Esettanulmányok

Képzési folyamatok szervezésének és lebonyolításának szoftveres támogatása

Vállalatirányítási rendszer

Feladat leírása


Ügyfelünk a MAPI Magyar Fejlesztési Iroda Zrt. egy pályázatírással és képzések szervezésével, lebonyolításával foglalkozó cég.

A tanfolyamok pályázati pénzekből valósulnak / valósultak meg, amelyekre ügyfelünk partnerei kapnak / kaptak támogatást. Azzal bízták meg a céget, hogy a pályázati támogatás elnyerése után a képzéseket is szervezzék meg, és bonyolítsák le. Ez a gyakorlatban azt jelentette, hogy rövid idő alatt több mint több száz különböző képzést kellett megszervezni, leoktatni és ami a legnehezebb leadminisztrálni.

Egy támogatott oktatás vagy tanfolyam nagyon szigorú keretek között zajlik. Ügyfelünk saját munkavállalóit és külsős szakoktatókat, trénereket is foglalkoztat, így már az a feladat is kihívást jelent, hogy a megfelelő beosztást elkészítsék, és minden oktatóanyag, jelenléti ív rendelkezésre álljon a képzések időpontjában. Mindezek mellett a különböző jelentéseket rövid határidővel kell leadni, a késedelem komoly bírsággal járhat. Elmondható, hogy a komoly előkészület sem jelent önmagában biztos sikert, ehhez a megfelelő informatikai támogatásra van szükség.

Megvalósult üzleti funkciók


A kezdeti megbeszéléseken gyorsan kiderült, hogy minden tanfolyam operatív lebonyolítása gyakorlatilag egy folyamat sémára felépíthető, így adott volt a lehetőség, hogy ezt a folyamatot az xFLOWer keretrendszerrel valósítsuk meg. Először feltérképeztük, hogy mi történik egy elnyert pályázat esetén. Ez röviden összefoglalva az alábbi lépésekből állt:

  1. Előkészítés – a képzéscsoport adatok megadása:
    • a képzés témája, pl. együttműködés fejlesztés, kommunikáció, szervezetfejlesztés
    • időtartam, amire a támogatást kapják, pl. 20 óra
    • helyszín
    • tanácsadó
    • képzésszervező
    • tréner
  1. Operatív feladatok:

    • időpont és helyszín véglegesítése
    • résztvevői lista véglegesítése
    • képzési dokumentáció és tréneri segédanyagok nyomtatása
    • NSZFH bejelentés
    • FIIR bejelentés
    • határidők figyelése, ezekről emlékeztető a résztvevők felé

  2. Feladatok a képzés lezárultával:

    • Elégedettség-mérés és kiértékelés (FIIR jelentés)
    • OSAP bejelentés
    • aláírt képzési dokumentációk feltöltése a központi rendszerbe
    • esetlegesen plusz résztvevők utó-dokumentálása
    • teljesítési igazolások automatikus generálása az alvállalkozóknak és a megrendelőnek
    • számla adatok átadása a szamlazz.hu-nak
    • a kiállított számlák elküldése elektronikus úton, szükség esetén postázva is

Az alkalmazás kialakítása során fontos volt a képzési folyamatban résztvevő személyek „szerepkörökkel” való felruházása is. Megkülönböztettünk – a hallgatók mellett – képzésszervezőket, adminisztrátorokat, külső és belső trénereket, tanácsadót és a szervezetfejlesztési igazgatót. Ezen szerepkörök között kellett az egyes feladatokat kiosztani, természetesen a kiosztást már az xFLOWer végzi el. Mindenki azonnal értesülhet a rendszertől kapott üzenetekből, hogy új feladata keletkezett.

Az oktatási munka mellett kiemelten fontos a pontos adminisztrálás, hiszen előfordulhat, hogy az ellenőrző hatóság egy tanfolyam közben lép be, és ellenőrzi, hogy valóban a korábban leadott információknak megfelelően történik a képzés.

A sikeres képzések lezárása után a megállapodás szerinti sikerdíjat a rendszerünk emberi beavatkozás nélkül átadja a szamlazz.hu-nak, és az ott előállított számlát e-mail csatolmányként kiküldi a megrendelőnek. Ezzel zárul le egy képzési folyamat, de természetesen a rendszerben lévő adatok további információt jelentenek az oktatásszervező cégnek, akár lekérdezések, akár riportok formájában. A képzésekkel kapcsolatos dokumentumokat is xFLOWer rendszerünk tárolja.

További olvasmányok

További esettanulmányaink

Kárbejelentések kezelése Workflow-val

Ügyfelünk Magyarország egyik meghatározó biztosítótársasága. Lakásbiztosításra szerződött ügyfeleik számára assistance szolgáltatást is kínálnak a klasszikus biztosítási szolgáltatásokon túlmenően; azaz ha például egy ügyfélnél valamilyen káresemény történik, akkor a biztosító azonnal intézkedik a kár elhárítása érdekében.

Elolvasom