Papírmentes iroda a gépjármű - finanszírozásban

Ügyfelünk a pénzügyi szektor meghatározó résztvevője. Megoldást kerestek a teljes hivatalos levélforgalom kezelésére, valamennyi be- és kimenő levél postakönyvbe történő regisztrálása. A gépjármű törzskönyvek küldése kölönállóan történik az egyéb levélforgalomtól (postakönyv). Céljuk volt a papírmentes iroda elérése.
 

A probléma

Ügyfelünk, kifejezetten gépjármű finanszírozásban érdekelt multinacionális vállalat. Hivatalos levélforgalmuk kezelése rendkívül költségesnek bizonyult a bejövő papíralapú dokumentumok nagy mennyisége miatt, ami leterhelte az adminisztrációért felelős munkatársakat is. E problémák megoldására olyan rendszer bevezetése vált szükségessé, ami megoldást nyújt valamennyi hivatalos küldemény érkeztetésére, iktatására, postakönyvbe való regisztrálására és a megfelelő folyamatban való kezelésére.
 
Lényeges volt továbbá, hogy a gépjármű törzskönyvek küldése elkülönülten történjen minden egyéb levélforgalomtól valamint, hogy a vállalat minél kevesebb papír használatával működhessen, célul kitűzve a papírmentes irodai tevékenység elérését.

 

megoldás xflower-el

A postakönyvet az xFlowerrel elő lehet állítani nyomtatott és elektronikus formában. A későbbiekben az xFlowerrel új belső folyamatokat alakítottak ki, pl. számlák jóváhagyására, fizetési előleg igénylésére. A folyamatoknál azt is meg lehet határozni, hogy a feladatokat hány személynek kell jóváhagyni, mennyi időn belül. Természetesen a helyettesítést az automatikus beállításokkal azonnal meg lehet oldani.

Postai küldemények kezelése

Az xFLOWer bevezetése lehetővé tette a beérkező hivatalos levelek fogadását, digitalizálását és iktatását. A dokumentumok további kezelése új belső folyamatok kialakításával immár folyamat szinten került megvalósításra, azaz beérkezéskor a rendszer megvizsgálja, hogy milyen típusú a dokumentum, majd megállapítja, hogy ehhez milyen folyamat tartozik és delegálja a kapcsolódó feladatokat határidőkkel és előre meghatározott eszkalációs lépéseket rendel ezek esetleges elmaradásához. Az újonnan kialakított folyamatok különösen a számlajóváhagyás és az előleg igénylés feladataiban jelentenek hatékonyság és eredményesség – növekedést.

Jóváhagyások kezelése

A rendszer támogatja a feladatok és folyamatlépések többkörös jóváhagyását, azaz meghatározható, hogy milyen feladatot hány személynek kell jóváhagyni, mielőtt teljesített státuszba kerül. Ugyanakkor egy munkatárs szabadsága vagy kimaradása esetén a rendszer automatikusan delegálja a feladatokat olyan kollégának, aki rendelkezik a szükséges készségekkel és idővel azok elvégzésére.