Így tedd rendbe céged napi működését I. - A szerződések kezelése

Milyen szerződéseim vannak?

Először vegyük sorra,hogy mik azok a szerződések, amelyek biztosan, vagy legalábbis nagyon nagy valószínűséggel megvannak cégednél. Nem szorítkozhatunk az általános ügyfél vagy partner szerződésekre, hanem minden egyes szerződést, ami a cég életében előfordul sorra veszünk.

A következő szerződések megléte a legtöbb cégnél szinte teljesen biztos:

  • Alapszerződések:
    • Társasági szerződés és módosításai
    • Tagi kölcsön szerződés(ek)
    • Titoktartási szerződés(ek)
    • Ügyvezetői megbízási szerződés
  • Megbízási szerződések
    • Könyvelő
    • Jogi képviselő
    • Alvállalkozói és kivitelezői szerződések
  • Munkaszerződés(ek)
    • Ügyvezetői munkaszerződés
    • Alkalmazotti munkaszerződések
  • Bérleti szerződés(ek)
    • Irodabérleti szerződés
    • Raktár, üzlethelyiség, egyéb termelőhelyiség bérleti szerződései
  • Szolgáltatói szerződések
    • Telefon és internet szolgáltatás
    • Mobiltelefon szolgáltatás
  • Lízing és hitelszerződések
    • Eszközlízing szerződések(kis értékű tárgyi eszközök)
    • Autó és haszongépjármű lízing szerződések
    • Forgóeszköz hitel szerződés
    • Rulírozó hitel szerződés

 

És a sor még sokáig folytatható. Példánkban azonban már fentiek is elégségesek: láthatjuk, hogy csupán a cég indulásához 17 különböző, 6 csoportba osztható szerződés megléte szükséges (a lízing és hitelszerződések kihagyásával is 5 csoport és 13 különféle szerződéstípus azonosítható!) így nyugodtan kijelenthető, hogy ezek kezelése nem egyszerű feladat.

 

Hogyan kezeljem alapvető céges szerződéseimet?

A fentiekben felsorolt szerződések mindegyikéhez értelemszerűen csatlakoznak bizonyos adatok, amelyeket nem hagyhatunk figyelmen kívül: A szerződés érvényessége, lejárta, fizetési ütemezés, összegek, kötelezettségek, és még egy sor egyéb olyan teendő, amiket ha elmulasztunk, komoly következményei lehetnek magunkra és cégünkre nézve is. Szerződéseinkkel tehát teendőink vannak, amelyeket el kell végeznünk, hogy cégünk működésének feltételeit biztosítsuk. Éppen ezért a teendőket érdemes máshogyan és máshol is számon tartani, mint a szerződésekben! Célszerűbmár a szerződés megkötésekor azonnal rögzíteni, hogy kinek, milyen teendője lesz az adott szerződéssel: pl. telefon és internet szolgáltatási szerződés esetében az ügyvezetőnek minden hónap elején át kell utalnia a havidíjat a szolgáltató felé, vagy éppen a könyvelői szerződés alapján adott időszakban el kell küldeni a kimenő és bejövő számlák megfelelő példányait a könyvelőnek. Mivel ezen teendők önmagunkban is egészen terjedelmesek lehetnek, ráadásul szinte minden esetben határidőhöz kötöttek, fejben tartani őket nem egyszerű feladat. Egy Excel táblázat megfelelő megoldás lehetne a teendők nyilvántartására, ám így a határidőket kell fejben tartanunk...megoldás lehet, ha a teendőket valamilyen külön erre a célra vezetett – lehetőleg elektronikus, online elérhető – naptárban vezetjük. Ez a megoldás kevés szerződés és kis cégméret esetén működhet, profi megoldásra viszont már közepes cégméretnél is szükség van – erről a poszt további részeiben lesz szó.

 

A szerződések tárolása

Amennyiben teendőinket már rögzítettük a szerződéseinkből, még mindig meg kell oldanunk tárolásukat. Erre a kérdésre persze egyszerűen azt a választ is lehetne adni, hogy „Fiók”. Ezzel szemben ez nem megfelelő megoldás, méghozzá több szempontból sem. Mi történik akkor, ha a fiókhoz más is hozzáfér? Ha betörnek az irodába és a betörő felmarkolja a fiók tartalmát? Ha ne adj Isten tűz üt ki és szerződéseink megsemmisülnek? Ha már túl sok minden tárolunk a „fiókban” és egy ellenőrzés során nem tudjuk bemutatni a hatóság által kért szerződést, mert nem találjuk...? Mindezek miatt kiemelten fontos a szerződések megfelelő tárolása és archiválása! Így nem csupán rendszerezetten és biztonságosan tárolhatjuk őket, hanem el is érjük, amikor szükséges.

 

Az alapszerződéseken túl – ügyfél és partnerszerződések

A szerződések kezelése akkor kezd igazán kihívássá válni, amikor nagyobb mennyiségben illetve összetettebb tevékenységeket igénylő szerződéseket kell – akár időben párhuzamosan - kezelni! Hiszen például 5 ügyfélszerződés keletkeztethet 5 különböző projektet, melyek mindegyikéhez tartozik további 4-5 teljesítési határidő...ebben az esetben már minimum 20-25 különféle határidőt kell kezelnünk úgy, hogy azok bizonyos teljesítésekhez kapcsolódnak, amelyeknek megfelelő kivitelezéséről is gondoskodnunk kell! Partneri szerződéseink esetében pedig épp fordítva: a határidőket be kell tartatnunk és gondoskodnunk kell arról, hogy a beszállító megfelelő színvonalon teljesítse a vállalt projektet számunkra. Mindkét eset – különösen a kettő együttes megléte, ami valljuk be nem ritka... – rengeteg teendőt, határidőt, odafigyelést és precizitást igényel, ami egy idő után felőröl vagy rosszabb esetben saját teljesítéseinkkel csúszunk, partneri szerződéseinket pedig nem követjük nyomon megfelelően, így teljesülésüket sem tudjuk ellenőrizni... és így kezd beférkőzni cégünk életébe a káosz...

 

Mi a profi megoldás?

A fent leírtak önmagukban is nagyban megkönnyítik a rendszerben való gondolkodást szerződéseink tekintetében. Ezzel szemben ha mindezt manuálisan, papír alapon szeretnénk elvégezni, feladatunk nem csupán sziszifuszi lesz, de rengeteg hibalehetőséget is hagyunk a „rendszerben” illetve mérhetetlen időt és energiát kell rászánnunk arra, hogy ügyvitelünket többé-kevésbé kézben tartsuk.

Szerencsére azonban ma már nem csupán elérhetőek, hanem minden cég számára megfizethetőek azok az informatikai megoldások, amelyek fentiek kezelését átfogóan, digitálisan, akár a kapcsolódó folyamatok teljes körű kezelésével együtt teszik lehetővé! Ezeket folyamat és dokumentumkezelő rendszereknek hívjuk, melyekben akár külön szerződéskezelő modul (alrendszer) is helyet kaphat. Így teljeskörű megoldást kapunk a szerződéskezelés problémáira.

 

Mit „tud” egy igazán jó dokumentumkezelő rendszer?

Ahogy az előzőekben is körülírtuk, szerződéseinkhez a legtöbb esetben tevékenységek kapcsolódnak, melyeket sorba rendezve az előző sorozatunkban részletesen ismertetett üzleti folyamatokat kapjuk eredményül. Ennek megfelelően ahhoz, hogy a dokumentumkezelő (DMS) rendszerünk igazán szolgálhassa ügyvitelünk könnyítését, két fő funkcióval kell rendelkeznie:

  1. Átfogóan kell kezelnie, tárolnia és továbbítani a dokumentumokat
  2. Mindenféle üzleti folyamat kezelésére képesnek kell lennie

Az első funkció lehetőséget kell nyújtson minimum a következőkre:

  • Szerződések digitalizálása, digitális dokumentumok fogadása
  • Szerződések iktatása, sorszámozása
  • A szerződések tárolása, visszakereshetőségük biztosítása
  • Szerződések rendszerezése (például a poszt elején leírt, hierarchikus struktúrát leképezve)
  • Szerződések archiválása, hogy a törvényben rögzítettek szerinti ideig visszakereshető legyen

 

Míg a második funkció tekintetében minimálisan a következő elvárásaink legyenek a rendszerrel szemben:

  • Munkafolyamatok kialakítása (lehetőleg IT tudás és programozó nélkül, előző posztunkban már ismertetett folyamatszerkesztő eszköz segítségével!)
  • Jogosultságokat kell kezelnie – ezáltal biztosítható, hogy csak azok férhessenk hozzá dokuemntumainkhoz, akik illetékesek illetve ne történhessen véletlen vagy akár szándékos adattörlés, módosítás a dokumentumokban!
  • Egyes tevékenységeket automatikusan kell elvégeznie és beállítás alapján akár automatikus döntések meghozatalára is képesnek kell lennie
  • Illeszkednie kell meglévő rendszereinkhez, hogy ne kelljen kicserélni már egyszer megvásárolt szoftvereinket használatához
  • Egyszerű, átlátható és kevés betanulást igénylő felületet kell biztosítania
  • Lehetőség szerint legyen mobiltelefonon is elérhető – 2016 – ban ez már nem lehet extra vagy prémium funkció!

 

Összegzés

Összességében tehát a következőkben foglalhatjuk össze a szerződések rendbetételének feladatait, tennivalóit:

  • Szerződések rendszerezése, kategorizálása
  • Szerződésekben foglaltak kivonatolása, ebből tevékenységlista kialakítása
  • Határidők bejegyzése naptárba
  • Feladatok megvalósulásának ellenőrzése

Mindezeken túlmenően kijelenthetjük, hogy a legjobb megoldás egy olyan szerződéskezelő rendszer használata, ami kifejezetten erre a célra kifejlesztett megoldás, így időt, energiát és legfőképpen pénzt spórol, így segítve az eredményességet és biztosítva a rend megtartását céges szerződéseink között.

 

Következő posztunkban folytatjuk a káosz megszüntetését, méghozzá a szerződésektől különböző dokumentumok kezelésének bemutatásával!