Folyamat alapon 7. - A költségelszámolás folyamatai

Folyamat alapon 7. - A költségelszámolás folyamatai

Költségkeretek

Bár célszerű, mégis gyakorta elmaradó lépés a költségek tervezése. E nélkül sajnos maximálisan ki vagyunk téve az elszálló költségek okozta veszteségeknek és év végén bizony komoly meglepetések is érhetnek. Ennek elkerülése végett célszerű megterveznünk és meghatároznunk költségkereteinket, lebontva az egyes szervezeti egységek, tevékenységek szintjére. Ennek köszönhetően elérjük, hogy egyensúlyban tartsuk költéseinket és ne allokáljunk túlzottan sok költséget egy - egy tevékenység vagy szervezeti egység részére és a továbbiak kárára. Ezen túlmenően a költségkeretek felhasználását is minden esetben limitálnunk szükséges: lehet, hogy marketing költségvetésünk 100 egység, ugyanakkor fontos meghatároznunk, hogy ebből mire mennyit szánunk: 10 egység rendezvényekre, 5 egység online marketingre, 20 egység kiállításokon való részvételre, 15 egység ügyfélápolásra és így tovább. Ezt minden szervezeti egységben célszerű megtennünk, hiszen így biztosíthatjuk az operatív működés zavartalanságát, valamint a kiadások megfelelő eloszlását is. Természetesen a költségek nyomon követése is szükséges, azonban előtte ilyen részletességű tervezés biztosítja a későbbi átláthatóságot és hatékonyságot.

Költségigénylések, jogosultságok

Amennyiben költségkeretünket már kellő részletességgel meghatároztuk, úgy szükséges lesz ezek felhasználása a megfelelő időben az adott célokra. Ennek megvalósítása csak úgy történhet, ha az illetékes kollégák költséget igényelnek valamilyen célra. Ezen a ponton mindenképpen szükséges olyan rendszerben kezelnünk a költségigényléseket, ami:

  • Biztosítja, hogy a tervezett költségvetés szerint lehessen felhasználni a rendelkezésre álló pénzmennyiséget
  • Kizárja, hogy illetéktelenek igényelhessenek költséget illetve, hogy ne a megfelelő személy vagy szervezeti egység használjon fel egy adott célra allokált költséget
  • Jogosultságok alapján kezeli a költségek jóváhagyását, hiszen a legjobb tervezés mellett is szükséges a felelősségvállalás és a transzparencia megléte is.

Így már elérhető, hogy adott személyek, adott célra igényelhessenek költségkeretet és az meghatározott módon, transzparensen kerüljön jóváhagyásra. Természetesen a jóváhagyáshoz kapcsolódó tevékenységek szabályozottan, és a cég működésének megfelelően kell, hogy megtörténjenek.

Tervezett és aktuális költségek

Az is előfordulhat, hogy valamilyen külső oknál fogva (például a devizaárfolyamok változása vagy más hasonló tényező okán) a tervezett és az aktuális költségek között eltéréseket tapasztalunk. Ezért érdemes bizonyos rugalmasságot építeni a folyamatba, meghatározva, hogy milyen eltérést képes még elviselni a költségkeret vagy a cég. Ugyanakkor lényeges szorosan nyomon követni az ilyen eseteket, mivel ez akár bizonyos típusú visszaélések melegágya is lehet, ahogy arról korábban már írtunk.

Bizonylatok kezelése

Az aktuális kiadások elszámolásához mindenképpen szükséges a megfelelő bizonylatok megléte. Ehhez szükséges egy olyan számlaérkeztető megoldás, amiben a bejövő számlák adatai alapján könnyedén eldönthetjük, hogy egy adott költség megfelelően került - e felhasználásra illetve könyvelésünk számára is szükségesek e dokumentumok. Legjobb esetben a beérkező számlákat egy egységes rendszerben kezelhetjük, szigorú folyamat mentén, ahol hozzá is rendelhetjük egy adott célhoz, projekthez vagy más tevékenységhez a számlán szereplő költségeket. Így egyrészt pontosan látjuk mely tevékenységek esetén maradtunk a kereten belül és melyek okoztak többletköltséget terveinkhez képest, másrészt pedig biztosíthatjuk, hogy csak olyan számlák kerülhessenek könyvelésünkbe, amelyek formailag megfelelőek és jóváhagyásra is kerültek. Ennél komplexebb megoldást feltételez, ha számlatételeinket összevezetjük a kapcsolódó szerződéssel, teljesítési igazolással is, ám ez a terület már nem kapcsolódik szorosan jelen bejegyzésünk témájához. 

Összegzés

Mindezekből következik, hogy költség allokációnk és annak szigorú kontrolling szemlélete olyan jól körülhatárolható folyamatok mentén képzelhető el, amelyek biztosítják a költségkeret optimális és tervezett felhasználását. Ilyen természetű kérdésekben lényeges a transzparencia megléte is, hiszen fontos tudnunk, hogy ki, mikor és mire igényelt költségkeretet, valamint ellenőrizni az igényelt keret felhasználását is. E tevékenységek összessége pedig olyan informatikai rendszer segítségével valósítható meg, amely egyrészt képes a kapcsolódó üzleti folyamatok teljeskörű kezelésére és az adatok folyamatokon, szervezeti egységeken és dokumentumokon átívelő kezelésére is.