xFLOWer dokumentumkezelés

Dokumentumkezelés

Workflow folyamatkezelő rendszer

Bármilyen dokumentum

xFLOWer bármilyen dokumentummal együttműködik: tárol, visszakeres és feldolgoz.

Automatizáljon mindent! Felejtse el, hogy a filemanager a céges dokumentumtár és a levelező rendszer a feldolgozó eszköz!

CRM szoftver - workflow

Létrehozás

Automatizáljon amit csak lehet! xFLOWer segítségével automatikusan hozhat létre egyszerű (pl.: panaszlevélre válasz) vagy összetettebb (pl. életbiztosító személyre szabott havi kimutatása) típusú dokumentumokat.

Workflow - kommunikáció

feldolgozás, átalakítás

xFLOWer nem veszt el semmit. Dokumentumokhoz nem csak egyszerű adatok (felelős, státusz - elintézve/folyamatban) információk rendelődnek, hanem komplex folyamatok is. Panaszlevélből: panaszkezelés folyamat lesz; tartozásból fizetési felszólítási folyamat; CV-ből HR folyamat!

Dokumentum és folyamatkezelő rendszer

Az üzleti dokumentumok gyakorlatilag teljes köre valamilyen ügyintézést igényel. Emiatt az üzleti dokumentumokhoz kevés kivételtől eltekintve mindig üzleti folyamatok, tevékenységláncok kapcsolódnak – ezeket vezérli az xFLOWer workflow. Eltérő típusú – pl. számla, szerződés, megrendelés, stb. – dokumentumokhoz eltérő ügyintézési folyamatok rendelhetők, így mindenféle dokumentum ügyintézése a megfelelő protokoll alapján történhet, amit a rendszer minden esetben konzisztensen végigvisz.

MILYEN ÜZLETI FOLYAMATOK KAPCSOLÓDHATNAK DOKUMENTUMOKHOZ?

Általánosságban a leggyakoribb, dokumentumokhoz kapcsolódó üzleti folyamatok a következők:

  • Érkeztetés
  • Iktatás
  • Jóváhagyás/ellenjegyzés
  • Viszontválasz

Ezeken túlmenően például szerződések esetében a létrehozás, módosítás, megújítás, megszüntetés tevékenységeit is kezeli a rendszer. 

CÉGKAPU INTEGRÁCIÓ

Az xFLOWer workflow kész adatkapcsolattal rendelkezik a Cégkapu irányába. Így az oda érkező dokumentumok automatikusan letöltésre kerülnek, sőt, a letöltött dokumentumok típusa alapján a rendszer elindítja a megfelelő ügyintézési folyamatot is amennyiben az rendelkezésre áll és paraméterezésre került.

 

Előnyök

Dokumentumok automatikus létrehozása

xFLOWer-ben az operatív folyamatok során használt dokumentumok sablonként tárolhatók. Legyen szó árajánlatról, szerződésről, megrendelésről vagy akár teljesítési igazolásról, axFLOWer képes ezeket automatikusan előállítani. Természetesen minden eset más és más: emiatt minden dokumentum létrehozásakor megadhatók a módosuló adatok, vagy ha rendelkezésre állnak digitális formátumban, akkor az xFLOWer automatikusan betölti ezeket. Az automatikusan létrehozott dokumentumokhoz tetszőleges jóváhagyási utakat rendelhetünk: meghatározhatjuk például, hogy az összes szerződést az ügyvezetőnek kell jóváhagynia vagy, hogy minden bejövő számlát jóvá kell hagyatni a pénzüggyel is és így tovább az aktuális működés szerint.

Közös szerkesztés, automatikus verziózás

Az xFLOWer dokumentumkezelő rendszerben a dokumentumok közös létrehozása, szerkesztése is támogatott. Ilyen esetekben is feltöltheti a rendszer a rendelkezésre álló adatokkal a dokumentumot, ugyanakkor a további szerkesztési feladatokat már a munkatársak kapják meg. A verziózás automatikus, így a folytonossági problémák is elkerülhetők. Emellett saját Word plugin eszközünk segítségével az xFLOWer-ben tárolt dokumentumok Word programban is szerkeszthetők úgy, hogy a verziózás és a kapcsolódó üzleti folyamat is konzisztens maradjon. A dokumentumok szerkesztői lehetnek egymás jóváhagyói is, így a gyakorlatban érvényesíthető a “több szem” elv. Ezen túlmenően további jóváhagyások, jóváhagyók is meghatározhatók, tetszőleges összetettséggel és sorrenddel.

Dokumentumok összekapcsolása

Az üzleti logika szintjén több dokumentum is összekapcsolódik egymással. Ilyenek például a szerződések, a megrendelések és a számlák, de más esetben is megvalósítható ugyanez. Ha ezeket a dokumentumokat összekapcsoljuk egymással xFLOWer-ben, akkor a következő előnyökre tehetünk szert:

  • Szerződések és megrendelések – Csak olyan eszközre adható le megrendelés, amiről előzetesen szerződés készült, például beszerzési keretszerződés. Ilyenkor a rendszer az árakat és a mennyiségeket is ellenőrzi és csak a szerződésnek megfelelő értékeket engedélyez.
  • Megrendelések és számlák – Ezesetben csak olyan számla fogadható be, ami egy meglévő, jóváhagyott megrendeléshez tartozik. Ezzel nagyban csökkenthető a téves kifizetések száma.
  • Számlák és teljesítési igazolások – Meghatározható az is, hogy egy számla csak akkor legyen befogadható, ha a hozzá tartozó teljesítési igazolás már elfogadásra került.
CRM rendszer - pénzügyi folyamatok

Dokumentumok kezelése

Nagy mennyiségű dokumentum kezelése során különféle nehézségekbe ütközhetünk: milyen feladatok vannak a dokumentummal? kinek a dolga elintézni? mikorra kell elvégezni…? – és így tovább. Az xFLOWer dokumentumkezelő rendszer egyrészt lehetővé teszi a beérkező papír alapú dokumentumok digitalizálását (akár elektronikus hitelesítéssel) iktatását, tárolását és archiválását, illetve biztosítja későbbi visszakereshetőségüket is, különféle szempontok alapján. Az xFLOWer kezeli a dokumentumokhoz kapcsolódó üzleti folyamatokat is, azaz biztosítja, hogy minden olyan feladat, amit egy dokumentum érkezése generál, határidőre és minden lépést betartva valósuljon meg. Természetesen ennek megfelelően a feladatok – akár automatikus – kiosztása, a határidők figyelése, jelentések készítése és különféle eszkalációk is a rendszer funkciói közé tartoznak.

Dokumentumok automatizálása - workflow szoftver

Rend a dokumentumok között

Legyen szó akár több tízezer dokumentum kezeléséről havi szinten, az xFLOWer készen áll rendben tartani adminisztrációját. A rendszerben garantáltan mindig hozzáfér minden dokumentumához, sőt, xFLOWer – ben bármilyen adat lehet dokumentum: e-mail, postai levél, fax, sms, hangfájl, vagy más  digitális állomány. Bármely irat vagy dokumentumkezelő rendszer képes iktatni, kereshetően tárolni, archiválni dokumentumait. Az xFLOWer workflow motorjának köszönhetően azonban mindezeken túlmenően dokumentumaihoz előre meghatározott ügyintézési folyamatokat rendelhet. Így amikor egy dokumentum érkezik, az xFLOWer automatikusan elindítja a szükséges ügyintézési folyamatokat úgy, hogy előre megadott határidők alapján, meghatározott felelősök számára osztja ki a feladatokat, majd ellenőrzi ezek teljesülését.

Workflow a cégműködésben

Átlátható adminisztráció

xFLOWer – el a dokumentumok iktatása után minden kolléga pontosan tudja, melyik dokumentummal mi a teendője, milyen határidővel és a dokumentumkezelő – a rendszer felügyeli az ügyintézés végigvitelét. Vezetői szinten csupán annyi feladat marad, hogy jóváhagyják vagy elutasítsák az egyes dokumentumokat (pl. számlákat, szerződéseket, árajánlatokat, vagy bármit) attól függően, hogy megfelelőek-e. Ezáltal munkaidőt és pénzt takaríthat meg a vállalat, hiszen az ügyintézés egyes lépései automatizálhatóak, illetve az elektronikus dokumentumkezelés felgyorsítja az adminisztrációt. Az xFLOWer meglévő informatikai rendszereihez is kapcsolódik, így nem szükséges cserélni a már beszerzett rendszereket, hanem kiegészíthetők egy olyan folyamat és dokumentumkezelő rendszerrel, mely nagyvállalati funkcionalitást biztosít.

Workflow szoftver - xFLOWer

Dokumentumok automatizálása

xFLOWer dokumentumkezelő modulja dokumentumként értelmez minden digitálisan értelmezhető anyagot, így akár egy telefonbeszélgetés eredménye (hang file), egy SMS vagy is e-aktába csomagolt digitálisan aláírt számla is azonos módon kezelhető. 
A dokumentumok nem önmagukban, hanem minden esetben üzleti munkafolyamatok mentén keletkeznek, az workflow-k vezérlik az elintézési, tárolási archiválási, jóváhagyási, előállítási, törlési, indexelési folyamataikat is. A dokumentumokhoz kapcsolódó munkafolyamatok során állnak elő azok az keresési információk, amelyek során később minden megtalálható, ennek eredménye az, hogy komplex címke mátrix alapján tesz a folyamatmotor a dokumentumtárból mindent elérhetővé. 
Pl.: egy dokumentumra címkéi: Plastic Kft, szerződés, lejárat dátuma 2020. január, Szigorúan titkos, Irattár: A polc / 19-es dosszié, VIP ügyfelek, pénzügy, beruházás, állandó beszállító, rendelési érték: >1M EUR 

CRM rendszer bevezetése

Sablonok és Printhouse

Az összes dokumentum sablonokból generálható, így az SMS-ek, E-mail-ek, Word / PDF dokumentumok olyan módon állhatnak elő, hogy a munkatársnak ne kelljen feleslegesen a már meglévő adatok bemásolásával foglalkoznia. Egy visszaigazoló e-mail, csatolmányként egy PDF dokumentummal, rajta az ügyintéző szkennelt aláírása, dátum, iktatószám, vonalkód, Tartozás összege, megrendelt szolgáltatások, ÁSZF akár emberi beavatkozás nélkül is elküldésre kerülhet.

xFLOWer képes az ügyfelek felé küldendő egyedi dokumentumokat elkészíteni. Például egy életbiztosító minden hónapban elektronikusan vagy papíron az összes ügyfelének kiküld egy sok oldalas egyedileg készített dokumentumot, melyben akár grafikonokkal szemlélteti a befektetések, lejáratok, hozamok állását. Mindenkinek teljesen egyedi a dokumentum: “A” termék/módozat esetén egyfajta grafikon, “B” esetén másfajta táblázat és leírás. 
Ezen dokumentumokat xFLOWer sablonszerkesztő felületén a cég adminjai állíthatják össze.

Vállalatirányítási rendszer bevezetése

E-mail linkek

Képzelje el, hogy a workflow motor és a dokumentumkezelő együttesen állít elő olyan e-maileket, amelyben aktív linkek vannak. Tehát a megtervezett workflow alapján automatikusan ki tud küldeni egy munkahelyi vezetőnek egy olyan e-mailt, melynek csatolmánya a jóváhagyandó irat, a levél törzse tartalmaz két linket: jóváhagyom vagy nem. De ugyanezzel a módszerrel az ügyfeleknek is küldhet levelet (például egy ajánlatot) az alábbi linkekkel: elfogadom az ajánlatot, nem kérem, további telefonos egyeztetést kérek, stb. A linkekre történő kattintás továbbviszi a workflow-t és akár emberi beavatkozás nélkül hajt végre további lépéseket. Egy jóváhagyott számla esetén megy a pénzügyre a kifizetést végző kollegához, egy elfogadott ajánlat esetén pedig az ügyfélmenedzser kap erről visszajelzést. vagy ahogy Ön megálmodja.

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    Felhasználási esetek

    Kárbejelentések kezelése Workflow-val

    Ügyfelünk Magyarország egyik meghatározó biztosítótársasága. Lakásbiztosításra szerződött ügyfeleik számára assistance szolgáltatást is kínálnak a klasszikus biztosítási szolgáltatásokon túlmenően; azaz ha például egy ügyfélnél valamilyen káresemény történik, akkor a biztosító azonnal intézkedik a kár elhárítása érdekében.

    Elolvasom