Folyamat alapon 12 - Kintlévőségkezelési folyamatok

Folyamat alapon 12 - Kintlévőségkezelési folyamatok

Kintlévőségeink kezelése talán hálátlan, ám szükséges, és jó esetben megtérülő feladat. Ugyanakkor sok esetben nehéz lehet meghatározni, hogy milyen kintlévőségeink vannak pontosan, ezekhez milyen adatok kapcsolódnak, illetve, hogy melyiket hogyan kezeljük. De milyen segítséget nyújthat ebben workflow rendszerek használata? 

Kintlévőségek kezelése workflow rendszerrel

Minden adat egy helyen

Nem vitás, hogy minden kintlévőség esetében egy sor tényt szükséges tudnunk, például:

  • Ki az adós?
  • Mikor járt le a tartozás?
  • Milyen összegű tartozásról van szó?
  • Van-e már folyamatban valamilyen eljárás az adott tartozás kapcsán?
  • Vitatta-e teljesítésünket a nem fizető fél, volt-e hiba a teljesítésben?

És így tovább. Ezekre a kérdésekre, melyek mindegyike lényeges adatokkal kapcsolatos, könnyen és gyorsan választ kaphatunk egy workflow rendszer segítségével. 
A workflow rendszer képes tárolni bármilyen adatot, dokumentumot, eseményt, időpontot, visszakereshetően. Ennek megfelelően amennyiben szerződéseinket illetve számláinkat is workflow rendszerben kezeljük, úgy mindezek adatai már rendelkezésünkre állnak. A workflowban beállítható, hogy a meglévő adatok alapján akár automatikusan indítson kintlévőségkezelési folyamatot és vigye végig az ügyet, akár személyes közreműködést is igénybe véve, vagy bizonyos feladatok esetében automatikusan. Lássuk, mi történik, ha vitatott, illetve akkor, ha nem vitatott a teljesítés.

Vitatott teljesítés

Feltételezve, hogy adatinkat workflow rendszerben tároljuk, a kintlévőségkezelési folyamat elején a rendszer megvizsgálja, hogy rendelkezésre áll-e teljesítési igazolás a kiszámlázott tételekhez. Vitatott teljesítés esetében ilyet a rendszer nagy valószínűséggel nem fog találni, ennek megfelelően olyan irányba viszi a folyamatot, hogy a tartozás egyeztetése és a teljesítés elfogadása megvalósulhasson. Természetesen nem minden követelés jogos, vagy éppen a jogos követelésekhez tartozó teljesítéseket sem ismeri el az ellenérdekelt fél. Ilyen esetben a házon belüli kintlévőségkezelés nem valósulhat meg, viszont minden adat ismert lesz számunkra a rendszerből, így könnyebben kezdhetünk alternatív megoldás keresésébe. Sőt, a rendszer akár automatikusan is képes továbbítani az adatokat, dokumentumokat kintlévőségkezelő partnerünk felé, amennyiben így paraméterezzük a folyamatot. Vagy akár a sikertelen kintlévőségkezelési ügy után automatikusan elindul egy fizetési meghagyás vagy perindítás folyamat - teljes szabadságunk van a működés kialakításában.

Nem vitatott teljesítés

Amennyiben egy teljesítés nem vitatott, úgy az említett teljesítési igazolás rendelkezésre áll, ideálisan a rendszerben. Természetesen amennyiben a teljesítési igazolás rendelkezésre áll, de rendszeren kívül, úgy ezt a rendszerbe tölthetjük vagy, adatait kivonatolhatjuk szükség szerint.
Meglévő teljesítési igazolás és elérhető adatok esetében a rendszer akár automatikusan képes felszólító levelet küldeni a tartozóknak. Amennyiben cégünk tevékenysége sokrétű, úgy természetesen beállítható, hogy a különféle ügyfélcsoportok - szegmensek - eltérő jelzést, felszólítást kapjanak. Így például ha vannak VIP ügyfeleink, akkor ők ne kapjanak felszólító levelet, hanem egy illetékes vezető kapjon egy feladatot, hogy keresse meg ezen ügyfeleket telefonon. Más esetekben szükséges lehet például postai, tértivevényes levél küldésére is, ennek előkészítése szintén megoldható - akár automatikusan - a rendszerben.

További folyamatok


Ahogy már említettük, egy workflow rendszerben nem kizárólag a kintlévőségkezelés folyamata kezelhető, hanem az összes ahhoz kapcsolódó tevekénység is. Ilyen lehet például a sikertelen egyeztetést követő meghatározott folyamat, ami lehet például továbbítás valamely partner - kintlévőségkezelő, jogi képviselő, stb. - részére, vagy fizetési meghagyásos eljárás indítása - itt a rendszer képes automatikusan "eldönteni" a rendelkezésre álló adatok alapján, hogy indítható-e ilyen eljárás vagy sem - vagy peres eljárás indítása. Sikeres egyeztetés esetében kimenő számlát kezelő folyamat indulhat el, illetve a rendszer képes figyelni - amennyiben a bejövő utalásokat is kezelő pénzügyi rendszerrel integráltan működik - mely tartozások kerültek kiegyenlítésre és melyek állnak fenn továbbra is. Természetesen bármilyen más folyamat is csatlakozhat ezekhez: akár szerződéskezelés folyamat, amennyiben a tartozás miatt szerződést módosítunk vagy bontunk fel és így tovább.

Konklúzió

Ahogy gyakorlatilag minden adminisztratív tevékenység, úgy a kintlévőségek kezelése is jól körülírható üzleti folyamatokon alapul, melyeket nem csupán kezelni, hanem automatizálni is lehet egy erre alkalmas workflow rendszer használatával. Természetesen ehhez szükséges, hogy ismerjük saját folyamatainkat, vagy egy rendszer bevezetése során válasszunk előre kialakított üzleti folyamatokból - így könnyen és gyorsan kapunk olyan működő rendszert, ami megoldja az adott üzleti problémát.