Folyamat alapon 3. - Kimenő dokumentumok kezelése

Folyamat alapon 3. - Kimenő dokumentumok kezelése

Kimenő dokumentumok

A szervezeten belül keletkező dokumentumok legnagyobb részben a szervezeten kívülre kerülnek továbbításra. Mivel a forma és a tartalom is meghatározó, kifejezetten fontos, hogy e dokumentumok mindig jóváhagyást követően, ellenőrzött formában kerüljenek ki a szervezetből, hiszen - a tartalmi hibák problémáitól eltekintve is - ezek alapján külső szemlélők véleménye is alakul cégünkkel kapcsolatban. De hogyan oldjuk meg a kimenő dokumentumok folyamat alapú kezelését és minőségük szinten tartását is, ráadásul követhetően?

Dokumentumok előállítása, jóváhagyása, küldése

A dokumentumok előállítása is értelmezhető folyamatként, mivel többnyire olyan dokumentumok előállítása szükséges, amiket többen, akár több szervezeti egység bevonásával szerkesztenek és jóváhagyás is szükséges rá. Ezek a dokumentumok viszont tipizálhatók: szerződések, árajánlatok, formalevelek, ügyfélválaszok reklamáció esetén, és így tovább. Ennek megfelelően képezhetjük le egy dokumentum szerkesztésének folyamatát. Példánkban vegyünk szemügyre egy szerződéskészítés folyamatot, amelyben a szerződés készítése az értékesítés oldaláról indul, a műszaki oldal kiegészítéseivel, valamint jogi és vezetői jóváhagyással.
Ebben az esetben valahogy így néz ki folyamatunk, nagyon leegyszerűsítve:

1. Új szerződés folyamat indítása
2. Értékesítési adatok beillesztése
3. Műszaki-kivitelezési adatok beillesztése
4. Jogi jóváhagyás
5. Vezetői jóváhagyás
6. Kiküldés
7. Utókövetés

Mivel a vevői szerződések sablonizálható dokumentumok, nem szükséges minden esetben újrakezdeni a dokumentum előállítását. xFLOWer workflow rendszert használva a folyamat végig vitelére csak azokat az adatokat kell kitöltenünk, amik ránk vonatkoznak; a dokumentumot a rendszer állítja elő a meglévő sablon alapján. (Természetesen többféle szerződést is kezelhetünk ilyen módon, azaz ha 3-5-10 féle szerződésünk is van, akkor mindegyikhez tartozhat egy-egy sablon, sőt akár eltérő folyamat is.)
Ebben az esetben két lehetőségünk van: ha a szerződést megelőző árajánlatot is xFLOWer-ben készítettük, akkor az ajánlati adatok alapján a rendszer automatikusan feltölti a szerződést. Ha nem xFLOWer-ben készült az árajánlat vagy az ajánlati adatokhoz képest eltérést szeretnénk a szerződébe, akkor manuálisan, egy űrlap segítségével vihetjük be a szükséges adatokat. Amikor elkészültünk, a szerződés automatikusan továbbküldésre kerül a műszaki-kivitelezési szervezeti egység illetékeséhez, aki ugyanilyen módon szerkesztheti a szerződés rá vonatkozó adatait. Amikor ez is elkészült, a szerződés jogi jóváhagyásra kerül.
Láthatjuk, hogy az eddigiekben csak űrlap adatokat használtunk a szerződés kitöltéséhez. Így megelőzhető, hogy az abban nem illetékes szervezeti egységek a szerződések egyéb részeihez hozzáférjenek, azokat módosítsák, illetve a verziókezelés is automatikusan megoldott.
A jogi jóváhagyás esetében viszont szükséges lehet a szerződés más részeinek módosítása is. Ebben az esetben a jogi osztály megkapja a jóváhagyandó szerződés docx formátumban, melyet teljes egészében letölthet. Az xFLOWer rendszer részét képezi egy ún. "Word-plugin" ami a Word programba beépülve biztosítja az automatikus verziókezelést és a változások rögzítését is. Amikor a jogász kolléga a Word programban a mentés gombra kattint, a szerződés automatikusan visszakerül az xFLOWer-be és vezetői jóváhagyás irányba halad tovább. Így biztos, hogy a végső jóváhagyásra küldött verzió kizárólag olyan klauzulákat, adatokat és vállalásokat tartalmaz, amik jogi oldalról megfelelőek.
Az illetékes vezető pedig jóváhagyhatja vagy visszaküldheti az adott szerződést. Jóváhagyás esetében a szerződé kiküldésre kerül, míg visszaküldés esetében a vezető jelezheti, hogy mi a problémája: például jogi, üzleti vagy műszaki. Ilyen jelzés esetében mindig ahhoz az illetékeshez kerül vissza a szerződés, akinek a javítást el kell végeznie, így megelőzhető, hogy bárkinek felesleges munkája adódjon a szerkesztés során.
Természetesen szerződéseken túlmenően gyakorlatilag bármilyen kimenő dokumentum esetében alkalmazható a fenti eljárás, akár egyszerűsített, akár bővített formában, igény szerint.

Utókövetés

A kimenő dokumentumok utókövetése sok esetben kulcsfontosságú a sikerhez. Ajánlatok esetében azok elfogadása, míg például szerződések esetén azok ellenjegyzése szükséges a továbblépéshez. Éppen ezért a kimenő dokumentumokhoz kapcsolódó folyamatok nem érhetnek véget a kiküldéssel. Kiküldés után meghatározott időn belül a rendszer visszajelzést vár az elfogadásról illetve a további teendőkről. Így nem feledkezhet el az illetékes a kiküldött dokumentumok utókövetéséről vagy a visszatérő dokumentumok érkeztetéséről sem. Sőt, akár olyan emailben is küldhetjük dokumentumainkat, amelyben az ügyfélnek vagy partnernek lehetősége van egy linkre kattintva jelezni, hogy elfogadta vagy elutasította az adott dokumentumot.

Összegzés

Mindezekből következően láthatjuk tehát, hogy kimenő dokumentumaink elkészítési, kiküldési és utókövetési tevékenységeit is célszerű egységes folyamatok mentén, kellően robosztus workflow rendszerben kezelnünk. Bár az előzőekben nem hangsúlyoztuk külön, de ilyen esetben sok lehetőségünk van automatizálni a dokumentum előállítását; ha a szükséges adatok hiánytalanul rendelkezésre állnak, a kkor a rendszer képes akár teljesen automatikusan is elkészíteni kimenő dokumentumainkat, majd jóváhagyást kérni azokra. A jóváhagyást követően pedig a kiküldés, sőt, akár az utókövetés is lehet részben vagy egészében automatikus is.

Ha szeretné látni hogyan oldja meg az xFLOWer a kimenő dokumentumok kezelését, kattintson ide és kérjen egy ingyenes és kötelezettségektől mentes demot!