Így tedd rendbe a napi működést VI. - A kifizetések biztosítása

Bevezetés

Mi lehet rosszabb annál, mint mikor cégvezetőként átéljük, hogy bár szerződés szerint, megfelelően teljesítettünk, kiállított számlánkat mégsem fizeti ki ügyfelünk? Vagy éppen késedelmesen, esetleg nem megfelelő teljesítésre hivatkozva igyekszik a kialkudott árat csökkenteni, vagy akár a fizetést elkerülni? Minderre megoldás lehet, ha minden teljesítésünket dokumentáljuk és jóváhagyatjuk ügyfeleinkkel, partnereinkkel.

Ugyanilyen fontos lehet adott esetben, hogy részteljesítéseink minél hamarabb számlázhatóak legyenek, amihez szintén szükséges a részteljesítések igazolása és  a teljesített feladatokról számlák minél hamarabbi kiállítása. Ez finanszírozhatóság szempontjából is lényeges, hiszen nem mindegy, hogy egy projekt költségeit máshonnan kell finanszírozni, vagy saját magát is fenntartja.

 

Teljesítések és részteljesítések igazolása

A teljesítések igazolása legtöbbször teljesítési igazolással vagy ügyfél által is jóváhagyandó munkalappal történik. A teljesítési igazolások általánosan elterjedtek a szolgáltatói iparágakban, míg a munkalapok inkább a kivitelezési munkák - karbantartás, építés, felújítás, stb. - jellemzőek. Mivel a részteljesítések fizetése inkább az utóbbi iparágakban gyakorlat, ezért ezeket vizsgáljuk meg közelebbről.

 

Munkalapok

A munkalapok olyan nyomtatványok, amelyek tartalmazzák az elvégzett munkálatok - azaz a részteljesítések - jellemzőit, úgymint ár, határidő, a munkát végzők személyes adatai és természetesen az elvégzett feladatokat is. Mivel a munkalap kizárólag akkor képezheti pénzügyi elszámolás alapját, ha azt az ügyfél is jóváhagyta - azaz elismerte, hogy a teljesítés megfelelő időben és minőségben, elvárásai szerint megtörtént - akkor az adott részteljesítés szerződésben foglalt ellenértéke számlázható (példánkban a jó teljesítési garanciák gyakorlatától eltekintünk, mivel jelen értekezés szempontjából nem relevánsak).

Így a munkalapok mielőbbi kiállítása, ügyfél általi jóváhagyása és a keletkező számla kiküldése lehetővé válik, azonban nem mindegy, hogy milyen átfutással. A munkalapok kezelésénél, a mielőbbi pénzügyi teljesítés érdekében kiemelten lényeges, hogy az átfutás minimális legyen, így hamarabb pénzhez juthat a vállalkozó.

 

Digitális munkalapkezelés

A munkalapok kezelése sok esetben nehézkes és lassú lehet, amennyiben papír alapon történik. Az előzőekben említett átfutási idő a töredékére csökkenthető, ha munkalapjainkat digitálisan kezeljük, azaz a munkalapok elektronikusan áramlanak a szervezeti egységek között. Természetesen ebben az esetben is lényeges, hogy az ügyfél általi jóváhagyás megtörténjen, ám ez ma már elektronikusan is megoldható. Szükséges ugyanakkor egy olyan rendszer használata, amely lehetővé teszi a munkalapok kezelését úgy ,hogy azok gyorsan a megfelelő helyre kerüljenek anélkül, hogy kezelésük komolyabb adminisztratív terhet jelentene a vállalkozó számára. de hogyan lehet megoldani, hogy a munkalapok kezelésével kapcsolatos feladatok így kerüljenek megvalósításra?

 

A munkalapkezelés folyamatát támogató rendszerek

Ezen a ponton értünk el mai posztunk lényegéhez, hiszen a blog alapvetően üzleti folyamatokról szól. A munkalapok kezelése is egy ilyen üzleti folyamat (vagy egy adott folyamat része) amelynek lényege, hogy minél gyorsabban és egyszerűbben, viszont minden szükséges jóváhagyással együtt menjen végbe. Lássunk egy példát a folyamatszintű, digitális munkalapkezelésre:

  1. A megnyert projekt kialakítása és a szerződés során meghatározásra kerülnek a részteljesítések, ezek kritériumai és árai.
  2. Az így meghatározott részteljesítésekre a rendszerben elektronikus munkalapok generálhatóak, ahol megadható, hogy melyik részteljesítésnek mi a határideje, milyen tevékenységeket kell elvégezni illetve, hogy ennek a részteljesítésnek mennyi a pénzügyi értéke.
  3. Az előre generált munkalapokat továbbítjuk a kivitelező munkatársak felé akár okostelefonra. A kolléga, amikor a munkával végzet, egy erre alkalmas telefonos alkalmazásban jelezheti, hogy elkészült.
  4. Amikor a feladat kész és a rendszer erről értesítést kap, azonnal továbbítja a munkalapot jóváhagyásra, akár e-mailben vagy más módon.
  5. Az ügyfél jóváhagyhatja a munkalapot, vagy kifogást emelhet. A példa kedvéért tételezzük fel ,hogy nem emelt kifogást, így ebben az esetben a rendszer a következő lépésben
  6. Továbbítja a teljesítés igazolásául szolgáló munkalapot a pénzügyi osztály vagy a számla kiállításáért felelős kolléga felé.

 

Látható, hogy a digitális munkalapkezelés hogyan gyorsítja meg az ügyintézést, számlázást és ezáltal a kifizetést is. Az igazán kifinomult folyamat támogató rendszerekben beállítható, hogy figyelje a számla kiállításától eltelt időt és figyelmeztessen a számla lejáratára, sőt, akár még kintlévőség-kezelési folyamat is indítható, ha az igazolt teljesítés nem került kifizetésre.

 

Összegzés

Ahogy látszik, a munkalapok adekvát digitális kezelése már önmagában is felgyorsíthatja a számlakiállítást illetve a kifizetéseket. Ötvözve ezt a képességet a további, kapcsolódó folyamatok - mint a számla határidejének figyelése vagy a kintlévőség-kezelési  folyamatok végig vitele - még tovább növelhető a hatékonyság és csökkenthető az adminisztrációs költség. Éppen ezért amellett, hogy a munkalapok megfelelő kezelésére kiemelt figyelmet érdemes fordítani könnyen belátható, hogy a digitális munkalapkezelés új távlatokat nyit a kifizetések felgyorsítása tekintetében is.