Workflow és projektmenedzsment eszközök – mi a különbség?

Mi a projektmenedzsment?

A Wikipedia szerint: „A projekt egyszeri vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket, szolgáltatást vagy végeredményt hozzon létre.” (Forrás: https://hu.wikipedia.org/wiki/Projekt)

Ugyanezen oldal megemlíti, hogy a projekteknek három fő jellemzője van: egyszeri, egyedi, kidolgozása folyamatos. Azaz projektként értelmezhető minden olyan tevékenységlánc, amely nem folyamatosan van jelen egy szervezet működésében, hanem adott ideig tart és bizonyos célokat valósít meg, mint például termékfejlesztés, vagy új szolgáltatás kialakítása. Amikor a kitűzött cél megvalósul, a projekt véget ér, gyakorta még a projektre létrehozott csapat is felbomlik.

Egyszerű példával élve projekt lehet például egy ház építése. Mint minden más projekt esetében itt is bizonyos feltételek együtt állása szükséges a sikeres megvalósításhoz. A „projektvezető” – jelen esetben a kivitelező – felelőssége, hogy minden feltétel teljesüljön, egyébként a projekt nem lesz sikeres.

Ebben az esetben a projekt vége egyértelmű: amikor minden munkálat befejeződött, a ház kulcsrakészen átadható állapotban van, a projekt véget ér.

 

Mi a workflow?

Az angolból átvett megfogalmazás itt kissé csalóka, nem oly egyértelmű, mint a projekt esetében. Angolban a „workflow” és „business process” kifejezések nagy átfedést mutatnak. Magyarban azonban a „business process” jelentése üzleti folyamat, míg a „workflow” kifejezést az üzleti folyamatokat kezelő informatikai rendszerek gyűjtőneveként használjuk. Azaz a workflow egy olyan informatikai eszköz – szoftver – amellyel üzleti folyamatainkat kezelhetjük. Eltérően a projektektől, az üzleti folyamatok olyan több lépésből álló, ismétlődő tevékenységláncok, amelyek a napi ügyvitelben, azaz a vállalat életében folyamatosan jelen vannak. Az üzleti folyamatok is lépésekre bonthatók – ebben hasonlítanak a projektekhez – és ezen lépéseket, tevékenységeket kezeli a workflow rendszer. Ilyenek lehetnek például a számlakezelési folyamatok, postázási, iktatási folyamatok, szerződéskészítési folyamatok, panaszkezelési és értékesítési folyamatok, és így tovább.

 

Akkor tehát mi a különbség?

Fentieket összegezve a workflow és a projektek közötti különbséget a következőkben láthatjuk:

  • Állandó vagy eseti tevékenység?
  • Minden esetben egyazon kollégák feladata munkakör szerint, vagy átmenetileg kerülnek kijelölésre kollégák bizonyos feladatokra?
  • Egy adott célt kell elérni adott időre vagy a vállalat életében mindig ismétlődő feladatok összessége?

Az előző projekt példához, a házépítéshez kapcsolódóan a workflow – avagy folyamatok – kezelése is megvilágítható. Hiszen amikor felépül a ház, azaz véget ér a projekt, különféle folyamatok indulnak el a házzal kapcsolatban: közmű és egyéb számlák kifizetése, kapcsolódó adók időközönkénti befizetése, rendszeres takarítás, rendszeres karbantartás, a kert rendszeres ápolása, időközönként ablaktisztítás és még sok más. Látható, hogy míg a projekt lezárul és eredménye lett – azaz elkészült a ház – annak fenntartása folyamatos, ismétlődő tevékenységek elvégzését igényli – ezeket értelmezhetjük folyamatokként! Hiszen amíg a ház áll és benne lakunk, fentieknek soha nincs vége – sajnos nem mondhatjuk például két év elteltével, hogy a „villanyszámlák kifizetése projekt” elkészült és többet nem kell vele foglalkoznunk, ehelyett minden hónapban kénytelenek vagyunk végigcsinálni ugyanazt a tevékenységet újra és újra.

 

Mit jelent ez a cégem számára?

Sokszor találkozunk olyan helyzettel, amikor a cégvezető kijelenti: nincs szükségünk workflow rendszerre, kiválóan tudjuk kezelni a projektjeinket, megvan hozzá minden eszközünk. Ekkor bizony probléma megértetni az illetővel, hogy a kettő bár távolról nézve hasonlíthat egymásra mégis teljesen más a felhasználás célja, módja és más típusú problémákra adnak megoldásokat az eltérő rendszerek. Ahogy azt az előző példában is láthattuk, az élet minden területén találkozunk folyamatokkal (sokszor projektekkel is) ugyanígy a vállalatok napi működése is folyamatokra épül – akkor is, ha ez nem tudatosan kerül megnevezésre, kialakításra.

Az alapkérdésre visszakanyarodva, amennyiben a cég napi működését, rutinjait, ügyvitelét kell kezelni, akkor mindenképpen a workflow lesz a megoldás, míg projektek kezelésére – bár a workflow alkalmas lehet erre is – projekt menedzsment eszközt válasszunk.

 

Tervezés és kivitelezés

További lényeges különbség, hogy míg a projektmenedzsment eszközök többnyire a projekt tervezésére fókuszálnak, illetve manuálisan általában követhetők bennük a projekt megvalósítás lépései, addig a workflow – ban megtervezett folyamatok azonnal, automatikusan futnak illetve a rendszer ellenőrzi az egyes lépések határidőre történő megvalósulását.

További lényeges elem, hogy a workflow – ban előre megtervezett folyamatok, lépések nem változtathatók meg a felhasználók által, ad hoc módon. Természetesen megfelelő jogosultságokkal rendelkező folyamatgazdák módosíthatnak folyamatokat, ugyanakkor nincs lehetőség például a határidők „utóállítására”, ha csúsznak a feladatok. Ilyen esetekben a workflow rendszer az előre kialakított folyamat mentén keres megoldást, például eszkalálja a problémát vagy – akár automatikusan – több erőforrást rendel a folyamathoz. Egy projektmenedzsment rendszerben terv és tényadatok hasonlíthatók össze, azaz csak utólag derül ki, hogy egy határidőt nem sikerült tartani, aminek semmilyen előre meghatározott és definiált okozata nincs.

 

Összegezve tehát a projektmenedzsment eszközök illetve a workflow rendszerek mutatnak hasonlóságot bizonyos tekintetben, azonban több köztük a különbség, mint az első ránézésre látszik. Ezért célszerű bevezetés előtt megtervezni, hogy milyen feladatra milyen rendszert alkalmazunk, annak megfelelően amilyen a feladat természete. Ugyanakkor a rendszerek képességeit is figyelembe kell venni és ehhez mérten választani – szem előtt tartva, hogy a workflow bizonyos esetekben helyettesíthet projektmenedzsment eszközöket, fordítva viszont nem lehetséges ilyen helyettesítés.