Esettanulmányok

Önkormányzat – Beszerzések és szerződések informatikai támogatása

xFLOWer esettanulmány

Dunakeszi Önkormányzat és Polgármesteri Hivatal xFLOWer segítségével támogatja a beszerzési, megrendelési és szerződéskezelési folyamatait

A hivatal xFLOWer-t választotta, hogy a különböző beszerzések (főleg szolgáltatások) folyamat alapú informatikai megoldással támogassa. Az Önkormányzat és a Hivatal szervezetileg elkülönül egymástól, így az adatokat és a beszerzéseket egy rendszeren belül, de egymástól függetlenül kell kezelni.

Megrendelési igények

A megrendelések összeghatártól függően három kategóriába tartoznak, ez három különböző eljárási folyamatot jelent. A legmagasabb értékű szolgáltatások közbeszerzés alá esnek, vagy – alacsonyabb érték esetén – elég három cégtől árajánlatot kérni, és van egy harmadik kategória, ahol egyszerű jóváhagyással rendelhető meg a kívánt termék, illetve szolgáltatás.

A beszerzés adminisztrációs feladatai

A beszerzési folyamat a két közigazgatási szervezetnél teljesen azonos, a felhasználók a beosztásuk és jogosultság szerint tudnak ügyeket kezelni az alkalmazásban. A folyamat a beszerzési igény rögzítésével indul, meg kell adni többek között a beszerzés tárgyát, indokát, a várható értékét, a CPV kódot, valamint a kötelezettségvállalás idejét is. Amennyiben a beszerzést az igénylő felettese(i) jóváhagyják, a beszerzés módját (közbeszerzés, 3 ajánlat vagy egyszerű jóváhagyás) a rendszer automatikusan megadhatja.

Jóváhagyás után – pénzügyi ellenjegyzés

Ezután a pénzügyi ellenjegyzés következik, itt dől el, hogy a megadott értékre megvan-e a szükséges fedezet, és melyik költséghely lesz hozzárendelve a tételekhez. A végső jóváhagyást a jegyző, illetve a polgármester adja meg a beszerzésre. Ha minden jóváhagyás megtörtént, a rendszerben lévő adatok alapján indul el a megrendelés vagy a szerződéskötési folyamat.

Szerződéskötés

Mind a megrendelést, mind a szerződést az xFLOWer dokumentum sablonokból állítja elő. A megfelelő adatok, mint pl. a megrendelés tárgya, értéke, beszállító partner adatai a rendszerből kerülnek a szerződésbe. Amennyiben a sablonokat ki kell egészíteni egyéb információval, természetesen az xFLOWer lehetőséget biztosít erre. Az így elkészül megrendelés, szerződés a jogi osztályra kerül jóváhagyásra.

A folyamat bármelyik jóváhagyási fázisában természetesen születhet olyan döntés, ami nem engedi tovább a konkrét ügyet. Ilyenkor minden esetben van lehetőség az elutasítást indokolni, és az ügy visszakerül az eredeti igénylőhöz, aki látni fogja, hogy miért született ez a döntés.

Üzleti előnyök a közszférában is!

Az xFLOWer rendszer megfelelő megoldást tud nyújtani a versenyszféra mellett a közigazgatási intézmények számára is. Az ügyek jól követhetőek a rendszerben, és a munkatársak számára sok segítséget nyújtanak az automatizált folyamatlépések. Mindenhol előtérbe került már a papírmentes iroda megvalósítása, az xFLOWer ezt az igényt is messzemenően támogatja, de a rendszer legfőbb erénye, hogy a munkatársak és önkormányzati vezetők azonnali információkat kapnak a folyamatban lévő vagy a már lezárt beszerzésekről és megrendelésekről.

Bevezetési időszak - érdekességek

Az éles rendszer teljes átadása a szerződéskötést követően néhány hónap alatt megtörtént, ebben benne van a teszt időszak is. A kialakítás során több, előre nem látott egyedi igény is felmerült (pl. a két szervezet elkülönül, de az ügyintézők többségének mindkét rendszerhez hozzáférést kell adni, a szerepkörük szerint), ezek mindegyike sikesen megoldásra került, és a projekt bevezetésére vállalt határidő sem lett túllépve. 

A projekt számokban

A rendszert kb. 30 munkatárs használja rendszeresen, beleértve a jogi osztályt, a jegyzőt és a polgármestert. Évente kb. 2-300 beszerzés indul, ezek mindegyike a rendszerben bármikor visszakövethetőek a későbbiekben is. Minden kapcsolódó dokumentumot (megrendelések, szerződések, teljesítési igazolások) a rendszerben tárolunk. Az Önkormányzat által készített szerződéseket, és más írásos dokumentumot az xFLOWer állít elő sablonokból.

A folyamatokba több mint 100 automata lépés került beépítésre, az ügyintézők manuális feladatait csökkentve. Ehhez képes mindössze 20 olyan döntés maradt, amelyet a munkatársaknak kell meghozni.

További esettanulmányaink

Kárbejelentések kezelése Workflow-val

Ügyfelünk Magyarország egyik meghatározó biztosítótársasága. Lakásbiztosításra szerződött ügyfeleik számára assistance szolgáltatást is kínálnak a klasszikus biztosítási szolgáltatásokon túlmenően; azaz ha például egy ügyfélnél valamilyen káresemény történik, akkor a biztosító azonnal intézkedik a kár elhárítása érdekében.

Elolvasom