Folyamat alapon 14 - A minőségbiztosítás folyamatai

Folyamat alapon 14 - A minőségbiztosítás folyamatai

Minőségbiztosítás - miért?

Célszerűnek tűnik mindenekelőtt keretet adni a minőségbiztosítás tevékenységnek - saját megközelítésünkben. A minőségbiztosítási tevékenység gyakran értelmezett egyfajta szükséges rosszként, ami azért kikerülhetetlen, mert például ügyfeleink elvárják valamilyen auditált minőségbiztosítási rendszer meglétét vagy adott esetben pályázathoz, egyéb megfeleléshez szükséges. Adminisztratív oldalról e felvetéseknek lehet létjogosultsága, hiszen egy auditált minőségbiztosítási rendszer kialakítása komoly adminisztratív terhet ró a szervezet egészére, különös tekintettel az érintett szervezeti egységekre. Ugyanakkor a minőségbiztosítási eljárások és szabványok nem véletlenül alakultak ki: alapvető céljuk és értelmük a folyamatosan azonos szinten megvalósuló operatív tevékenységek biztosítása. Ezen keresztül pedig - legalábbis a legtöbb esetben - elérhető, hogy az elkészített végtermékek vagy a nyújtott szolgáltatások minősége is folyamatosan konzisztens maradjon. Ennek köszönhetően a vásárlók mindig pontosan tudni fogják, hogy mire számíthatnak adott cég termékének megvásárlásakor. Így pedig elérhetjük, hogy újra és újra a mi termékünket válasszák vevőink, vagy adott esetben üzleti ügyfeleink ne pártoljanak át konkurenciánkhoz. E tekintetben tehát megállapíthatjuk, hogy a minőségbiztosítás szerepe hangsúlyosan jelenik meg árbevételünket is érintő aspektusokban.

Hogyan?

A fent vázolt elméletet azonban a gyakorlatba is át kell ültetnünk ahhoz, hogy ténylegesen megvalósuló minőségbiztosítási eljárásokról beszélhessünk. Ugyanakkor a minőségbiztosított tevékenység a legtöbb esetben több munkát, nagyobb figyelmet és jelentősebb erőforrás-ráfordítást igényel, mintha csak "valahogy" elvégeznénk egy adott feladatot. Munkavállalóink éppen ezért komoly ellenállást fejthetnek ki, hiszen például egy régebben egy óra munkát igénylő feladat minőségbiztosított verziója 1,5 vagy akár 2 órát is elvehet az értékes munkaidőből. De lássuk a munkaadói oldalt is: ezek szerint, ha megfelelő minőségbiztosítási rendszereket alkalmazunk, akkor cégünk produktivitása csökkenni fog, ugyanannyi idő, pénz és energia ráfordításával kevesebbet termelünk? Nem egészen. 

Folyamatkezelés

Itt kerülnek képbe az üzleti folyamatok, illetve azok professzionális kezelése. Ennek oka, hogy amennyiben ugyanúgy igyekszünk elvégezni feladatainkat minőségbiztosítási rendszer mellett, mint azelőtt, akkor ténylegesen előfordulhat, hogy produktivitásunk csökken. Egy átfogó folyamatkezelő - workflow - rendszer bevezetése során azonban kénytelenek vagyunk áttekinteni, racionalizálni, optimalizálni üzleti folyamatainkat. Így akár radikálisan hatékonyabbá tehető a munkavégzés, az operatív tevékenység nagy része is. Ebben a szcenárióban viszont megvalósítható olyan működés, ami a produktivitás feláldozása nélkül, mégis kellően konzisztens minőségben teszi lehetővé termékünk előállítását vagy szolgáltatásunk végzését. Így elérhetjük, hogy vásárlóink is elégedettebbek legyenek, valamint, hogy vállalkozásunk árbevételét se érintse rosszul a minőségbiztosítás megvalósítása.

Összegzés

Láthatjuk tehát, hogy a minőségbiztosítási eljárások alapvetően azt a célt szolgálják, hogy konzisztens, egyenletesen magas minőségben szolgálhassuk ki piacainkat. Ugyanakkor a minőségbiztosítási eljárások megvalósítását is garantálni kell, ellenkező esetben elsikkadnak, és nem töltik be szerepüket, viszont felesleges és frusztráló plusz adminisztratív terhet rónak vállalkozásunkra, munkavállalóinkra. Amennyiben nem kezeljük kellően pontos, lehetőség szerint automatizálható rendszerben minőségbiztosítási folyamatainkat, úgy termelékenységünk csökkenhet. Így célszerű mindenekelőtt optimalizálni üzleti folyamatainkat, nem csupán a minőségbiztosítási tevékenységhez kötődően, hanem általánosságban, így egyszerre biztosíthatunk folyamatosan megfelelő minőséget és tarthatjuk fenn termelékenységünket is.