Megelőzés a legjobb gyógymód

Megelőzés a legjobb gyógymód

Sajnos az üzleti életben is elterjedt, hogy tisztességtelen úton, különféle trükkös megoldások segítségével igyekeznek egyesek megszabadítani pénzünktől vagy éppen kérdéses, kellemetlen jogi helyzetekbe keríteni cégünket. Ennek egyszerűbb és összetetteb módjai is elképzelhetők, ugyanakkor sok problémától megóvhatjuk cégünket - és magunkat is - amennyiben a figyelmetlenségre, esetleges mulasztásokra, oda nem figyelésre épülő modellek ellen jó előre védekezünk. Egy ilyen modell volt két évvel ezelőtt, amikor a Google és a Facebook 100 millió dollárt csaltak ki egy egyszerű trükk segítségével; erről az esetről mi is írtunk blogunkon. Lássunk néhány példát és megelőzési módot, amivel legalább ezeket a problémákat megelőzhetjük!

Hamis beszállítói számlák

Ez a módszer szinte már klasszikusnak is mondható. A csaló elkészít és beküld egy olyan - jellemzően kisebb összegű - számlát, amit egy létező beszállító nevében állít ki, de feltüntetett bankszámlaszám nem a beszállítóhoz tartozik, hanem a csaló számlája. Ez egy egyszerű trükk, jellemzően irodaszerek, fogyóeszközök, készletek esetében alkalmazzák. Ha hosszabb időn keresztül sikerül elkerülni a lebukást, akkor komoly összegeket is el lehet lopni ily módon - ahogy a Facebookkal és a Google-el is történt. 

Hogyan előzhetjük meg?

Ebben az esetben több irányból is megközelíthetjük a védekezést, most a legcélszerűbb módot írjuk le. Akkor tudjuk a legegyszerűbben megelőzni ezeket a csalásokat, ha kizárólag olyan számlát fogdunk be, amihez tartozik nevesített megrendelés (PO) is. Ilyenkor könnyen lebukik a csaló, hiszen ilyet nem tud prezentálni számlája mellé. Természetesen ez az állítás akkor lesz érvényes, ha megrendelőinket rendszerben kezeljük, adott esetben tartozik hozzá jóváhagyás is, illetve egyedileg azonosíthatók. Hiszen egy "valamilyen" megrendelőt még elkészíthet a csaló, viszont ha egy adott sorszámú megrendelőnek kell tartalmaznia adott összegű és tartalmú megrendelést, akkor tevékenysége már ellehetetlenül. A beszerzési folyamatok ilyen típusú átalakításával és workflow rendszerben való kezelésével tehát ezt a fajta csalást megelőzhetjük.

Fizetési adatok változása

Újabb trükk, amivel eltéríthetők bizonyos kifizetések. Ilyenkor a csaló egy beszállító nevében jelzi, hogy megváltozott a bankszámlaszáma, és mostantól az új számlára várja az utalásokat. Ilyenkor a bankszámlaszám módosításával már meg is teremtettük a csaló számára a lehetőséget, és futhatunk pénzünk után. 

Hogyan előzhetjük meg?

Erre az esetre megoldást kínál, ha kizárólag szerződésben rögzített bankszámlára van lehetőség utalni, máshova nem. Ebben az esetben a bankszámlaszám módosítása szerződésmódosítást is maga után von, így azonban különféle jóváhagyási és ellenőrzési lépéseken kell keresztülmenni - közösen a valós beszállítóval - hogy a módosítás megtörténhessen. Így már a módosítási igény felmerülésekor lebukik a csaló, hiszen a beszállító illetékese azonnal tudni fogja, hogy nem változott meg bankszámlaszámuk.
Egy olyan workflow rendszer, ami képes kezelni a szerződéses adatokat is megakadályozza, hogy ad hoc módosításra kerüljenek ilyen típusú adatok és minden esetben előzetes jóváhagyás szükséges az adatok módosításához, különösen, ha szerződést is kell módosítani. Így a csaló mindenképpen le fog bukni és megússzuk a kalandot.

Termékvisszaküldés

Nemrég az Amazonnal esett meg ez a csalási forma. A csaló megrendelt néhány terméket, jellemzően közepes vagy nagyobb értékű elektronikai eszközöket, majd átvételt követően jelezte az Amazon felé, hogy élni kíván a visszaküldés jogával, mivel nem felel meg számára a megrendelt termék. A csaló vissza is küldte a csomagokat, az Amazon pedig visszafizette a vételára. Csakhogy a csomagokban nem a kiküldött termékek voltak, hanem egyszerű kerti föld, méghozzá a megrendelt termék tömegének megfelelően porciózva. Hosszabb időbe telt, mire az Amazon felfedezte a problémát, hiszen egyrészt a termékek tömege stimmelt, másrészt a visszaáru kezelés során elsikkadt a probléma.

Hogyan előzhetjük meg?

Itt is a folyamatban kereshetjük a megoldást, hiszen a termékvisszavétel foylamatát a következőképpen is kialakíthatjuk:

  1. A termékvisszaküldési igény fogadás
  2. Termék visszaszállítása
  3. Termék ellenőrzése
  4. Vételár visszafizetése

Az Amazon - az egyébként dicséretes vásárlói elégedettség növelés jegyében - ELŐSZÖR visszafizette a vételárat, aztán került vissza hozzájuk fizikailag is a termék, ellenőrzés nélkül. És értelemszerűen olyan rendszer kezelte a folyamatot, ami nem a csalások visszaszorítására volt kialakítva, hanem azt a célt szolgálta, hogy a vásárló mielőbb visszakapja a vételárat. Ez valóban értékelhető, ám a fenti példán is látható okokból veszélyes. Amennyiben a fentiek szerint kialakított folyamatot kezeli a rendszer, úgy ez a probléma is elkerülhető.

Munkaidő nyilvántartás

A munkaidő nyilvántartások is lehetőséget kínálnak bizonyos típusú csalásokra. Példánkban egy építőipari cégnél dolgozó művezető és három beosztottja szerepel, akik a következő csalást módolták ki. A munkaidő nyilvántartásukban módfelett sok túlóra szerepelt, így bérük is jóval magasabb lett, mint amennyi szerződésük szerint járt volna. Mivel a munkaidő nyilvántartás nem volt összevezetve a projektekkel illetve azok teljesítésével, csak később derült ki egy könyvelési ellenőrzés során, hogy a négyes több mint egy éven keresztül egyszerre dolgozott egyidőben két projekten - amik egymástól körülbelül 80 kilométerre kerültek kivitelezésre, így csapatunk egy éven keresztül egyidőben egyszerre két helyen is dolgozott - és vett fel fizetést az elvégzett munkáért. Természetesen elbocsátással végződött az eset, de a pénzt már nem látta viszont a tulajdonos, hiszen ahhoz kizárólag több éves, körülményes és bizonytalan kimenetelű jogi procedúra vezethetett volna.

Hogyan előzhetjük meg?

Egy megfelelően kialakított workflow rendszerben lehetőség nyílik minden projekt teljeskörű megtervezésére illetve kontrollingjára is. Ebben az esetben a munkavállalók mindig adott projekthez kerülnek, így biztosított, hogy a fenti helyzet ne fordulhasson elő. Továbbá a projekt munkaidő - embernap, emberóra, stb. - alapú elszámolása is tervezhető és kontrollálható, mivel a rendszer kezeli a munkaidő nyilvántartásokat is. Így ha egy projektre 1000 órát allokálunk a tervezéskor, akkor a rendszer jelez, ha ezt túllépnénk. Emellett a projekt készültsége is jelezhető, akár százalékban kifejezve. Egy egyszerű algoritmus segítségével a rendszer pedig azonnal jelez, ha a projekt készültsége és az erőforrások felhasználása nincs szinkronban, azaz ha például a projekt 40%-os készültségénél a munkaidő 60%-a került felhasználásra, a rendszer ezt a felelős vezetők számára is jelezheti. Így a munkaidő nyilvántartással kapcsolatos csalások jórésze megelőzhető, sőt, legtöbbször eleve nincs lehetőség a példában leírt csalásra: ha egy csapat egy adott projekten dolgozik (és beállítás szerint nem végezhetnek munkát egyszerre két projekten) akkor másik projekthez eleve nem is tud munkaórákat rögzíteni. Az elcsalt órák elszámolása, kifizetése ennélfogva fel sem merül

Konklúzió

Láthatjuk, hogy a csalási módok száma gyakorlatilag végtelen és sok esetben kifejezetten körmönfont módszereket alkalmaznak a csalók. E bejegyzésben néhányat mutattunk csak be ezek közül, de a következő bejegyzésben még több érdekes és remélhetőleg tanulságos esetet mutatunk be, illetve azok egyes megoldási lehetőségeit is taglaljuk. A most vázolt esetekben egy jól kialakított, egységes folyamatkezelő rendszer használata már sokat segít, illetve képes akár megelőzni is a visszaéléseket. Ezért is javasoljuk, gondolja át folyamatait, és ha még nincs, vezessen be olyan rendszert cégénél, ami még azelőtt lebuktatja a csalókat, mielőtt meglophatnák önt.