Megközelítésünkben olyan munkaerőkezelési tevékenységekre célszerű fókuszálnunk, ahol szükséges üzleti folyamatok alapján végezni a munkát illetve lehetőséget biztosítanak különféle hatékony automatizációs megoldások alkalmazására is. Ilyenek lehetnek - többek között:
Fenti tevékenységeket fejtjük ki bővebben is, workflow fejlesztői szemmel nézve ezeket.
Szabadságolások esetében előfordulhatnak tervezett és ad hoc igénylések, kiadások is. Hiszen bár elvárhatjuk munkavállalóinktól, hogy tervezett szabadságukat időben, és a törvényeknek is megfelelően jelentsék be, ugyanakkor egy betegség, vis maior helyzet, akár gyermek születése esetében is szükség lehet azonnali, ad hoc szabadságigénylésre és kezelésre. A nehézséget a legtöbb esetben az ilyen, nem előre tervezett szabadságok jelentik, hiszen ilyenkor azonnal szükséges megoldani a dolgozó helyettesítését. Lássunk először egy példát a tervezett, míg utána egy nem tervezett szabadság workflow alapú kezelésére! Tervezett szabadságok esetében általában a következő folyamatokon szükséges végigmenni:
Amennyiben ezeket a folyamatokat workflow rendszerben kezeljük, úgy a következőképpen nézhet ki az egész tevékenység:
Ahogy láthatjuk, egyrészt a szabadságolások kezelése is több üzleti folyamatot ölel fel, míg egy sor automatizmust építhetünk a folyamatba. Ugyanakkor az összes szabadságolás követhetően, egy rendszerben kerül tárolásra, ennek megfelelően az adatok mindig elérhetők lesznek egy esetleges munkaügyi ellenőrzés vagy egyéb adatigénylés során.
Még ma is gyakori, hogy a feladatok kiosztására külön munkakört tartanak fenn. Ez nem hatékony megoldás, illetve a hibalehetőségek számát is megnöveli. De hogyan képes egy informatikai rendszer - jelesül egy workflow rendszer - automatikusan kezelni a feladatok kiosztását és ellenőrizni azok megvalósulását?
Amennyiben üzleti folyamatainkat workflow rendszerben kezeljük, úgy mindene gyes elemi tevékenység - lépésről lépésre - rögzítésre kerül a rendszerben. Az egyes folyamatlépésekhez felelősök és határidők rendelhetők, sőt, akár elvárható dokumentum beküldése, csatolása vagy más egyéb adat beérkezése is ahhoz, hogy a rendszer teljesítettnek értékelje az adott feladatot.
Ugyanígy - az előző példában már említett módon - a munkavállalói készségek - skillek - is rögzíthetők a rendszerben. Mivel minden egyes folyamatlépés esetében meghatározható, hogy milyen munkavállalói készségekkel rendelkező dolgozók végezhetik el. Így a rendszer egy adott feladat esetében megvizsgálja, hogy milyen készség szükséges elvégzéséhez, majd olyan munkavállaló számára osztja ki a feladatot, aki rendelkezik az adott készséggel. De ne álljunk meg itt, csavarjunk még egyet a feladatkiosztás automatizálásán! Egy kellően fejlett workflow rendszerben ugyanis a dolgozói terheltség is mérhető, azaz a rendszer "látja", hogy melyik dolgozó milyen mennyiségű feladatot kapott. A feladatok súlyozhatók is - hiszen lehet, hogy egy bizonyos tevékenység elvégzése csupán öt percet igényel, míg egy másiké akár több órát - így valóban egyenletesen osztható el a terhelés az azonos készségekkel rendelkező munkavállalók között - mindezt automatikusan!
Gondoljunk bele, mennyi munkaidőt spórolhatunk e feladatok automatizálásával és, hogy ez például éves szinten milyen költségcsökkenést eredményez a vállalkozás számára. Lehet, meglepődünk majd az eredményen!
A jelenléti adatok pontos, naprakész vezetése nem csupán törvényi követelmény, hanem a vállalkozás szempontjából is kifejezetten fontos teendő. Ugyanakkor az adminisztráció nehézkes, manuális feladat, amit a dolgozók sok esetben nem szívesen végeznek el, esetleg elfelejtenek, vagy hibásan töltik ki a jelenléti íveket. Ebben nyújthat segítséget egy, a jelenléti adatok kezelését is folyamat szinten megvalósító workflow rendszer. Egy workflow rendszerben, ahogy az előző példákban már láthattuk, gyakorlatilag minden, a munkavégzéssel kapcsolatos adat tárolható, kezelhető. Ennek megfelelően megadható az is, hogy milyen munkaidőben dolgoznak az egyes munkavállalók. Amennyiben ez az adat rendelkezésre áll és a rendszerben nem került szabadság kiadásra, úgy a workflow azonnal "tudni fogja", hogyan szükséges kitölteni a jelenléti ívet. Ezután a dolgozónak már csak az aláírás a feladata, így sok időt és energiát spórolhatunk. A rendszer képes a kinyomtatott munkalapok kezelésére is, így nem szükséges senkinek azzal foglalkoznia, hogy ki írta alá a jelenléti ívet és ki nem. Hiszen ha a folyamat úgy került kialakításra, hogy annak vége egyértelműen egy szkennelt dokumentum érkezése kell, hogy legyen, akkor nem történhet meg, hogy a jelenléti ívek ne kerüljenek aláírásra, mivel a rendszer figyelmeztet – határidőben – hogy a jelenléti ívet aláírva szükséges vissza szkennelnünk! Ezután a rendszer akár összesítheti is a beérkezett jelenléti íveket és egyben továbbíthatja a könyvelés, bérszámfejtés felé. A dokumentumok tárolása is megoldott, így amennyiben bármikor szükségünk van historikus jelenléti adatokra, azonnal elérhetők lesznek a jelenléti ívek és az adatok is a rendszerben.
Fenti néhány példa természetesen nem fed le minden, a munkaerő kezeléséhez kapcsolódó üzleti folyamatot, vagy azok kezelését. Elképzelhető még sok másmilyen, a munkaerőkezeléshez kapcsolódó üzleti folyamat is, amiket azonban szintén workflow rendszerben kell kezelnünk. Az xFLOWer workflow-val bármilyen, szabadon felépített, egyedileg kialakított üzleti folyamatot kezelhetünk, így nem szorulunk a szoftver keretei közé. Jótanácsként valóban azt mondhatjuk, hogy ha eldöntöttük, hogy munkaerőkezelés tevékenységünket folyamat alapon kezeljük, akkor olyan rednszert válasszunk hozzá, amiben saját folyamatainkat képezhetjük le és nem a meghatározott keretek között kényszerülünk gondolkodni.
