Folyamat alapon 11 - Munkaerőkezelés

Folyamat alapon 11 - Munkaerőkezelés

A munkaerőkezelés folyamatai

Megközelítésünkben olyan munkaerőkezelési tevékenységekre célszerű fókuszálnunk, ahol szükséges üzleti folyamatok alapján végezni a munkát illetve lehetőséget biztosítanak különféle hatékony automatizációs megoldások alkalmazására is. Ilyenek lehetnek - többek között:

  • Szabadásgok és helyettesítések kezelése
  • Feladatok kiosztása, teljesülésük nyomon követése
  • Jelenléti adatok kezelése

Fenti tevékenységeket fejtjük ki bővebben is, workflow fejlesztői szemmel nézve ezeket.


Szabadságok és helyettesítések kezelése

Szabadságolások esetében előfordulhatnak tervezett és ad hoc igénylések, kiadások is. Hiszen bár elvárhatjuk munkavállalóinktól, hogy tervezett szabadságukat időben, és a törvényeknek is megfelelően jelentsék be, ugyanakkor egy betegség, vis maior helyzet, akár gyermek születése esetében is szükség lehet azonnali, ad hoc szabadságigénylésre és kezelésre. A nehézséget a legtöbb esetben az ilyen, nem előre tervezett szabadságok jelentik, hiszen ilyenkor azonnal szükséges megoldani a dolgozó helyettesítését. Lássunk először egy példát a tervezett, míg utána egy nem tervezett szabadság workflow alapú kezelésére! Tervezett szabadságok esetében általában a következő folyamatokon szükséges végigmenni:

  1. Szabadságigénylés
  2. Szabadság jóváhagyás
  3. Helyettesítések kezelése
  4. Adminisztráció, adatátadás bérszámfejtés felé

Amennyiben ezeket a folyamatokat workflow rendszerben kezeljük, úgy a következőképpen nézhet ki az egész tevékenység:

  1. Az igénylő elküldi szabadságigényét a workflow rendszerben
  2. A workflow rendszer automatikusan ellenőrzi a szabadságigényt rögzített szempontok alapján: rendelkezésre áll-e az adott mennyiségű szabadnap, lehetséges-e az adott időszakban szabadságot kivenni, a dolgozónak nincs-e olyan feladata, ami az adott időszakban lenne esedékes és helyettesítéssel nem kezelhető, és így tovább. Ha az automatikus ellenőrzés során az igény elbukik, úgy a rendszer automatikusan elutasítja az igényt és visszajelez a dolgozónak. Amennyiben e szempontok alapján az igény megfelelő, úgy a folyamat következő lépésére jutunk.
  3. Az igény vezető általi jóváhagyása. A szabadságigény az arra jogosult vezetőhöz - vagy vezetőkhöz - kerül jóváhagyásra. Amennyiben az igény elfogadásra került, úgy az igénylő értesítést kap és a folyamat tovább lép. Ellenkező esetben az igénylő az elutasításról kap értesítést és a folyamat lezárul.
  4. Ha az igény jóváhagyásra került, akkor szükséges megszervezni a dolgozó helyettesítését az adott időszakra. Amennyiben a rendszer ily módon került kialakításra, úgy ez a tevékenység akár teljesen automatikusan megtörténik. Hogyan? A rendszerben rögzített adatok alapján a workflow megvizsgálja, hogy az adott időszakban melyik dolgozó lesz elérhető azon dolgozók közül, akik a szabadságát töltő kolléga feladatait el tudják látni. Ezt a rendszer ún. skillek (képességek) alapján állapítja meg: a szabadság időtartamára olyan helyettesítőket keres, akik az adott időszakban elérhetők és rendelkeznek azokkal a készségekkel, mint a szabadságát töltő munkavállaló.
  5. Adminisztráció és adatátadás. Természetesen a törvény által megkövetelt módon szükséges rögzíteni a szabadságolásokat. Mivel itt előre meghatározott adminisztratív tevékenységről van szó, a workflow rendszer képes az előre megadott adatok alapján elvégezni a szükséges adminisztrációt: kitölti a szükséges űrlapokat, levonja a szabadnapokat a rendelkezésre álló keretből és értesítést - vagy adatokat - küld a bérszámfejtés felé.

Ahogy láthatjuk, egyrészt a szabadságolások kezelése is több üzleti folyamatot ölel fel, míg egy sor automatizmust építhetünk a folyamatba. Ugyanakkor az összes szabadságolás követhetően, egy rendszerben kerül tárolásra, ennek megfelelően az adatok mindig elérhetők lesznek egy esetleges munkaügyi ellenőrzés vagy egyéb adatigénylés során.

Feladatkiosztás, nyomon követés

Még ma is gyakori, hogy a feladatok kiosztására külön munkakört tartanak fenn. Ez nem hatékony megoldás, illetve a hibalehetőségek számát is megnöveli. De hogyan képes egy informatikai rendszer - jelesül egy workflow rendszer - automatikusan kezelni a feladatok kiosztását és ellenőrizni azok megvalósulását?
Amennyiben üzleti folyamatainkat workflow rendszerben kezeljük, úgy mindene gyes elemi tevékenység - lépésről lépésre - rögzítésre kerül a rendszerben. Az egyes folyamatlépésekhez felelősök és határidők rendelhetők, sőt, akár elvárható dokumentum beküldése, csatolása vagy más egyéb adat beérkezése is ahhoz, hogy a rendszer teljesítettnek értékelje az adott feladatot.
Ugyanígy - az előző példában már említett módon - a munkavállalói készségek - skillek - is rögzíthetők a rendszerben. Mivel minden egyes folyamatlépés esetében meghatározható, hogy milyen munkavállalói készségekkel rendelkező dolgozók végezhetik el. Így a rendszer egy adott feladat esetében megvizsgálja, hogy milyen készség szükséges elvégzéséhez, majd olyan munkavállaló számára osztja ki a feladatot, aki rendelkezik az adott készséggel. De ne álljunk meg itt, csavarjunk még egyet a feladatkiosztás automatizálásán! Egy kellően fejlett workflow rendszerben ugyanis a dolgozói terheltség is mérhető, azaz a rendszer "látja", hogy melyik dolgozó milyen mennyiségű feladatot kapott. A feladatok súlyozhatók is - hiszen lehet, hogy egy bizonyos tevékenység elvégzése csupán öt percet igényel, míg egy másiké akár több órát - így valóban egyenletesen osztható el a terhelés az azonos készségekkel rendelkező munkavállalók között - mindezt automatikusan!
Gondoljunk bele, mennyi munkaidőt spórolhatunk e feladatok automatizálásával és, hogy ez például éves szinten milyen költségcsökkenést eredményez a vállalkozás számára. Lehet, meglepődünk majd az eredményen!

Jelenléti adatok rögzítése

A jelenléti adatok pontos, naprakész vezetése nem csupán törvényi követelmény, hanem a vállalkozás szempontjából is kifejezetten fontos teendő. Ugyanakkor az adminisztráció nehézkes, manuális feladat, amit a dolgozók sok esetben nem szívesen végeznek el, esetleg elfelejtenek, vagy hibásan töltik ki a jelenléti íveket. Ebben nyújthat segítséget egy, a jelenléti adatok kezelését is folyamat szinten megvalósító workflow rendszer. Egy workflow rendszerben, ahogy az előző példákban már láthattuk, gyakorlatilag minden, a munkavégzéssel kapcsolatos adat tárolható, kezelhető. Ennek megfelelően megadható az is, hogy milyen munkaidőben dolgoznak az egyes munkavállalók. Amennyiben ez az adat rendelkezésre áll és a rendszerben nem került szabadság kiadásra, úgy a workflow azonnal "tudni fogja", hogyan szükséges kitölteni a jelenléti ívet. Ezután a dolgozónak már csak az aláírás a feladata, így sok időt és energiát spórolhatunk. A rendszer képes a kinyomtatott munkalapok kezelésére is, így nem szükséges senkinek azzal foglalkoznia, hogy ki írta alá a jelenléti ívet és ki nem. Hiszen ha a folyamat úgy került kialakításra, hogy annak vége egyértelműen egy szkennelt dokumentum érkezése kell, hogy legyen, akkor nem történhet meg, hogy a jelenléti ívek ne kerüljenek aláírásra, mivel a rendszer figyelmeztet – határidőben – hogy a jelenléti ívet aláírva szükséges vissza szkennelnünk! Ezután a rendszer akár összesítheti is a beérkezett jelenléti íveket és egyben továbbíthatja a könyvelés, bérszámfejtés felé. A dokumentumok tárolása is megoldott, így amennyiben bármikor szükségünk van historikus jelenléti adatokra, azonnal elérhetők lesznek a jelenléti ívek és az adatok is a rendszerben.

Összegzés

Fenti néhány példa természetesen nem fed le minden, a munkaerő kezeléséhez kapcsolódó üzleti folyamatot, vagy azok kezelését. Elképzelhető még sok másmilyen, a munkaerőkezeléshez kapcsolódó üzleti folyamat is, amiket azonban szintén workflow rendszerben kell kezelnünk. Az xFLOWer workflow-val bármilyen, szabadon felépített, egyedileg kialakított üzleti folyamatot kezelhetünk, így nem szorulunk a szoftver keretei közé. Jótanácsként valóban azt mondhatjuk, hogy ha eldöntöttük, hogy munkaerőkezelés tevékenységünket folyamat alapon kezeljük, akkor olyan rednszert válasszunk hozzá, amiben saját folyamatainkat képezhetjük le és nem a meghatározott keretek között kényszerülünk gondolkodni.