Így tedd rendbe a céged napi működését III. - Hagyd jóvá vagy utasítsd el - de ne állítsd le!

Operatív döntések, jóváhagyások

Minden, a napi munka során felmerülő kérdéssel kapcsolatban valamilyen döntést kell hozni, hogy egy adott munkafolyamat tovább haladhasson. Lehetnek ezek "kis" dolgok is, például, ha elfogy valamilyen alapanyag, akkor a munka folytatásához be kell szerezni belőle és azután folytatható csak az adott munkafolyamat. Lehetnek más típusúak is ezek a döntések: egy alkalmazott szabadságigénye, utazási költség igénylése, vagy akár egy dokumentum megfelelősége. Egy azonban közös mindezen döntésekben: amíg nem születnek meg, addig a cég tevékenységének egy része elakad, bizonyos munkafolyamatok megállnak. Ezért is fontos, hogy az operatív döntések, jóváhagyások minél hamarabb és - a káosz fokozásának elkerülésére - mindig az illetékes vezető által kerüljenek meghozatalra. A klasszikus értelemben vett jóváhagyást minden, a következőkben felsorolt esetben egy aláírandó nyomtatvány vagy igénylőlap formájában értelmezzük.

A legáltalánosabb jóváhagyási formák

Abban az esetben, ha pontosan meghatározott, és a szervezet számára is ismert, hogy mely igényeket ki hagyhat jóvá a cégben, viszonylag könnyű lehet eldönteni, hogy melyik igénnyel hová forduljunk jóváhagyásért. Ugyanakkor a következő problémák még egy ilyen, kitűnően definiált jog és felelősségi körök mentén működő szervezet esetén is előfordulhatnak:

  • Az illetékes nincs a helyén, nem találjuk meg
  • Az illetékes kiküldetésen vagy más okból házon kívül van
  • Az illetékes betegszabadságon van
  • Az illetékesnek nincs olyan helyettese, aki megfelelő jogkörrel rendelkezne a jóváhagyáshoz
  • Az illetékes bár megkapta az igényt, azt nem hagyta jóvá és nem is utasította el


Fentieknél is általánosabb, hogy a szervezetben dolgozók vagy egy részük nem tudja, mely igényével kihez kell fordulni, hogy jóváhagyásra kerüljön. Lássuk néhány példán keresztül, hogy a fenti esetekben általában milyen események következnek be egy - egy jóváhagyás "megállásakor", hiszen ezen döntéshozatali mechanizmusok illetve helyzetek - negatívan - befolyásolhatják a cég működését!

Ha az illetékes nincs a helyén/külső helyszínen van...

Ebben az esetben bizony addig kell várnunk, míg a jóváhagyó elő nem kerül, hiszen igényünk jóváhagyását ez esetben nincs aki aláírja. Így minden, az igényhez kapcsolódó munkafolyamat megáll a cégben addig, amíg az illetékes jóvá nem hagyja vagy el nem utasítja az igényt. Ez az állapot természetesen blokkolja a cég működését, így nem fenntartható, különösen abban az esetben, ha egyetlen jóváhagyó illetékes sokféle igény tekintetében.


Ha az illetékes szabadságon/betegszabadságon van...

Amennyiben a jóváhagyó szabadság vagy betegség miatt nem érhető el személyesen, úgy a hozzá tartozó jóváhagyások nem történnek meg. Ennek megfelelően, azok az igények, melyeknek egyetlen jóváhagyója van, mindenképpen megállnak és blokkolják a cég tevékenységeinek egy részét.

További jóváhagyási fajták és problémák

A "klasszikus", papír alapon aláírt jóváhagyandó igények esetében minden egyes jóváhagyónak alá kell írnia a kérdéses igénylőlapot vagy nyomtatványt. Láthatjuk, hogy a fenti problémák és esetek ilyenkor megsokszorozódhatnak. Különösen nagy problémát okozhat az ilyen típusú jóváhagyás akkor, amikor olyan időszak van (pl. nyári szabadságolás) amikor akár egyetlen jóváhagyó sem áll rendelkezésre az igény jóváhagyásához. Így különösen sok munkafolyamat állhat meg emiatt.

Mi a megoldás?

A jóváhagyási folyamatok felgyorsítása mindenképpen jó hatással van a szervezet működésére. Ugyanakkor a gyorsabb működés önmagában még nem jelent megoldást a fenti problémákra. Ennek megfelelően olyan jóváhagyási rendszer használata és jóváhagyási szisztéma kialakítása kívánatos, amely lehetővé teszi többek közt:

  • A jóváhagyások elektronikus kezelését
  • Bárhonnan jóváhagyhatóak az érkező igények, meghozhatóak a szükséges döntések
  • Azonnali jóváhagyások támogatása: Amint a jóváhagyó elfogad vagy elutasít egy igényt, az az igénylő számára azonnal látszik
  • Extra hasznos funkció: amint a jóváhagyás megtörtént, a kapcsolódó üzleti folyamatok indításra kerülnek!

 

Milyen rendszert válasszak jóváhagyásaim kezelésére?

Az előzőekben körülírt tudással rendelkező rendszer már képes megfelelően kezelni a jóváhagyások folyamatait. Ugyanakkor az extra funkció lényeges, hiszen hiába megy gyorsan és problémamentesen a jóváhagyás, ha az azt követő feladatok nem, vagy nem megfelelő időben kerülnek elvégzésre. Épp emiatt fontos, hogy a jóváhagyásokat kezelő rendszer teljes lefedettséget biztosítson a jóváhagyási folyamatok tekintetében: kezelje az igényeket, a jóváhagyásokat illetve a jóváhagyások eredményeiből következő munkafolyamatokat egyaránt.

 

Következő posztunkban...

...az értékesítésben szüntetjük meg a káoszt; olyan új és innovatív CRM megoldásokat fogunk bemutatni, amikkel mindig pontosan lehet tudni mit csinál az értékesítő, ki eredményes és ki nem sőt, még azt is, hogy hogyan kell végigvinni az értékesítések során keletkező projekteket!