Komplex, B2B értékesítési folyamatok kezelése

Magas hozzáadott értékű, összetett termék vagy szolgáltatás értékesítése esetében általában hosszabb, összetettebb értékesítési ciklus - és ennek megfelelően ugyanilyen értékesítési folyamat - szükséges a sikeres zárás eléréséhez. Mivel ilyen típusú értékesítés többnyire vállalkozások között zajlik, így jelen posztunkban ilyen, B2B típusú értékesítési folyamatok kezelésére fókuszálunk.

A komplex B2B értékesítés kihívásai

Természetesen minden szervezet maga képes a legpontosabban definiálni, hogy milyen  kihívásokkal néz szembe az értékesítés területén. Ennek megfelelően itt a teljesség igénye nélkül emelünk ki néhány olyan általános problémát, melyekkel leggyakrabban találkozunk ügyfeleinknél.

Az értékesítési folyamat kialakítása

Az első ilyen az értékesítési folyamat kialakítása. Nem mindegy, hogy az értékesítő csapat milyen munkafolyamatok mentén végzi munkáját, hiszen a folyamat is meghatározó lehet. Előfordul, hogy az értékesítő kollégák maguk határozzák meg folyamataikat és módszereiket, ami nagy szabadságot jelent a professzionális munkavégzésben, ugyanakkor nem teremt konzisztens munkafolyamatokat. Így elsőként az egységes értékesítési folyamat meghatározását említhetjük, mint gyakran felmerülő kihívást. Egy erre a célra alkalmas, folyamatokat is kezelő CRM rendszer nélkül a folyamatok kialakítása megragadhat az ábrázolás, vagy esetleg a "fejből tudjuk mi a dolgunk" típusú megoldások szintjén. Vezetői szinten így nem megfelelő a követhetőség és a hatékonyság.

Értékesítési folyamatok optimalizálása

A kialakított folyamatokat nem elégséges csupán kialakítani vagy implementálni, azok állandó követése és szükség szerinti optimalizálása is szükséges. A követhetőség egy egyszerűbb CRM rendszer bevezetésével is megoldható lehet, azonban így a folyamatok háttérbe szorulnak, mivel a rendszer ezeket nem vagy nem megfelelő szinten kezeli. A legtöbb workflow vagy operatív CRM rendszer ezen problémákra ugyan megoldást kínálhat, azonban a folyamatok optimalizáláshoz elengedhetetlen az IT tudás vagy az IT osztály bevonása. Ez hosszadalmas, és sok esetben nehézkes optimalizálási eljárásokat eredményezhet, ami a sales hatékonyságot szignifikánsan csökkenti. Az xFLOWer workflow - ban viszont minden folyamat grafikusan, IT tudás nélkül szerkeszthető és azonnal implementálódik, így a folyamatoptimalizálás eljárások ideje töredékére csökken.

Adminisztratív terhek csökkentése

Ha egyetlen problémás, zavaró, terhes feladatot kellene megjelölni az értékesítésben, a legtöbb értékesítő kolléga nagy valószínűséggel az adminisztrációt említené, mint "nemszeretem" feladatot. A pontos adminisztráció fontosságát azonban nem lehet eléggé hangsúlyozni - így olyan megoldás használata javasolt, amely e kettőt egyszerre biztosítja. Egy kellően robosztus workflow rendszer képes az értékesítési folyamatok mellett a kapcsolódó dokumentumok folyamatszintű kezelésére is, illetve az adatok, dokumentumok automatizációját is biztosíthatja. Így nem szükséges több rendszerbe rögzíteni pl. az ügyféladatokat, vagy megrendeléseket, a szerződésekbe automatikusan kerülhetnek be a szükséges adatok, sőt akár egészen a kivitelezésig, számlázásig tartó folyamatok is kialakíthatóak. Így azon túlmenően, hogy az adminisztratív terhek jelentősen csökkennek, minden adat és értékesítési feladat egy rendszerben kezelhető és követhető marad.

Az értékesítés mérése

Az értékesítési munka mérése és értékelése természetesen sok szempont alapján történhet, minden vezető a saját metrikái alapján mérheti szervezete teljesítményét. Egy azonban biztos: ahhoz, hogy bármi mérhető legyen, adatra van szükség, melyeket jól kialakított, optimális folyamatokból lehet a legkönnyebben kinyerni. A workflow rendszer biztosítja ezen adatokat, sőt akár riportok jelentések készítésére is képes, azonban ha nagyon összetett, kifinomult jelentések készítése szükséges, akkor javasolt egy BI rendszer használata, melyhez a workflow szolgáltat adatokat. Így bármilyen összetett metrikát meghatározhatunk vezetői szinten, nem lesz probléma ezek elkészítése és értelmezése sem.

Integráció és adatáramlás

A workflow alapú CRM rendszerek hatékonyságát exponenciálisan megnöveli, ha "összekötjük" (integráljuk) ezeket más rendszerekkel is. Ilyen lehet pl. a számlázó rendszer, készletnyilvántartó rendszer, ERP vagy egyéb, a vállalatnál használatos szoftver, mely a folyamatok valamely pontján adatot fogad vagy ad át a workflow számára. Az integráció kialakításával megnyílik a lehetőség magasabb szintű automatizációra illetve a rendszerek közötti adatátvitel is emberi beavatkozás nélkül történhet. Ezzel időt, energiát és munkaterhet spórolhatunk, így mindenképpen célszerű integrált folyamatokban gondolkodni az értékesítés területén is.

Szakterületeken átívelő értékesítési folyamatok

A komplex, B2B értékesítési folyamatok több pontján szükséges lehet társosztályok, kollégák bevonása más szakterületről. Ha például egy összetett árajánlatot készítünk, annak technikai részleteit adott esetben tervező, mérnök kollégákkal míg határidejét akár az operatív igazgatósággal kell egyeztetnünk és az ő visszajelzéseik alapján véglegesíteni az árajánlatot. A CRM rendszerek kb. 99% - a nem tartalmaz olyan workflow motort, ami képes lenne ilyen típusú folyamatok végigvitelére, így a kiválasztáskor erre célszerű különösen ügyelni. Az xFLOWer ezzel szemben az üzleti folyamatok széles vertikumát kezeli - a hozzájuk tartozó dokumentumokkal együtt - és összetettségtől függetlenül, akár a szervezet több szakterületén keresztül is végigviszi ezeket.

Konklúzió

Fentiek összegzéseképpen megállapíthatjuk, hogy az összetett értékesítési folyamatok kezelése messze túlmutat egy átlagos CRM rendszer képességein, hiszen nem csupán az értékesítési szervezet munkáját szükséges koordinálni, hanem kezelni kell minden ehhez tartozó dokumentumot illetve akár társosztályokkal közösen szükséges elkészíteni ajánlatokat, szerződéseket vagy más szükséges dokumentumokat is. Ennek megfelelően olyan rendszer szükséges az értékesítés kezelésére, mely mindezt megvalósítja és kellően robosztus ahhoz, hogy akár nagy mennyiségű folyamatot és dokumentumot is kezeljen. Az xFLOWer azonban mindezeken túlmenően automatizációs és integrációs képességeket is kínál, lehetővé téve, hogy az értékesítés adminisztratív terhei úgy csökkenjenek, hogy közben rövidebb idő alatt készülnek el ugyanazon dokumentumok, valósul meg egyenértékű adminisztráció is. Az összetett jelentések és BI integráció segítségével pedig nem csupán kinyerhető, hanem értelmezhető is minden olyan adat, amely az értékesítés teljesítményéről és hatékonyságáról pontos képet ad vezetői szinten. Ismerje meg lehetőségeit, ismerje meg az xFLOWer - t kérjen személyes bemutatót (költségek és kötelezettség nélkül) vagy kérjen tőlünk árajánlatot most!