Így tedd rendbe a céged napi működését II. - Irathegyek, papírkupacok

Dokumentumkezelés

Ahogy a szerződések esetében láthattuk, egy cég életében rengeteg adat, információ és tennivalós adódik a dokumentumokból. Minden egyes dokumentum ami a céghez érkezik – kivéve természetesen a reklámokat és hasonlókat – nagy valószínűséggel valamilyen tevékenység elvégzését indikálja. Ebben a megközelítésben tehát bármilyen dokumentum esetében valamilyen feladat, vagy összetett, sok résztvevőt és még több teendőt egybefogó tevékenységlánc indul, amikor a dokumentum megérkezik vagy éppen ha el kell készíteni.

 

Mi a dokumentum?

Első lépésként értelmezzük és definiáljuk a dokumentumokat fentieket is figyelembe véve! Ma már nem korlátozhatjuk a dokumentum definícióját papír alapú vagy éppen elektronikus irományok összességére. Ennek oka pontosan az előzőekben körülírt tulajdonságok összessége: feladatok és teendők nem csupán papír alapú dokumentumokból vagy Word fileokból keletkezhetnek, hanem bármilyen olyan információt tartalmazó adatból, ami feldolgozandó információkat tartalmaz.

Bővítsük ki ennek megfelelően a dokumentum fogalmát! Minden feldolgozandó információt tartalmazó adat – mik azok az adatok, amik gyakoriak és megfelelnek ezen kritériumoknak?

  • Szkennelt papír alapú dokumentumok
  • Word és .odt file – ok
  • PDF fájlok
  • Excel és .csv fájlok
  • Rögzített telefonhívások – hangfájl
  • SMS üzenetek
  • Elektronikusan hitelesített akták
  • E-mail üzenetek és csatolmányaik
  • Fax üzenetek
  • Speciális formátumok: tervrajzok, leírások, egyéb különleges dokumentumok
  • Bármilyen más, feldolgozandó információt tartalmazó adatfájl vagy fizikai eszköz

Látható, hogy fenti értelmezésben a „dokumentum” fogalma egészen mást jelent, mint hétköznapi értelemben véve. Ezzel szemben ezen megközelítés alkalmazása azért lényeges, mert ha a dokumentum fogalmát leszűkítjük a papír alapú és elektronikusan elkészült írásos adatokra, akkor a további csatornákon keresztül érkező információk „kiesnek” azaz nem feltétlenül úgy kerülnek feldolgozára, ahogy jellegükből fakadóan szükséges lenne. Emiatt szükséges a dokumentum fogalmának tágabb értelmezése; ennek megfelelően amikor dokumentumokra hivatkozunk, minden itt említett adat típust – illetve továbbiakat is, amelyek a már körülírt tulajdonságokkal bírnak – ideértünk.

 

Dokumentumok rendszerezése

Mielőtt a dokumentumkezelést folyamatszinten is áttekintenénk, szeretnénk javaslatot tenni a dokumentumok egy lehetséges rendszerezési, rendezési módszerére.

Dokumentumaink a már leírt módon sorolhatjuk kategóriákba. Azonban ezek a kategóriák bizonyos értelemben főkategóriák lesznek, míg a kategóriákon belüli további rendszerezés alkategóriákat eredményez.

Ennek megfelelően például a következő rendszert alkalmazhatjuk, amikor dokumentumainkat kategóriákba soroljuk:

  • Szerződések
  • Hivatalos iratok
  • Postai levelezés
  • Belső jóváhagyás dokumentumai
  • Költségelszámolás dokumentumai
  • Nyilvántartások
  • Teljesítések dokumetumai
  • Ajánlatok, ajánlati dokumentációk
  • E-mailek
  • stb.

 Illetve szervezeti egységenként is meghatározhatjuk a kategóriáinkat:

  • Marketing dokumentumai
  • Értékesítés dokumentumai
  • Karbantartás dokumentumai
  • Gyártás dokumentumai
  • Üzemeltetés dokumentumai
  • Logisztika dokumentumai
  • stb.

 Minden ilyen főkategóriát további alkategóriákba sorohatunk, így ha dokumentumkezelő rendszer használata mellett döntünk, könnyen leképezhető lesz a rendszerben a meglévő hierarchia. Fontos továbbá, hogy egy dokumentum akár több főkategóriába is tartozhat. Ezt a módszert minden dokumentumkezelő rendszernek támogatnia kell, azaz nem sorolhatja fastruktúra szerűen egymás alá a kategóriákat. Így akár a következő esetek is elképzelhetőek:

  • Marketing e-mail – Email és Marketing dokumentumai főkategóriákban is szerepel
  • Munkalap – Karbantartás dokumentumai és Teljesítések dokumentumai
  • Raktár bevételezési bizonylat – Logisztika dokumentumai és Nyilvántartások

Valamint még rengeteg további, összetett eset. A lényeg, hogy minden dokumentum logikusan rendszerezve, ám mégis sokféle szempont szerint azonosítható legyen. Ugyanez érvényes az iktatás, irattározás, archiválás területeire is, ám ezek nem képzik jelen bejegyzés részét, hiszen külön szakterületek.

A fő kategóriák meghatározását követően további alkategóriákra bonthatjuk dokumentumainkat, csakúgy, mint ahogy szerződéseink esetében is tettük. Így a dokumentumok további tulajdonságai alapján még pontosabban határozhatjuk meg dokumentumainkat és a későbbiekben könnyebben kereshetjük meg őket szükség esetén. Sőt, dokumentumkezelő rendszer használata esetén – papír alapú dokumentumaink előzetes digitalizálásával – akár minden egy – egy fő vagy alkategória dokumentumait is visszakereshetjük, bármikor is legyen rájuk szükség.

A fenti eljárást alkalmazva dokumentumainkat rendszerezetten és viszonylag kis mennyiség esetén átláthatóan rendszerezhetjük, tárolhatjuk.

Ugyanakkor máris felmerül a következő probléma: szinte minden dokumentum feladatokat, vagy összetett tevékenységláncokat keletkeztet számunkra, így hiába a megfelelő tárolás, feladataink ettől még nem lesznek tisztázottak. Hogyan tovább?

 

Folyamatok dokumentumokból

Dokumentumaink rendszerezésekor külön figyelmet érdemes fordítanunk arra, hogy minden típusú dokumentum esetében tisztában legyünk vele, hogy milyen tevékenység elvégzését kívánja meg az adott típusú dokumentum. Ezt nagy valószínűséggel nem lehet 100% - os pontossággal meghatározni minden dokumentum esetében, ám a legtöbb dokumentumtípus esetében értelmezhető. Így amikor adott típusú dokumentum érkezik vagy adott típusú dokumentumot készítünk, mindig tudni fogjuk, hogy az adott dokumentummal milyen teendőink lesznek. Mindezt fejben tartani vagy papír alapon kezelni természetesen gyakorlatilag már kisebb mennyiségű dokumentum esetében is lehetetlen lenne, ezért érdemes egy átfogó, igényeinknek megfelelő dokumentumkezelő rendszert bevezetnünk, ami hatékonyan támogatja a rendszerezett és folyamat szemléletű dokumentumkezelést.

 

Rend(szer) a lelke mindennek!

Dokumentumaink rendszerezése, és a belőlük fakadó feladataink feltérképezése után mindezt a gyakorlatba is át kell ültetnünk, hogy eredményes legyen ezirányú erőfeszítésünk. Egy modern, mai igényekre szabott dokumentumkezelő rendszer átfogóan kezeli a dokumentumok rendszerezését. A fent leírt kategóriákat például ún. iktatókönyvekként tartja számon, így mindig azonnal látszik, mely dokumentum hol érhető el. Sőt, további alkategóriákra való bontás esetében a rendszer ezen besorolás alapján is kereshetővé teszi a dokumentumot. Fontos ezeken felül, hogy tetszőlegesen lehessen megjelölni minden egyes eltárolt dokumentumunkat – így ezekre keresve is megtalálhatjuk dokumentumainkat, nem szükséges a kategóriák között böngésznünk. Az xFLOWer DMS rendszer viszont még ennél is többet nyújt: a dokumentumokhoz – minden címke kezelése mellett – képes akár automatikusan is címkéket rendelni: melyik ügyfélhez tartozik a dokumentum? Ki a dokumentum felelőse? Mikori a dokumentum?

Valamint jogosultságkezelés segítségével biztosítja, hogy csak azok a kollégák férjenek hozzá a dokumetumainkhoz, akiknek feladatuk van velük vagy valóban jogosultak hozzáférni.

 

És mi lesz a teendőkkel?

Említettük már, hogy dokumentumkezelő rendszer nem igazán képzelhető el folyamattámogatás nélkül. Azaz a dokumentumkezelő rendszernek kezelnie kell a kapcsolódó folyamatokat is, hiszen ahogy megállapítottuk, szinte minden dokumentumhoz kapcsolódnak tevékenységek, feladatok, felelősök, határidők.

Ha tisztában vagyunk azzal, hogy mely dokumentumhoz milyen folyamat kapcsolódik (magyarán szólva: mi dolgunk lesz vele vagy a benne foglaltak okán) akkor ez már folyamatként leképezhető DMS rendszerünk folyamatmotorjában. Ennek megfelelően, amikor egy adott típusú, kategóriájú, vagy bármely egyéb módon azonosított (címkézett) dokumentum bekerül a rendszerbe, a folyamatkezelő azonnal „tudni fogja”, hogy milyen folyamatot indítson el a dokumentumhoz kapcsolódóan.

Ennek megfelelően pedig az adott dokumentumhoz kapcsolódó munkafolyamatok végigfutnak és a rendszer ellenőrzi, hogy minden szükséges tevékenység teljesüljön, figyeli a határidőket, átfutási időket, a dokumentum változásait egyszóval bármit, ami a folyamat végigfutásához szükséges.

 

Végszó

Összegezve a fentieket tehát elmondhatjuk: a céges káosz felszámolásának első lépése dokumentumaink rendszerezése lehet, mivel itt adódhat a legtöbb probléma (nem találom, elveszett, nem az a verzió, véletlenül töröltem, hol az e-mail, stb.) és ezzel spórolható meg a legtöbb feleslegesen elhasznált idő és erőforrás. Ugyanakkor mivel az adminisztráció már kisebb cégnél is komoly terhet jelenthet, az igazi megoldást egy erre a célra kialakított – és a magyar KKV – k pénztárcájához szabott árazású – dokumentumkezelő rendszer bevezetése jelent – abban az esetben, ha az a dokumentumokhoz kapcsolódó munkafolyamatokat is megfelelően támogatja.

Ha tetszett amit eddig olvastatok, maradjatok velünk, mert következő posztunkban a jóváhagyások és elutasítások témakörét fogjuk átvizsgálni a hatékonyság szempontjából. ( Mennyi idő megy el egy cégben csak azzal ,hogy valakinek a döntésére várni kell...? )