Folyamat alapon 15 - Szabadságok, helyettesítések

Folyamat alapon 15 - Szabadságok, helyettesítések

Szabadságolások tekintetében nem valószínű, hogy az üzleti folyamatok jutnak eszünkbe, sokkal inkább valamilyen nyilvántartás, színes Exceltábla, néhányszáz email, vagy hasonlók. De miért ne kezelhetnénk folyamatként a szabadásgolásokat is? Miért ne lehetne segítségünkre ebben is egy workflow rendszer, ami képes akár automatikusan kezelni a helyettesítéseket, végig vinni az engedélyeztetési, jóváhagyási folyamatokat? Lássuk, hogy nézhetnek ki megközelítésünk szerint jól felépített szabadságigénylési, helyettesítéskezelési folyamatok!

Miért folyamat?

Amennyiben nem mikro vállalkozásokat szemlélünk, láthatjuk, hogy a szabadságolásokat a folyamatos működés fenntartása érdekében valamilyen rend, rendszer szerint kell kezelnünk. Ideális esetben persze minden kollégánk akkor megy szabadságra, amikor a cég számára a legjobb, így van időnk helyettesítése megszervezésére, tervezhetünk jelenlétével minden további időszakban...csakhogy ilyen esetek a valóságban nem léteznek, hiszen bárki életében előfordulhat olyan esemény, ami miatt kénytelen nem tervezett szabadságot igényelni - ilyen lehet például egy betegség, sürgős ügyintézés, hivatalos teendők, stb.
Emiatt aztán a szépen előre eltervezett szabadságolási és helyettesítési rend borul, a munkaszervezésért felelős kolléga pedig komoly nyomás alá kerül. 
Amennyiben viszont kidogozott eljárások állnak rendelkezésünkre ilyen helyzetek kezelésére, a munkaszervezés máris könnyebb, a helyettesítés is egyszerűbben szervezhető. Természetesen nem állítjuk, hogy egy workflow rendszer varázsütés szerűen megold minden ilyen problémát, azért azonban kezeskedünk, hogy megkönnyíti, szervezettebbé teszi e tevékenységek végrehajtását, adott esetben - legalább részben - automatizálva is azokat.

Szabadságigénylések folyamatai

Példánkban egy közepes méretű szervezet számára ideális, kétkörös jóváhagyást tartalmazó szabadságigénylési folyamatot veszünk szemügyre. Az igénylő eleve a rendszerben készíti el igénylését, így az adatok nem vesznek el, visszakereshetően maradnak a rendszerben. Ezután következhet az első körös, jellemzően a közvetlen felettes hatáskörébe tartozó jóváhagyás. Ha a közvetlen vezető elutasítja a kérést, akkor az igénylő értesítést kap az eredményről, akár indoklással. Ha viszont első körben jóváhagyásra kerül az igény, akkor így kerül továbbításra a felsőbb vezetőhöz, aki még mindig dönthet úgy, hogy elutasítja a kérést, de jóvá is hagyhatja azt. Az igénylő és az első jóváhagyó mindkét esetben értesítést kap a döntésről, így az egész ügymenet átlátható marad. Így gyakorlatilag egy egyszerű, ám a célnak megfelelő szabadság igénylési folyamatot vittünk végig - de lássuk milyen feladatok kapcsolódnak még egy ilyen, viszonylag egyszerű tevékenységlánchoz is!

Automatikus ellenőrzés és eszkaláció

A workflow rendszer képes ellenőrizni az igényléseket még azelőtt, hogy az első jóváhagyóhoz kerülnének, így csökkentve a középvezetői adminisztratív terhet. Például ellenőrizheti az adatok helyességét, vagy, hogy nem esik-e kiemelt időszakra az igénylés, amikor semmiképpen nem lesz jóváhagyható az igény. Ezeken túlmenően természetesen még egy sor, egyedileg meghatározható logika alapján képes ellenőrzést végezni, és ezek alapján akár automatikusan visszaküldeni az igényt. De elképzelhető fordított eset is: az adott kolléga, vagy az adott időszak valamiért mindenképpen jóváhagyható, ilyenkor a rendszer automatikusan jóváhagyja az igényt és visszajelez az igénylőnek.
Amennyiben emberi jóváhagyásra van szükség, úgy a rendszerben tárolt szerepkörök alapján a legkevésbé terhelt, de illetékes vezetők kapják meg a jóváhagyandó igényt, amennyiben ez szervezetileg értelmezhető.

Helyettesítések kezelése

Legyen szó akár szabadságról, akár más okból történő hiányzásról, a kieső kolléga helyettesítését szükséges megszervezni. Erre workflow rendszer segítségével két lehetőségünk van: automatikus, vagy manuális helyettesítés szervezés közül választhatunk. Manuális helyettesítés szervezés esetében a rendszer az igényelt szabadság jóváhagyását követően felajánlja, hogy jelöljük meg a kolléga helyettesítőjét. Ez azért lehetséges, mert a dolgozói törzs nyilvántartása a workflow rendszer adatbázisában történhet sőt, még akár különféle szerepkörök, szaktudás-fajták is rendelhető a kollégákhoz. Így a rendszer csak azokat a kollégákat ajánlja fel helyettesítésre, akik szaktudásuk szerint megfelelnek a kieső kolléga helyettesítésére.
Miért ne történhetne mindez automatikusan? Hiszen ha a rendszerben nyilvántartott adatok alapján rendelkezésre áll olyan kolléga az adott időszakban, aki el tudja látni a szükséges feladatokat, akkor a rendszer képes kiosztani minden olyan feladatot a helyettesítőnek, ami a szabadságolt kolléga feladata lett volna. Ez akár teljesen automatizáltan is történhet sőt, a tevékenységadatok alapján a rendszer még a rendelkezésreálló kollégák terheltségét is mérheti, és úgy oszthatja ki a feladatokat, hogy legkevésbé terhelt kolléga kapja meg a keletkezett pluszmunkát. De csavarjunk ezen még egyet! Amennyiben több olyan kolléga is rendelkezésre áll, akik rendelkeznek a szükséges képességekkel, akkor a rendszer akár több kolléga között is szétoszthatja a pluszfeladatokat, így nem lesz túlterhelt egy adott kolléga, míg az azonos munkakörben tevékenykedők munkaideje nem kerül kitöltésre. 

Összegzés

E tevékenységek mindegyike szabadon felépíthető egy workflow rendszerben, üzleti folyamatként. Láthatjuk, hogy több, egymást követő - és egymástól függő - elemi tevékenység elvégzése szükséges ahhoz, hogy a teljes igénylés-jóváhagyás-helyettesítés tevékenységlánc felépüljön. Pont ezért nem érdemes egyszerű nyilvántartó eszközökben gondolkodnunk, amikor szabadságigényeinket szeretnénk kezelni: egy ilyen rendszer mellett rengeteg feladat és adminisztratív teher hárul az ügyintézőkre, így csökkentve hatékonyságukat és növelve a feleslegesen elvégzett élőmunka mennyiségét. Hatékonyabb megoldásnak tűnik tehát kellő részletességgel felépíteni szabadságolásokkal és helyettesítésekkel kapcsolatos üzleti folyamatainkat, és egy erre a célra kialakított rendszerben kezelni azokat - így időt, energiát és költségeket is megspórolva vállalkozásunk számára.