Szerződéskezelés felsőfokon - szerződések, folyamatok, adatok, teendők...

A szerződések kezelése minden cég életében meghatározó fontosságú, hiszen e dokumentumok tartalmazzák a leglényegesebb adatokat, teendőket, határidőket, amelyek ügyfeleink kiszolgálására vagy egyéb, "kötelező" tevékenységre vonatkoznak. Amennyiben szerződéseinket nem kezeljük megfelelően, úgy a bennük foglalt - általában igen fontos - vállalalások teljesülését kockáztatjuk. Régebbi posztunkban már foglalkoztunk alapvető szerződéseink egyszerűsített kezelésével, ám sokkal magasabb szintű szerződéskezelés megvalósítására is szükség van. Ehhez szerencsére eszköz is rendelkezésre áll.

Szerződéseink tartalma - a jogi formulákon túl

Szerződéseink megkötését általában sok iteráció, egyeztetés, tárgyalás előzi meg, melyek eredményeképpen olyan kompromisszumok köttetnek, amik alapján elindulhat a megállapodás konszenzusos teljesítése. Ezek az egyeztetések általában valamilyen adatot keletkeztetnek: vállalási határidőket, árat, fizetési ütemezést, számlázási információkat, teljesítési kritériumokat, és így tovább. Ezek az adatok azok, amelyek a szerződés lelkét képzik, a szerződés csak azért jött létre, hogy ezek a mindkét fél által elfogadott adatok felhasználásra kerülhessenek a gyakorlatban is. Bármely szerződés megkötését követően az első és legfontosabb teendő, hogy ezen adatok mentén tevékenykedjünk, azaz elkezdjük teljesíteni a szerződésben foglaltakat. Ennélfogva szükségessé válik ezeknek az adatoknak a kezelése, nyilvántartása, figyelembe vétele a teljesítés során.

Szerződések és üzleti folyamatok - mi az összefüggés?

A fentiekben leírt adatok minden esetben meghatároznak valamilyen további tevékenységet, teljesítést. Amíg csupán 1-2 szerződés adatai alapján kell dolgoznunk, addig ezek akár valamilyen ingyenes, vagy nagyon általános eszközben, pl. Excelben is kezelhetők. De mi történik, ha párhuzamosan pl. 10-20-100 vagy akár még több szerződést kell teljesítenünk? Hogyan jegyezzük meg, hogy kivel miben egyeztünk meg pontosan, mi került a szerződésbe és mi nem, mi az, ami egy szerződést a többitől megkülönböztet akár a kivitelezés szintjén is? Ilyen szerződés mennyiség esetében úgy érezhetjük: szükségünk van valamilyen informatikai megoldásra, ami támogatja szerződéses feladataink és szerződéseink kezelését. A klasszikus szerződés vagy dokumentum-nyilvántartó rendszerekben tárolhatjuk, archiválhatjuk, rendszerezhetjük ugyan szerződéseinket, azonban az ilyen rendszerek nem fogják felügyelni a teljesítés folyamatait, azaz betartatni, hogy minden, a szerződésben foglalt adathoz annak megfelelő tevékenység társuljon, a szerződésben meghatározott határidő betartása mellett. Mivel minden, a szerződéseinkben foglalt tevékenység valamilyen üzleti folyamatba rendeződik, amely az előzőekben sorolt adatok alapján fut végig, ilyen esetekben a megoldás egy olyan rendszer használata, ami a tárolás-rendszerezés-archiválás tevékenységeken túlmenően a folyamatokat is támogatja. Ezeket workflow rendszereknek hívjuk és pontosan ilyen célt szolgálnak.

Miben nyújt többet egy workflow rendszer?

Ahogy láthattuk, a szerződések adatai különféle tevékenységeket határoznak meg. Egy kellően fejlett workflow rendszer képes a szerződésekből automatikusan kiolvasni a bennük szereplő adatokat, és ezek alapján folyamatokat indítani. Nézzünk egy példát! Amennyiben például egy kivitelezési szerződésben szerepelnek bizonyos tevékenységek akár egymástól teljesen eltérő határidőkkel, úgy a workflow rendszer képes ezen adatokat a kivitelezési folyamatban felhasználni ; azaz ha egy szerződés elkészült a rendszerben és "élesedett" is, akkor a rendszer automatikusan azokat a határidőket fogja beállítani a kivitelezésben, amelyek a szerződésben szerepelnek (ahhoz, hogy ez automatikusan megvalósuljon, a szerződést célszerű eleve a workflow rendszerben elkészíteni vagy annak adatait valamilyen más módon a rendszerbe rögzíteni) így biztosítva, hogy minden egyes vállalást a meghatározott időkereten belül teljesítsünk. Természetesen ennél komplexebb kezelés is megvalósítható, hiszen egy kivitelezési projekthez nem csupán határidők, hanem felelősök, alvállalkozók, beszerzések, egyeztetések is szükségesek - sok egyéb más mellett - ám az adatok típusától függetlenül minden, a szerződésben meghatározott tulajdonság kezelhető.


Folyamatból szerződés, szerződésből folyamat

Az univerzális - nem iparági megoldást kínáló - workflow szoftverekkel szemben elvárás, hogy az egyes dokumentumoknak nem csupán kezelését, hanem előállítását is támogassák a szükséges jóváhagyásokkal, iterációkkal, technikai egyeztetésekkel, jogi módosításokkal együtt. Gyakorlatilag egy szerződés elkészítés is egy folyamat, amit akár valamilyen esemény is indíthat automatikusan (pl. visszaigazolás az árajánlat elfogadásáról). Egy ilyen folyamatban általában egy már meglévő szerződés minta alapján történik a dokumentum előállítása. A rendszer kitölti a már ismert adatokkal az alap szerződésmintát, melyet ezután tetszőlegesen szerkeszthetünk, formázhatunk - xFLOWer workflow esetén közvetlenül Microsoft Word-ben - és amikor elkészültünk, továbbíthatjuk jóváhagyásra vagy technikai egyeztetésre. A rendszer természetesen képes akár párhuzamosítani is az egyes szerkesztési feladatokat, azaz nem szükséges egymásra várni az egyes részek szerkesztésénél. Ugyanígy a jóváhagyások is lehetnek sorosak vagy párhuzamosak esetleg n/m típusúak (pl. 3 jóváhagyóból 2-nek kell jóváhagyni) igény szerint. A folyamat végén egy megszerkesztett, jóváhagyott, iterált szerződést kapunk. Így tehát egy folyamat eredményeképpen állítunk elő egy dokumentumot. Ahogy az előző pontban láthattuk, a jóváhagyott szerződés megléte pedig további folyamatokat keletkeztethet. 

Konklúzió

Ahogy az előzőekből látszik, egy workflow rendszer, amely a dokumentumokon túlmenően a kapcsolódó üzleti folyamatokat is kezeli, sokkal nagyobb hozzáadott értéket képvisel, mint egy egyszerű nyilvántartó eszköz. Legyen szó egy szerződés elkészítéséről, szerkesztéséről, verziózásáról vagy jóváhagyásáról, workflow-ban minden tevékenység definiálható és kezelhető. Természetesen ez igaz a szerződésekhez nem, vagy csak lazán kapcsolódó folyamatokra is, amelyek szintén részét képzik a napi működésnek. Így kifejezetten javasolt végiggondolni, milyen rendszert választunk szerződéseink kezelésére, hiszen egy workflow akár az egész cég operatív tevékenységeinek kezelésére is alkalmas lehet, míg egy nyilvántartó rendszer értelemszerűen nem.