Jogosultság igénylés, e-számlák tárolása

Ügyfelünk több jól ismert élelmiszeripari termék gyártásával és kereskedelmével foglalkozik. Ezek közül a legismertebbek:

                

 

A probléma

A FrieslandCampina Hungária Zrt. dokumentumkezelési folyamatai, módszerei jelentősen elmaradtak a mai korszerű, hatékony megoldásokat alkalmazó vállalati átlagtól. A belső átvilágítás során egyértelműen kiderült, hogy ezeken a területeken az elektronikus támogatás rendkívül fontos a vállalat számára: a dokumentumok áramlása, elérése, munkafolyamatok támogatása; fizikai és virtuális tárolása; elérési ideje, kötelezettségek, határidők betartása, ügyfélkontaktusok csúszása; pénzügyi, számviteli folyamatok, cash-flow; irat duplikációk, redundáns tárolás; hatékonyság növelés, csoportmunka.

Szükségessé vált a több földrajzi helyszínen párhuzamosan együtt dolgozó munkacsoportok, szervezeti egységek összehangolt munkájának támogatása egy olyan dokumentum-menedzsment megoldással, amely WAN környezetre optimalizált, és amely egy általánosan felhasználható workflow eszközt is tartalmaz.

Megoldás xFLOWer - el

E-számlák tárolása és SAP integráció

Az xFLOWer rendszerrel a szerződés menedzsment megoldás kialakítását a kifizetések kontrolljának támogatását valósította meg Clik On Kft. Miután Friesland bevezette az SAP-t, felkérte Click On Kft-t az xFLOWer és SAP rendszerek integrációjára, és a számlaarchiválás funkció elkészítésére. A bevezetett alkalmazás a Friesland SAP rendszerében generálódott összes számlát PDF formátumban automatikusan átadja xFLOWer részére. Minden pdf dokumentumot egy előre meghatározott szerkezetű XML file is kísér, melyben a számlára vonatkozó metaadatok találhatóak.

Az xFLOWer a dokumentumokat a saját adatbázisában tárolja, az XML file-ból átvett metaadatokkal együtt. A dokumentumok visszakeresése a webFLOWer felületéről történik, a Friesland által meghatározott metaadatok alapján.

Marketing támogatás (Jóváhagyási folyamat):

A Friesland Campina az xFLOWer rendszerben alakította ki a csomagolástervek jóváhagyását is, mely felgyorsította a nemzetközi cég egyes szervezeti egységei közötti kommunikációt.

A jóváhagyási folyamat során a jóváhagyók megvizsgálják a PDF formátumban feltöltött tervet, majd jóváhagyják, vagy elutasítják azt. Jóváhagyás esetén a jóváhagyó nevét, és a jóváhagyás tényét rögzíti a rendszer a PDF dokumentumon. Elutasítás esetén a jóváhagyási kör elölről indul, egy új dokumentummal.

Egy csomagolásterv két körös jóváhagyáson megy keresztül: először a menedzsmentnek, majd a nyomdának is jóvá kell hagynia a terveket.

Jogosultság kezelés

A Friesland Campina a munkatársak részére biztosított eszközök, IT jogosultságok igénylési folyamatát az xFLOWer rendszer segítségével követi, vezérli. Az xFLOWer rendszer a munkatársak törzsadatait, munkahelyi adatait a Friesland belső nyilvántartó rendszerével kialakított interface-en keresztül olvassa. Az igénylő munkahelyének földrajzi helyéhez rendelt support munkatárs részére osztja ki a feladatokat az xFLOWer rendszer.

A költséghely -> felettes -> szervezeti egység vezető hozzárendelések karbantartása az xFLOWer rendszerben történik. Az xFLOWer segítségével történik az IT eszközök (számítógépek, mobil telefonok) kiadása, visszavonása, esetleges szervizelése, és az ehhez kapcsolódó csere készülékek nyilvántartása is. Egy ilyen folyamat „kézi vezérléssel” egy nagyvállalat életében rendkívül időigényes lehet, nem beszélve az eszközök értéke miatti kockázatokról és felelősségekről.

Az xFLOWer bevezetése után ezek mind pontosan követhetőek és mára megkerülhetetlen része a Friesland Zrt. hatékonyabb működésének.