogcímen az ingatlanban tartózkodó személyeket, valamint a partnerek között alvállalkozókat, önkormányzatot, biztosítót, hatóságot és közmű szolgáltatót. A hivatalos levelezés is a rendszerünkből történik, előre elkészített dokumentum sablonok segítségével.

Érdeklődés esetén lehetőséget biztosítunk referencia látogatás megszervezésével arra, hogy éles működés közben is megtekintsék az xFLOWer rendszert.