Folyamatkezelés a gyógyszer kereskedelemben

 

xflower A  GYÓGYSZER NAGYKERESKEDELEMBEN

Gyógyszer nagykereskedelemben meghatározó partnerünknél az adminisztrációs folyamatokat kellett harmonizálni és lehetőség szerint egységesíteni. Mivel a gyógyszeriparhoz kötött a kereskedelmi tevékenység, szigorú bizonylati rendet kellett kialakítani, semmilyen papír vagy elektronikus alapú információ nem kallódhatott el.
 

Könnyebb adminisztráció

Az xFlowerben kialakított folyamatok átvették a teljes adminisztráció felügyeletét. Ebben benne van valamennyi kimenő és bejövő bizonylat kezelése, ezek követése és gyors visszakeresése is. Speciális folyamatként az xFlower kezeli a dolgozói mobil telefon parkkal kapcsolatos ügyeket is (igénylés, javítás, csere.) A céghez mailen küldött napi levelezés gyűjtése. A beérkező elektronikus számlák archiválása, az ügyintéző az xFlower  segítségével ügyfélhez rendeli. Formai ellenőrzést végez, és ha megfelelt a kritériumoknak, továbbítja az SAP rendszer felé.
 

Kihívások

A feladat nehézségét az okozta, hogy a nagy számú és összetett folyamatok kezelése során a legfőbb szempont az üzleti hatékonyság mellett a jogszabályi környezetnek való megfelelés kellett, hogy legyen. A gyógyszeriparban a kereskedelmi tevékenység sokféle és gyakorta változó szabályozónak megfelelve működhet, ellenkező esetben felfüggeszthetik a gyártó működését, bevonhatják gyártási és forgalmazási engedélyeit. Épp emiatt a kereskedelmi tevékenység minden területén szigorú bizonylati rendet kellett kialakítani úgy, hogy semmilyen dokumentum ne kallódhasson el és biztosított legyen a bennük tárolt adatok biztonsága is.
 

Bizonylatok kezelése

Az xFLOWer bevezetésével olyan folyamatok kerültek kialakításra a kereskedelemben, amelyek zárt rendszert alkotva hatékonyan támogatják a szigorú bizonylati rend megvalósítását a szervezet különféle szintjein és a partnereknél, kereskedőknél egyaránt. A rendszer felügyeli az adminisztrációt, minden bejövő és kimenő bizonylatot kezel és adattartalmuk vizsgálata után a hozzájuk tartozó folyamatot indítja el és viszi végig. Az egységes, központosított tárolási rend lehetővé teszi a bizonylatok gyors visszakeresését illetve követését is a folyamatban, azaz mindig, minden bizonylat helye azonnal meghatározható a folyamatban.

 

Egyéb folyamatok kezelése

A rendszerben a szervezet egyéb operatív tevékenységeinek támogatása is megoldott, ilyen például a mobiltelefonok igénylése, javítása és cseréje is, ami a nagyszámú résztvevő miatt bonyolult és időigényes feladat volt manuálisan elvégezve. A bevezetés után ezen folyamatok automatizálásra kerültek, így az illetékes kollégák a teljesítésre koncentrálhattak az adminisztratív feladatok helyett. Ezáltal lerövidültek az eszközigénylési, kiadási és átvételi idők is.
 

Számlakezelési foylamatok

A szigorú bizonylati rend kialakításának szükségessége azonban kézenfekvővé tette az elektronikus számlakezelés integrálását a rendszerbe. Az xFLOWer figyeli a beérkező elektronikus levelezést, és az egyéb levelezéstől elkülönítetten kezeli a számlát is tartalmazó leveleket. Az általános levelezést az iratkezelési szabályzatban foglaltak szerint iktatja, míg a számlák adattartalmát és formai megfelelőségét ellenőrzi és  megfelelőség esetén továbbítja a pénzügyi osztály irányába a vállalatnál működő SAP rendszeren keresztül. A számlákat továbbá minden esetben archiválja és adatbázisában ügyfélhez rendeli, ezzel biztosítva a visszakereshetőséget és a örvényekben foglaltak szerinti tárolást egyaránt.