Így tedd rendbe a napi működést VII. - Hová tűnt a pénz?!

Bevezetés

"Így tedd rendbe a napi működést" sorozatunkban már körbejártunk egy sor olyan problémát, amiket kezelni szükséges, hogy az eredményes cégműködés elérhető és fenntartható lehessen. Eddig leginkább az üzleti hatékonyság elvei mentén haladtunk, azaz főként azt vizsgáltuk, hogy hogyan lehet kevesebb ráfordítással jobb eredményeket elérni. Nem esett szó viszont az egyik legdirektebb és ezáltal leginkább mérhető és kézzelfogható, hatékonyság tekintetében ügydöntő jelentőségű kérdésről, a költségekről.

Hová tűnt a pénz?

Reményeim szerint a kedves olvasó számára nem ismerős az a gyakori helyzet, amikor az időszaki vagy év végi könyvelés áttekintése során úgy érzi: többnek kellene lenni a kasszában. (Ha mégis volt már ilyen, akkor különösen érdemes végigolvasnia a bejegyzést!) Ekkor értelemszerűen áttekintésre kerülnek a költségek, amik elvitték a bevételt: egy utazási számla itt, kis "repi" költség ott, némi felesleges beszerzés amott. Ilyenkor kerülhetnek elő még elfekvő készletek (pl. a tavaly húsvéti szezonális termékek, amiket nem adtunk el...) vagy akár a leltárhiányok eredménye is itt mutatkozhat meg. A végeredmény szempontjából azonban csak egyvalami lényeges: nincs ott a pénz, ahol lennie kéne. Jogosan merülhet fel ilyenkor a kérdés:

"Hogyan kerülhetem el, hogy a jövőben ilyen vagy hasonló történjen?!"

 

Az első lépés: költések szabályzása

Amennyiben cégünk már rendelkezik némi múlttal, akkor bizony lehetnek tapasztalataink azt illetően, hogy mindig adódik valamilyen hirtelen extra költség, végül mégsem fért bele az utazás a tervezett keretbe (esetleg nincs is utazási keret...) vagy éppen az irodaszerek beszerzése vitt el rengeteg pénzt (és közben mindenkinek 30 tolla van az irodában...) Az ilyen helyzetek hatásos ellenszere a költségek megtervezése az elmúlt idők tapasztalatai, vagy a rendelkezésre álló források alapján. Azaz minden év elején meg kell határozni, hogy pontosan mennyi költség áll rendelkezésre például az értékesítés számára. Ebben benne foglaltatnak kiállítási megjelenések, telefonköltségek, utazási költségek, vagy akár személyi költségek is. Csakhogy ezen költségek az év során lassan, egyesével jelennek meg és külön - külön nem jelentenek nagy megterhelést, így aztán a legtöbb esetben "átmennek" azaz jóváhagyásra kerülnek. Majd a könyvelési időszak vagy az év végén egy összegben jelennek meg a költségek oldalán, és mi, mint cégvezetők ekkor látjuk csak pontosan, hogy milyen nagy tételek halmozódtak fel a kisebb költségelemekből. Ezt elkerülendő minden év elején készítsünk egy összköltségvetést, és ezt bontsuk fel területekre (értékesítési költségek, marketing költségek, irodai költségek, stb.). Így látjuk, hogy pontosan mire mennyi pénzünk lesz az év során.

 

A második lépés: Igények meghatározása

Az elkészített költségvetésünk csak akkor lesz tartható, ha pontosan tudjuk, hogy milyen költségeket finanszírozhatunk az adott keretből. Ha tudjuk például, hogy fontos szakkiállítás lesz szeptemberben, akkor egy áprilisi ad- hoc kiállítási megjelenés költségére nemet kell mondanunk. És így tovább, minden egyes terület esetében meghatározhatjuk, hogy mik azok az előre látható tételek, amiket mindenképpen finanszíroznunk kell és ezek kifizetése után marad - e keret az esetlegesen megjelenő költségek fedezésére. Az is lehet, hogy nem marad, ilyen esetben el kell döntenünk, hogy melyik költség hoz - várhatóan - nagyobb vagy jobb eredményt és kizárólag erre költsünk. Ennek megfelelően természetesen munkatársaink is csak olyan költségekre igényelhetnek költségkeretet, ami előre tervezett volt. Ilyenek lehetnek a szokásos, munkavégzéssel járó költségek is: utazások, gépkocsi használat, üzemanyag vagy partnertalálkozók egyéb költségei.

 

A harmadik lépés: kezeld rendszerben!

Mivel a kisebb költségek általában csak túl későn látszódnak összesítve, igen fontos, hogy legyen megoldásunk az időközi teljes költségek megjelenítésére. Ezért a harmadik lépés a kis, alattomos költségek megfékezésére egy olyan rendszer használata, amelyből bármikor, könyvelő vagy egyéb külső segítség nélkül is pontos képet kapsz arról, hogy éppen hogy állnak a költségkeretek, büdzséid.

Ideális megoldást javaslok: olyan rendszert célszerű használni a fenti célokra, ami már a költségek igénylését is kezeli, megoldja az igények jóváhagyását,kezeli az ezekből keletkező számlákat ÉS bármikor pontos, azonnali képet ad a költségvetésről.

A megoldás: folyamatszintű költségelszámolást támogató rendszer

A költségtervezés, igénylés, jóváhagyás és költségek szinten tartására például az xFLOWer Cloud Költségelszámolás modulját javasoljuk, mivel e rendszer képes az összes fenti funkció és feladat ellátására, sőt, sok tekintetben még többet is nyújt. Ennek megfelelően:

  1. Rögzíthetőek benne a költségkeretek illetve az igényelhető költségek köre is.
  2. Előre meghatározható, hogy mely költségre mekkora keret áll rendelkezésre egy adott időszakban.
  3. Folyamat: a rendszerben egységesen kezelhetőek a költségigénylések, ezek jóváhagyásai valamint a keletkező számlák kezelése is - hiszen innen lesz pontos költségadatunk!
  4. Pontos költségadatok megjelenítése: a rendszer a jóváhagyott költségek és számlák alapján képes mindig pontosan megjeleníteni az aktuális költségek állását, illetve jelentéskészítési funkciója segítségével akár azt is, hogy mennyi maradt az összes költségkeretből vagy az egyes célokra elkülönített keretekből.
  5. Jelentéskészítés: a jelentési funkció ezeken is túlmutat és képes lehet arra is, hogy például egy adott költség megtérülését mérje (pl. ha egy ügyfél megszerzéséhez utazás volt szükséges, akkor meghatározott ügyfélérték alapján a rendszer kiszámolja, hogy megérte - e az ügyfélszerzés) Ez a funkció az értékesítés hatékonyságjavítása szempontjából is fontos, hiszen így lesz látható, hogy  mely költségünk hozza meg az elvárt eredményt és melyik az, amellyel csak további költségekbe verjük magunkat (és cégünket).

 

Bővebben

Amennyiben bővebben érdekel a téma vagy szeretnéd részletesebben látni, hogy milyen egy igazán jó költségelszámoló rendszer, akkor látogass el az xFLOWer honlapjára ide kattintva, vagy igényelj demot ide kattintva és tekintsd meg ingyenesen a rendszert működés közben is!