Folyamat alapon 6. - Számlakezelési folyamatok

Folyamat alapon 6. - Számlakezelési folyamatok

A számlázáshoz kapcsolódó üzleti folyamatok kimenő és bejövő számláinkat is érinthetik. Egy klasszikus számlakezelő rendszer általánosságban csak a bejövő számlákra fókuszál, ám képességei még ezesetben is limitáltak lehetnek. Workflow rendszerrel azonban bejövő és kimenő irányú számláinkat is egységes, testreszabott üzleti folyamatok mentén kezelhetjük, így biztosítva pénzforgalmunk átláthatóságát is.

Bejövő számlák folyamatai

Bejövő számlák esetében a kifizetés előtti ellenérzések létfontosságúnak tekinthetők. Nem csupán azért, mert nem megfelelő számlák befogadása esetén könyvelési gondjaink adódhatnak, hanem mert akár olyan számlák is kifizetésre kerülhetnek, amelyekhez nem kapcsolódik jóváhagyott megrendelés, PO vagy akár szerződés sem - így az adójogon túlmenően még teljesítés tekintetében is akadhatnak problémáink. Milyen folyamat felépítése célszerű a problémás bejövő számlák kiszűrésére illetve a rendben lévők minél gyorsabb teljesítésére?

Bejövő számlák érkeztetési és jóváhagyási folyamatai

A bejövő számlák elsődlegesen formai szempontból kell, hogy ellenőrzésre kerüljenek, mivel kizárólag így biztosítható, hogy ne kerüljön hibás számla a könyvelésbe. Célszerű úgy kialakítani a folyamatot, hogy bármely ügyintéző elvégezhesse azt, azaz ne legyen szükség pénzügyi végzettségre, hogy felfedezzük az egyes hibákat, hiányosságokat. Egy jól kialakított üzleti folyamat során az ezt kezelő workflow rendszer pontosan végig vezeti az ügyintézőt az egyes ellenőrzési szempontokon, azaz nem csak egy kérdést tesz fel, hogy formailag megfelelő-e a számla, hanem kitér például az ÁFA tartalomra, a teljesítés időpontjára, akár devizára, kapcsolódó megrendelésre, és így tovább. A számla kizárólag akkor juthat tovább a folyamatban, ha minden formai követelménynek megfelel: helyesek a nettó-bruttó összegek, az ÁFA tartalom, a teljesítési és további határidők és így tovább. Sőt, akár a kontírozás is elvégezhető ebben a lépésben, így még az is lehetségessé válik, hogy az egyes tételsorokat más-más - arra jogosult - jóváhagyó hagyja jóvá. Ennek köszönhetően csökken az egyes jóváhagyók terheltsége és gyorsabban mehet végig az egész ellenőrzési folyamat. Ennek következtében pedig a kifizetés is gyorsulhat, így partnereink is elégedettek lehetnek. 
Ha azonban egy számla hibás és nem befogadható, akkor az előbb említett folyamatnak köszönhetően pontosan jelezhető beszállítónk, partnerünk felé, hogy miért nem fogadtuk be a számlát, pontosan milyen formai hibát szükséges javítani rajta - így az ott dolgozók élete is könnyebb és a javítás is hamarabb megtörténhet. 

Bejövő számlák jóváhagyása

Bizonyára van veszélyesebb dolog annál, mintha egy cég teljes pénzügyi tevékenysége egy kézben összpontosul, de ilyen jelenleg nem jut eszünkbe. Éppen ezért szükséges, hogy a számlák jóváhagyása se egyetlen kulcsember által történhessen meg, hanem bizonyos feltételek mentén más-más jóváhagyót jelöljünk ki az eltérő számlák jóváhagyására. Ennek meghatározása természetesen egyedi szempontoktól is függhet: szakterület vagy hierarchia szerint, számlaösszeg alapján, beszerzendő termék vagy szolgáltatás alapján és így tovább. A lényeg, hogy egy adott számla jóváhagyása ne kizárólag egy személy feladata és felelőssége legyen, mivel ebben az esetben fennáll a veszélye annak, hogy a kolléga esetleg kontroll nélkül mindent jóváhagy, így okozva kárt a cégnek. Még jobb, ha például bizonyos összeghatár felett mindenképpen tulajdonosi vagy felsővezetői jóváhagyás szükséges, így biztosítva a fő kockázatvállalók rálátását az adott beszerzésre.
Természetesen egy adott folyamatban akár többszintű jóváhagyás is lehetséges: például formai ellenőrzést követően hagyja jóvá egy szakterületi vezető, egy felsővezető és bizonyos összeg felett az ügyvezető (vagy vezérigazgató, vagy tulajdonos, cégformától és struktúrától függően). Máris közelebb kerültünk az esetleges tévedések, vagy horrible dictu, csalások elkerüléséhez.
De hogyan tehetnénk még hatékonyabbá és kényelmesebbé ezt a folyamatot? Automatizációval!

Bejövő számlák - automatizáció

Amennyiben bejövő számláink kezelését folyamat szinten kezeljük, úgy sok további lehetőségünk is adódik egy megfelelő workflow rendszer használatával. Álljon itt néhány példa, hogy hogyan teheti gyorsabbá, kényelmesebbé és még átláthatóbbá a folyamat kezelését egy workflow rendszer! Hogyan dönthetjük el legegyszerűbben egy bejövő számla érkezésekor, hogy legitim számláról van-e szó? Ennek többféle módja is lehetséges:

  • Összevethetjük a partneri szerződés adataival a számla adatokat
  • Összevethetjük a kapcsolódó megrendelő adataival a számla adatokat
  • Összevethetjük a hivatkozott teljesítési igazolás adataival a számla adatokat

vagy

Használhatunk workflow rendszert, ami akár mindezt automatikusan elvégzi! Hogyan? 
A workflow rendszerben kezelhetjük a számlázást megelőző folyamatokat is, így akár a szerződések, megrendelések és teljesítések folyamatait is. Ennek megfelelően az ezekhez kapcsolódó adatok már rendelkezésre állnak a rendszerben, ami így képes lesz a már meglévő és a számlán újonnan beérkező adatok összevetésére. Ha a rendszer eltérést talál, akkor jelzést küld az illetékesek számára és megállítja a folyamatot - így a számla nem lesz kifizethető addig, amíg a kérdéses adatok nem kerülnek egyeztetésre. Ha azonban minden adat egységes, akkor a workflow tovább küldheti manuális jóváhagyásra a számlát, vagy annak egyes tételeit. Sőt, egy ilyen rendszer akár automatikusan is képes jóváhagyni beérkező számlákat, akár megvannak az előzetes adatok, akár nem. Utóbbi esetben természetesen meg kell határoznunk a jóváhagyás feltételeit. Például egy rendszere közüzemi számla akkor hagyható jóvá automatikusan, ha összege kijelölt határértékeken belül van; ha ezektől eltér, a rendszer jelzést küld. Vagy akár azt is beállíthatjuk, hogy minden 10 000 Ft alatti számla automatikusan kerüljön jóváhagyásra, ha a megrendelő és szerződéses adatok egyeznek, ha nem, akkor pedig a rendszer jelezze az eltérést.
Ahogy látjuk, sokféle tevékenység automatizálható workflow rendszer segítségével, így sok sok munkaórát spórolhatunk dolgozóink számára, amiket nagyobb értékű tevékenységek elvégzésére fordíthatnak.

Kimenő számlák folyamatai

Talán nem olyan evidens, hogy a kimenő számlákhoz is kapcsolódnak különféle üzleti folyamatok, mint az ellenkező irány esetében. Ugyanakkor valóban fontos, hogy kimenő számláink folyamat szintű kezelését is megoldjuk, hiszen ettől függhet árbevételünk, vagy annak jelentős része. 

Számlázást megelőző folyamatok

A számlázást gyakorlatilag minden esetben megelőzik a teljesítés folyamatai. Mivel ezek az operatív és nem az adminisztratív tevékenységekhez kapcsolódnak, nem képzik részét jelen értekezésnek, eredményük viszont annál inkább. Hiszen a jó teljesítés eredménye többnyire egy olyan jóváhagyott teljesítési igazolás, ami a számlázás alapját képezheti. Amennyiben a teljesítési igazolás már rendelkezésünkre áll, úgy kiállíthatjuk számlánkat az adott feladatra vonatkozóan. A workflow rendszer képes ellenőrizni, hogy a teljesítési igazolás jóváhagyásra került-e és csak akkor tesz lehetővé számlázást, ha mindent rendben talált. Ellenkező esetben fennáll a veszélye, hogy számlánk nem kerül kiegyenlítésre. Amennyiben a teljesítési igazolás rendben van, úgy a számla kiállítható - akár automatikusan. Természetesen amennyiben lehetséges, úgy célszerű olyan automatikus ellenőrzési lépéseket is beiktatni, amik biztosítják számlánk formai megfelelőségét is: ÁFA tartalom, tételsorok elnevezése, határidők, cégadatok és így tovább. Ennek köszönhetően a számla megfelelően kerül kiállításra és minden valószínűség szerint hamarabb kifizetésre kerül, mintha javítandó tételek maradtak volna rajta. Ezen túlmenően a számlaadatok bekerülnek a workflow-ba, ami később képes ellenőrizni, hogy a számla kifizetése megtörtént-e a megadott határidőre. Amennyiben igen, úgy a folyamat lezárulhat, de ha nem, akkor akár automatikusan indulhat egy kintlévőség kezelési folyamat, amin keresztül hozzájuthatunk a kiszámlázott összeghez vagy jogi útra terelhetjük az ügyet. 
Nem mellesleg ily módon biztosíthatjuk azt is, hogy véletlen se állíthasson ki senki olyan számlát, amihez nem kapcsolódik teljesítés vagy azt bármiért nem vette át az ügyfél. Elkerülhető a túl és alul számlázás esete is, hiszen a workflow adatai alapján kerül kiállításra a számla.

Konklúzió

Fentiekből talán látható, hogy olyan köznapi és általános, minden cég életében előforduló tevékenységet is célszerű folyamatszinten, workflow rendszer segítségével kezelni, mint a számlázás és az ehhez kapcsolódó további tevékenységek. Bejövő számlák esetében elemi érdekünk, hogy csak jóváhagyott és elfogadott, hibamentes számlák kerülhessenek kifizetésre illetve könyvelésünkbe, míg kimenő számlák esetében a kifizetések biztosítása illetve a folyamat felgyorsítása is megvalósítható. Éppen ezért, valamint az esetleges viták és konfliktusok elkerülése érdekében célszerű workflow rendszerben kezelni számlázási folyamatainkat. Mindezeken túlmenően természetesen különféle, a számlázáshoz kapcsolódó jelentéseket is kaphatunk, akár valós időben: ki, mikor, mit hagyott jóvá, milyen kifizetések várhatóak a hónapban, hogyan tervezzük a következő hónapot és így tovább. Mindent egybevéve elmondhatjuk, hogy bizonyos mennyiségű számla kezeléséhez szinte elengedhetetlen számlázási tevékenységünk folyamatszintű kezelése, célszerűen egy olyan workflow rendszerben, ami képes kezelni az ezeket megelőző illetve követő üzleti folyamatokat is.