Folyamat alapon 4. - Szerződések kezelése

Folyamat alapon 4. - Szerződések kezelése

Szerződések folyamatai

Szerződéseink tekintetében nem feltétlenül az üzleti folyamatok jutnak eszünkbe, hiszen ha egy szerződés elkészült, akkor utána elkerül az irattárba vagy valamelyik fiókba... A folyamatok azonban még a szerződés elkészülte előtt megjelennek, ahogy azt előző bejegyzésünkben is bemutattuk. Éppen emiatt a szerződések elkészítésének, szerkesztésének, jóváhagyásának folyamatait most nem taglaljuk bővebben; ide kattintva részletesebben is megismerkedhet ezekkel a kedves olvasó. Viszont szerződéseink elkészülte és ellenjegyzése után is keletkeznek olyan üzleti folyamatok, amelyek kezeléséről gondoskodnunk kell. Melyek ezek, és hogyan kezeljük őket?

Szerződéses adatok

Szerződéseink gyakorlatilag minden esetben adatokat tartalmaznak:

  • A megrendelt termék vagy szolgáltatás pontos leírása
  • A teljesítés határideje
  • Az ellenérték
  • Fizetési határidők
  • Komplex szolgáltatások esetében akár határidők, milestone-ok
  • És még sok más

Mindezen adatok meghatározzák operatív tevékenységeinket illetve az erőforrás tervezést is befolyásolják. Ugyanakkor gyakorlatilag minden, a szerződés teljesítéséhez szükséges folyamat definiálható és a szerződéses adatok alapján egy workflow rendszerben kezelhető. Lássunk egy példát komplex szolgáltatás esetében, ahol az egyes projekt ütemeket részszámla kiállítása követi. Az operatív megvalósítás folyamatainak elemzésével más posztban fogunk foglalkozni, most fókuszáljunk a részteljesítésekre!
Ha szerződésünkben definiáltuk az egyes ütemek átadási határidejét, akkor workflow rendszerünk jelezni fog a határidő közeledtével. Tételezzünk fel egy tökéletes állapotot, amikor minden határidőre megvalósult. Mi történik ekkor? Ilyenkor általánosságban a következő lépések valósulnak meg:

  • Ügyfél értesítése az átadásról
  • Az átadáshoz szükséges dokumentumok elkészítése
  • Az ütem erőforrás költségeinek összesítése
  • Munkalapok és teljesítési igazolások kiállítása
  • Munkaidő és alvállalkozói költségek elszámolása
  • Az elfogadott munkalapok és teljesítési igazolások rögzítése
  • Számla kiállítása
  • Fizetési határidő figyelése: beérkezett az összeg?


Ha az összeg beérkezett, akkor a folyamat lezárul, ha nem, akkor kintlévőségkezelés folyamat indulhat.

Az átadást érintő minden ügyintézés adatokra épül. Ezek az adatok általában szerződéseinkben is nyilvántartásra kerülnek, hiszen ilyenkor az egyes projekt ütemekhez különféle határidőket, költségeket és erőforrásokat rendelhetünk, ennélfogva az egyes ütemek adatai eltérőek lehetnek.
Amennyiben szerződéses adataink elérhetőek workflow rendszerünkben (például a szerződés szerkesztése során bekerültek) akkor a workflow rendszer képes automatikusan átemelni ezeket és elindítani a szükséges folyamatokat. Sőt, amikor teljesítés megtörténte rögzítésre került, akkor a rendszer képes automatikusan generálni és kiküldeni a szükséges dokumentumokat: munkalapok, teljesítési igazolások vagy akár jegyzőkönyvek, egyéb dokumentumok. Sőt, a visszaérkező, elfogadott dokumentumok is rögzíthetők a rendszerben, ami ezután elindítja a számlázási folyamatot, hivatkozva a teljesítés elfogadására. Így az átadáshoz kapcsolódó adminisztratív teendők nagyrészt automatizálhatók, amennyiben a szerződéses adatok rendelkezésre állnak. Így látható, hogy a szerződések teljesítéséhez szükséges adminisztratív teendők is értelmezhetők üzleti folyamatként - sőt, még akár a teljesítés operatív megvalósítása is leképezhető ilyen módon, ám ez egy másik bejegyzés témája lesz. Milyen folyamatok kapcsolódhatnak még szerződéseinkhez?

Keretszerződések, megújuló szerződések

Amennyiben keretszerződésekkel dolgozunk vagy olyan fix lejáratú szerződéseink is vannak, amelyek egy adott időpontban vagy lezárulnak, vagy megújíthatók, akkor sokféle teendőt kezelhetünk workflow rendszerrel, üzleti folyamatok mentén.
Vegyünk példának egy olyan keretszerződést, ami irodaszerek beszerzésére vonatkozik. Ilyenkor rendelkezésre áll egy keretösszeg, amit egy adott intervallum alatt költhetünk el. Ilyen esetben egyrészt szükséges kontrollálni, hogy a keret felhasználása időarányos maradjon, azaz a meghatározott intervallumot felbonthatjuk kisebb egységekre. Praktikusan egy éves keretszerződést 12 havi "egységre" bonthatunk. Így az időkeret során folyamatosan hívhatjuk le a keretösszeget, azaz biztosítható, hogy az irodaszer-ellátottság állandó legyen. Amennyiben egy hónapra szóló keret elfogy, úgy a rendszer értesítést küld az igénylőknek, miszerint a hónapban már nem tudnak eszközöket igényelni. Vagy más módon állítjuk be a rendszert, hogy például akkor jelezzen, ha az összeg 30%-a az időkeret 10%-ánál elfogy, vagy bármilyen más hasonló módon is meghatározhatjuk a keret lehívás szabályzását. Természetesen a workflow képes kezelni a keretszerződésekhez kapcsolódó igényeket is, így láthatjuk, hogy ki, mikor, mit rendelt egy adott keretszerződés hatálya alatt. Ugyanígy a kapcsolódó bejövő számlák kezelését, jóváhagyását is kezelhetjük üzleti folyamatok mentén, így egységesen, egy rendszerben kezelhető minden kapcsolódó tevékenység. 
Megújuló szerződések tekintetében pedig workflow rendszerünk egyrészt képes értesítéseket küldeni, amikor a megújítás időpontja közeleg sőt, akár a megújítás lépései is definiálhatók, így egyrészt nem feledkezünk el a szerződések megújításáról, másrészt minden szükséges teendő is megvalósul. Legyen szó szolgáltatói, ügyfél vagy partnerszerződésekről, workflow rendszerben minden ezekhez kapcsolódó operatív folyamat kezelhető és legalább részben - vagy akár egészében is, bizonyos esetekben - automatizálható. Mindezeken túlmenően, ha például egy szolgáltatói szerződésünket bármilyen okból nem szeretnénk megújítani, akkor olyan folyamat is indulhat a workflowban, ami a szolgáltatóváltást támogatja, azaz kezeli az ajánlatkéréseket, a szolgáltatókkal történő egyeztetéseket, az újonnan kötendő szerződések megkötését, jóváhagyását és így tovább. Összegezve tehát minden, a szerződésekhez kapcsolódó tevékenység kezelhető workflow rendszerben, előre meghatározott és kialakított üzleti folyamatok mentén.

Szerződések archiválása, tárolása

Joggal gondolhatjuk, hogy archivált szerződéseink tekintetében már nem adódnak operatív feladatink. Ugyanakkor még az archivált szerződések esetében is szükséges lehet különféle üzleti folyamatok mentén dolgoznunk, például célszerű nyilvántartani mely szerződésünket szükséges még megatartanunk, melyeket lehet megsemmisíteni, adatokra lehet szükség a már archivált szerződésekből és így tovább. Erre szintén alkalmas egy workflow rendszer, amiben kezelhetjük az egyes szerződésekhez kapcsolódó tárolási időket, a megsemmisítés legkorábbi időpontját és elvárt módját és így tovább. A megsemmisítés folyamata akár a feladatok, felelősök, határidők és dokumentáció szintjén is kezelhető, azaz amikor a megsemmisítés határideje eljön, a rendszer minden feladatot kioszt az azért felelősnek, figyeli a határidőket illetve várja a kapcsolódó dokumentumokat, mint például megsemmisítési jegyzőkönyv, teljesítési igazolások, számlák és így tovább. Minden ilyen dokumentum az eredeti szerződéshez kapcsolódóan tárolható, azaz ha bármikor szükség van egy adott szerződés megsemmisítési adataira, akkor azok egy rendszerben lesznek elérhetők, akár az adott szerződés nevére vagy más metaadatára keresve is. 

Összegzés

Fentiekből láthatjuk, hogy szerződéseink nem csak a teljesítés, hanem az adminisztráció, ügyintézés oldaláról is sok és sokféle feladatot keletkeztetnek. Éppen ezért szükséges, hogy rendelkezésünkre álljon egy olyan rendszer, amiben minden, a szerződésekhez kapcsolódó tevékenység kezelhető, esetleg automatizálható. Így kiküszöbölhetjük, hogy a szerződésekben rögzített vállalások, teendők elfelejtődjenek vagy ne úgy és akkor valósuljanak meg, ahogyan az rögzítésre került. Mindemellett kezelhetjük teljes szerződésállományunkat is folyamatok mentén, legyen szó keretszerződésekről, szerződések archiválásáról, tárolásáról, megsemmisítéséről vagy éppen egy megújuló szerződések megújításáról, esetleg szolgáltatóváltásról.