E-mail linkek: Képzelje el, hogy a workflow motor és a dokumentumkezelő együttesen állít elő olyan e-maileket, amelyben aktív linkek vannak. Tehát a megtervezett workflow alapján automatikusan ki tud küldeni egy munkahelyi vezetőnek egy olyan e-mailt, melynek csatolmánya a jóváhagyandó irat, a levél törzse tartalmaz két linket: jóváhagyom vagy nem. De ugyanezzel a módszerrel az ügyfeleknek is küldhet levelet (például egy ajánlatot) az alábbi linkekkel: elfogadom az ajánlatot, nem kérem, további telefonos egyeztetést kérek, stb. A linkekre történő kattintás továbbviszi a workflow-t és akár emberi beavatkozás nélkül hajt végre további lépéseket. Egy jóváhagyott számla esetén megy a pénzügyre a kifizetést végző kollegához, egy elfogadott ajánlat esetén pedig az ügyfélmenedzser kap erről visszajelzést…. vagy ahogy Ön megálmodja.

Képzelje el, hogy megrajzol egy folyamatot az xFLOWer folyamatszerkesztőjével, például így:

Majd ezen folyamtábra szerint működő feldolgozó feladat egy ilyen e-mailben értesíti a jóváhagyásban érintett szereplőket:

Amint látható, a felépített folyamat döntési lehetőségeiből automatikusan jönnek létre az e-mailben a linkek.
Az e-mailben a linkekre kattintva a folyamat automatikusan továbbhalad, a folyamatábrán megrajzolt döntési pontok alapján a következő munkatárs kapja feladatát.
Az e-mailben nem csak a workflow-ban szereplő döntési lehetőségek érhetőek el linkként. Az iktatószámra kattintva az megnyílik egy browser ablak és az ügy teljes történetisége látható. Az ügyhez kapcsolódó dokumentumok (megrendelő, szerződés, számlakép) szintén egy-egy linken elérhető. A levél akár úgy is felépíthető, hogy az a döntés meghozatalához szükséges előzményeket is automatikusan egy-egy link formájában tartalmazza (pl. ugyanerre a megrendelőre / szerződésre már korábban befogadott számlák listája).

A fenti számla workflow természetesen csak egy példa.
Hasonló módon bármilyen

  • belső jóváhagyási lépés (pl.: beszerzési igény / utazási költségtérítés, szabadság engedélyezés) vagy
  • figyelmezető folyamat (határidőn túlra került feladatok) vagy
  • szerződés jóváhagyási / megújítási

tevékenységek is modellezhetők